Phân phối phiếu tự động

Phân phối phiếu tự động là gì?

Phân phối phiếu tự động là một tính năng hỗ trợ giúp tự động giao phiếu yêu cầu cho nhân viên hỗ trợ theo các quy tắc được đặt trước. Mỗi phần mềm hỗ trợ đều có một bộ quy tắc phân phối phiếu tự động khác nhau như xoay vòng, gửi đến tất cả, giao ngẫu nhiên, hoặc sử dụng tối ưu.

Tại sao phân phối phiếu tự động lại quan trọng?

Phân phối phiếu tự động có thể giúp đội ngũ dịch vụ khách hàng của bạn theo nhiều cách. Nó có thể:

• Tăng hiệu suất và năng suất
• Rút ngắn thời gian trả lời và giải quyết vấn đề
• Giảm nguy cơ mắc lỗi do con người
• Tiết kiệm thời gian và giảm chi phí

77% khách hàng nói rằng trải nghiệm khách hàng kém hiệu quả giảm chất lượng cuộc sống của họ.

LiveAgent có những phương thức phân phối phiếu tự động nào?

Phần mềm helpdesk của LiveAgent có nhiều phương thức phân phối phiếu tự động khác nhau cho phiếu đến, cuộc gọi, và chat.

Các phương thức phân phối phiếu tự động này đảm bảo nhân viên của bạn luôn luôn có một khối lượng phiếu dịch vụ tối ưu, xoay vòng nghĩa vụ trả lời điện thoại, và thời gian nghỉ ngơi được ấn định sẵn.

Các tùy chọn xoay vòng chat của LiveAgent

Gửi tất cả

Phương thức gửi tất cả thông báo cho mọi nhân viên trực tuyến rằng có một cuộc gọi/chat mới đến cho đến khi nó được nhận.

Tận dụng tối đa

Phương thức tận dụng tối đa giao chat mới cho nhân viên với số lượng cuộc trò chuyện đang hoạt động cao nhất để duy trì mật độ công việc ở mức tối đa. Khi nhân viên đại diện không còn slot rảnh, các cuộc trò chuyện mới sẽ được chuyển cho nhân viên đang rảnh kế tiếp. Với phương thức này, bạn có thể tối ưu hóa số lượng phiếu yêu cầu được gửi cho nhân viên chat và để những nhân viên khác xử lý các phiếu offline.

Sử dụng trung bình

Phương thức sử dụng trung bình giao các yêu cầu chat mới cho nhân viên đang xử lý ít cuộc trò chuyện nhất để giữ nguyên mật độ công việc ngang hàng với mọi nhân viên đang trực tuyến. Về cơ bản, phương thức phân phối phiếu tự động này cân bằng các yêu cầu chat trong cùng thời điểm giữa các nhân viên hỗ trợ.

Phân công ngẫu nhiên

Phương thức phân phối phiếu ngẫu nhiên giao phiếu dựa trên sự ngẫu nhiên. Phương thức phân phối phiếu này có thể giúp bạn phân phối cùng một lượng phiếu yêu cầu chat bình quân cho mỗi nhân viên theo thời gian.

Độ ưu tiên chat

Cách thiết lập phân phối phiếu tự động trong LiveAgent

Phân phối chat

1. Đăng nhập vào LiveAgent
2. Nhấp vào Cấu hình (biểu tượng bánh răng trong thanh menu bên trái)
3. Nhấp vào Chat
4. Nhấp vào Cài đặt chat
5. Tìm mục Chuyển chat và chọn phương thức bạn muốn.
6. Nhấp Lưu

Phân phối cuộc gọi

1. Đăng nhập vào LiveAgent
2. Nhấp vào Cấu hình (biểu tượng bánh răng trong thanh menu bên trái)
3. Nhấp vào Cuộc gọi
4. Nhấp vào Cài đặt
5. Tìm mục Chuyển cuộc gọi và chọn phương thức phân phối bạn muốn
6. Nhấp Lưu

Phân phối phiếu

Thiết lập tính năng phân phối phiếu tự động cho email, câu hỏi truyền thông xã hội, và phiếu cơ sở tri thức có thể được thực hiện bằng hai cách.

Phân phối phiếu qua các bộ phận

1. Đăng nhập vào LiveAgent
2. Nhấp vào Cấu hình (biểu tượng bánh răng trong thanh menu bên trái)
3. Nhấp vào Bộ phận
4. Chọn Chỉnh sửa một bộ phận hiện có hoặc tạo một bộ phận mới (nếu bạn tạo bộ phận mới, hãy đảm bảo rằng tùy chọn Cần giải quyết đã được chọn)
5. Nhấp vào Nhân viên và thêm những nhân viên chịu trách nhiệm giải quyết phiếu từ bộ phận này
6. Nhấp Lưu
7. Ví dụ, bạn có thể nhấp vào Twitter và tài khoản Twitter. Nhấp Chỉnh sửa và trong mục Bộ phận, chọn bộ phận bạn vừa tạo. Bước này có thể được lập lại cho Viber, Facebook, Instagram, nút chat, nút video chat, nút chat và lời mời, biểu mẫu liên hệ, và tài khoản mail.
8. Nhấp Lưu. Kể từ giờ, bất kỳ phiếu Twitter nào cũng sẽ được chuyển sang bộ phận bạn đã chọn, và chỉ có những nhân viên bạn đã chọn có thể thấy chúng. Những phiếu Twitter mới đến sẽ xuất hiện trong mục Cần giải quyết của họ. Khi nhân viên mở phiếu từ nút Cần giải quyết, hệ thống sẽ tự động giao phiếu đó cho họ.

