Câu trả lời mẫu

Câu trả lời mẫu là gì?

Câu trả lời mẫu là những tin nhắn được viết trước để nhân viên có thể sử dụng chỉ với một cú nhấp chuột hoặc một câu lệnh. Chúng thường được dùng để trả lời những câu hỏi thường gặp và tăng tốc độ xử lý phiếu và thời gian trả lời.

Câu trả lời mẫu khác Tin nhắn soạn sẵn như thế nào?

Mặc dù có mục đích tương tự nhau, tin nhắn soạn sẵn và câu trả lời mẫu là hai tính năng riêng biệt.

Câu trả lời mẫu khác tin nhắn soạn sẵn trong ba điểm:

• Tin nhắn soạn sẵn chỉ có thể lưu một đoạn văn bản ngắn, trong khi câu trả lời mẫu có thể dài hơn.
• Khi tạo một Câu trả lời mẫu bạn có thể xác định chủ đề của một email
• Câu trả lời mẫu có thể chứa tệp đính kèm

Ai sử dụng câu trả lời mẫu?

Nhân viên hỗ trợ khách hàng chủ yếu sử dụng câu trả lời mẫu. Tuy nhiên, chúng còn có thể được dùng bởi nhân viên bán hàng, marketing, hoặc IT để trò chuyện với khách hàng.

Câu trả lời mẫu được dùng cho mục đích gì?

Câu trả lời mẫu là cách tuyệt vời để cải thiện sự hiệu quả của việc CSKH và sắp xếp quy trình làm việc. Bằng cách có sẵn những template trả lời các câu hỏi chung, bạn có thể tiết kiệm hàng tá thời gian cho nhân viên của mình. Thay vì viết đi viết lại cùng một câu trả lời, họ có thể sử dụng những câu trả lời đã được chuẩn bị sẵn với một cú nhấp chuột.

Ví dụ về câu trả lời mẫu

Chủ đề: Chính sách giao hàng của chúng tôi

Tin nhắn: Mọi đơn hàng được xử lý trong vòng 2-3 ngày làm việc. Đơn hàng không được chuyển vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Nếu xuất hiện một số lượng lớn đơn hàng, việc giao hàng có thể bị chậm trễ vài ngày. Vui lòng đợi thêm vài ngày để được giao hàng. Nếu việc giao hàng bị chậm trễ đáng kể, chúng tôi sẽ liên hệ với bạn qua email hoặc điện thoại.

Phí giao hàng sẽ được tính toán và hiển thị khi thanh toán. Giao hàng qua đêm chỉ áp dụng cho các đơn hàng có địa chỉ trong Hoa Kỳ.

Làm thế nào để áp dụng câu trả lời mẫu?

Để kích hoạt Câu trả lời mẫu, đơn giản chỉ cần bấm CTRL+I khi gõ trong chế độ xem phiếu hoặc nhấp biểu tượng Câu trả lời mẫu và chọn trả lời từ danh sách.

Làm thế nào để tạo câu trả lời mẫu?

1. Đăng nhập vào LiveAgent
2. Nhấp vào Cấu hình (biểu tượng bánh răng).
3. Nhấp vào Tự động hóa.
4. Chọn Câu trả lời mẫu.
5. Nhấp vào nút Tạo Câu trả lời mẫu.

6. Xác định tên của câu trả lời của bạn. 7. Tạo chủ đề. Nó sẽ được dùng khi bạn tạo một phiếu (email) mới và sử dụng câu trả lời mẫu. 8. Tạo tin nhắn của bạn trong dạng văn bản thuần túy hoặc định dạng HTML. Bạn có thể thêm các tệp đính kèm theo ý muốn. 9. Xác định những bộ phận và nhân viên có thể sử dụng câu trả lời mẫu này.

10. Nhấp Lưu.

Cách chỉnh sửa câu trả lời mẫu

1. Đăng nhập vào LiveAgent
2. Nhấp vào Cấu hình (biểu tượng bánh răng).
3. Nhấp vào Tự động hóa.
4. Nhấp vào Câu trả lời mẫu.
5. Nhấp vào một tin nhắn hiện có.
6. Chỉnh sửa tin nhắn theo ý muốn.
7. Nhấp Lưu.

Xóa câu trả lời mẫu

1. Đăng nhập vào LiveAgent
2. Nhấp vào Cấu hình (biểu tượng bánh răng).
3. Nhấp vào Tự động hóa.
4. Nhấp vào Câu trả lời mẫu.
5. Tìm tin nhắn bạn muốn xóa.
6. Nhấp vào biểu tượng Thùng rác bên tay phải của tin nhắn.
7. Xác nhận lựa chọn trong hộp thoại xác nhận bằng cách nhấp Có.

Vài câu trả lời mẫu để hỗ trợ bạn lúc đầu

Như chúng tôi đã nói, chúng ta có thể tiết kiệm một lượng thời gian khổng lồ bằng cách sử dụng câu trả lời mẫu. Vậy, ta có thể dùng chúng khi nào và nơi nào? Chúng tôi tôi đã ghi một danh sách các hạng mục kèm ví dụ để truyền cảm hứng sáng tạo cho bạn.