Phân phối phiếu cho nhân viên

1. Đăng nhập vào LiveAgent
2. Nhấp vào Cấu hình (biểu tượng bánh răng trong thanh menu bên trái)
3. Nhấp vào Nhân viên
4. Nhấp vào Chỉnh sửa hoặc tạo nhân viên mới (nếu bạn tạo nhân viên mới, hãy điền thông tin cá nhân của họ và thực hiện bước kế tiếp)
5. Nhấp vào Bộ phận và thêm họ vào các bộ phận mà họ thuộc về (làm tương tự cho các mục Phiếu, Chat, và Cuộc gọi)
6. Nhấp Lưu

Tận dụng các quy tắc để tạo quy trình làm việc của riêng mình

Nếu bạn muốn hơn thế nữa, bạn ó thể sử dụng quy tắc tự động hóa để tạo những quy trình làm việc độc nhất để phân phối phiếu. Để làm thế, hãy đăng nhập vào LiveAgent, nhấp vào Cấu hình, chọn Tự động hóa, nhấp vào Quy tắc và nhấp Tạo.

Hãy cứ thoải mái thử nghiệm với những tình huống khác nhau. Khi nói đến ứng dụng tự động của LiveAgent, khả năng là vô tận.

Lợi ích của việc phân phối phiếu tự động

Cải thiện thời gian xử lý và mức độ hài lòng của khách hàng

Khi phiếu được giao đúng nhân viên vào đúng thời điểm, nó có thể có một tác động tích cực đến thời gian xử lý phiếu, kết quả là, có thể ảnh hưởng trực tiếp mức độ hài lòng của khách hàng. Khách hàng hài lòng là nền mống của mọi doanh nghiệp, vì họ ảnh hưởng đến khuyến cáo, đánh giá online, truyền miệng, và doanh số. Như vậy, mọi doanh nghiệp nên cố hết sức để giữ khách hàng vui vẻ với dịch vụ xuất sắc, thời gian phản hồi nhanh chóng, và cách tiếp cận cá nhân hóa.

Phân phối phiếu tự động tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Bạn có thể tưởng tượng việc phân công trách nhiệm phiếu thủ công? Việc này không chỉ cực kỳ tốn thời gian, mà còn rất đắt đỏ. May mắn thay, phần mềm helpdesk như LiveAgent có thể xử lý việc chuyển giao tự động một lượng lớn phiếu yêu cầu. Hãy để việc hậu cần cho chúng tôi, để nhân viên của bạn có thể tập trung vào điều quan trọng — nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng.

Tài nguyên cơ sở tri thức

Để tìm hiểu thêm về giao phiếu tự động, hãy xem thử tài nguyên cơ sở tri thức của chúng tôi:

• Cách tự động giao phiếu cho nhân viên
• Tạo phiếu và chọn bộ phận khi sử dụng tài khoản chuyển tiếp email
• Cách tự động phân công phiếu cho một nhân viên sau khi họ trả lời
• Thiết lập bộ phận
• Cách chuyển chat hoạt động

https://youtu.be/3zYfDwqNj0U

Đã sẵn sàng tự động phân phối phiếu yêu cầu hỗ trợ?

Cảm nhận sự dễ dàng khi cung cấp dịch vụ hỗ trợ cá nhân hoa, kịp thời, và giàu kiến thức với LiveAgent. Dùng thử 14 ngày miễn phí ngay hôm nay. Không yêu cầu thẻ tín dụng.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Phân phối phiếu tự động là gì?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Phân phối phiếu tự động là một tính năng CSKH giúp tự động giao phiếu yêu cầu cho nhân viên hỗ trợ theo các quy tắc được đặt trước.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Có những phương thức phân phối phiếu tự động nào?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Mỗi phần mềm hỗ trợ đều có một bộ quy tắc phân phối phiếu tự động khác nhau như xoay vòng, gửi đến tất cả, giao ngẫu nhiên, hoặc sử dụng tối ưu. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Vì sao phân phối phiếu tự động lại quan trọng?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Phân phối phiếu tự động có thể giúp đội ngũ dịch vụ khách hàng của bạn theo nhiều cách. Nó có thể: -Tăng hiệu suất và năng suất -Rút ngắn thời gian trả lời và giải quyết vấn đề -Giảm nguy cơ mắc lỗi do con người -Tiết kiệm thời gian và giảm chi phí ” } }] }