Quản lý phiếu

Hằng ngày, nhân viên dịch vụ khách hàng nhận rất nhiều yêu cầu tương tự nhau. Việc trả lời cùng một câu hỏi lặp đi lặp lại có thể tốn thời gian cũng như khá mệt mỏi. Biến công việc của nhân viên của bạn dễ dàng hơn bằng cách tạo câu trả lời mẫu. Hãy xem thử các ví dụ tại đây: template quản lý phiếu.

Doanh nghiệp

Sử dụng email làm phương tiện giao tiếp với các khách hàng và đối tác tiềm năng là điều phổ biến. Tuy nhiên, đôi khi cần có nguồn cảm hứng để tạo ra một email có khả năng chuyển khách hàng tiềm năng thành khách hàng trả tiền. Nếu bạn quan tâm đến việc viết email giao dịch, quảng cáo, quan hệ, hãy lấy cảm hứng từ template kinh doanh của chúng tôi.

Dịch vụ khách hàng

Mang lại dịch vụ khách hàng xuất sắc trong mọi lượt tương tác là điều tối quan trọng để giữ khách hàng vui vẻ và trung thành với công ty của bạn. Hãy xem các câu trả lời mẫu của chúng tôi mà nhân viên của bạn có thể dùng trong bất kỳ tình huống nào– từ cảm ơn khách hàng cho đến trả lời một tin nhắn giận dữ. Nhấp vào đây để xem template cho dịch vụ khách hàng.

Live chat

Live chat là một trong những kênh giao tiếp với khách hàng phổ biến nhất. Nếu bạn muốn tăng sự hiệu quả và giải quyết nhiều cuộc trò chuyện hơn, đã đến lúc sử dụng câu trả lời mẫu. Tìm hiểu cách chúng tôi tiết kiệm thời gian với template live chat.

Cổng thông tin khách hàng

Bạn cần tạo các email xác minh, chào mừng, xác nhận, khởi động lại, phản hồi, hoặc lời mời không? Hãy dùng những template Cổng thông tin khách hàng này để việc giao tiếp trong dịch vụ khách hàng được thuận tiện.

Hỗ trợ

Bạn muốn giúp nhân viên xử lý những cuộc hội thoại khó nhằn và tiết kiệm thời gian? Truyền cảm hứng cho đội ngũ dịch vụ khách hàng của bạn với những template CSKH này.

Marketing

Bạn đang cố gắng giữ chân khách hàng trên trang web của mình hoặc hợp tác với những công ty khác nhưng thiếu những lời lẽ thích hợp? Đây là vài ý tưởng tuyệt vời – Marketing templates.

Tổng đài

Tạo một trải nghiệm khách hàng đáng nhớ với kịch bản tổng đài soạn sẵn của chúng tôi. Làm khách hàng hài lòng bằng cách nói những điều đúng đắn vào đúng thời điểm.

Cơ sở tri thức

Bạn đang tạo bài viết cho cơ sở tri thức 24/7 của mình? Hãy lấy cảm hứng từ các template cơ sở tri thức của chúng tôi về các câu hỏi thường gặp, bài viết hướng dẫn, hướng dẫn khắc phục. sự cố, miêu tả công cụ, hướng dẫn người dùng và hướng dẫn sử dụng.

Bán hàng

Email là một phần thiết yếu của mọi doanh nghiệp, được dùng để tiếp cận khách hàng tiềm năng, phát triển sản phẩm mới, chương trình khách hàng trung thành, v.v… Tạo những khái niệm email mới và lấy cảm hứng từ những template bán hàng với hiệu quả đã được chứng minh của chúng tôi.

Truyền thông xã hội

Trả lời khách hàng trên mạng truyền thông xã hội có thể rắc rối. Bạn muốn trông chuyên nghiệp nhưng không quá trang trọng. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc cân bằng chúng, hãy ghé qua tempalte truyền thông xã hội của chúng tôi để lấy cảm hứng.

Tài nguyên cơ sở tri thức

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy đọc LiveAgent  – Hướng dẫn về Câu trả lời mẫu.

• Câu trả lời mẫu
• Cách tạo và sử dụng Câu trả lời mẫu trong LiveAgent
• Tin nhắn soạn sẵn (Macros)
• Template dịch vụ khách hàng – Những cách tốt nhất (+Ví dụ)
• Câu trả lời soạn sẵn [Giải thích]
• Dịch vụ khách hàng (Giải thích)
• Email Templates
• Tin nhắn soạn sẵn

https://youtu.be/3zYfDwqNj0U

Bạn đã sẵn sàng tạo câu trả lời mẫu?

Dễ dàng tạo câu trả lời mẫu và sắp xếp quy trình làm việc ngay hôm nay! Cảm nhận sự dễ dàng trong việc tăng tốc thời gian giải quyết phiếu với bản dùng thử trọn gói miễn phí 14 ngày của chúng tôi. Dùng thử ngay hôm nay!

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “What are predefined answers?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Predefined answers are pre-written messages that agents can deploy with a single command or click. They’re generally used to answer frequently asked questions and speed up ticket handling and response times.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Who uses predefined answers?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Customer support agents primarily use predefined answers. However, they can be used by sales, marketing, or IT representatives who handle customer communications as well.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “What purpose do predefined answers serve?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Predefined answers are great for improving help desk efficiency and streamlining workflows. By having ready-made templates that answer general questions, you can save tons of time for your agents. Instead of writing out the same answer over and over again, they can deploy pre-made answers with a single click.” } }] }