Tổng Đài Cuộc Gọi Dịch Vụ Khách Hàng

Người tiêu dùng ngày nay đòi hỏi những kết quả kịp thời, những tương tác chất lượng, và các phản hồi ngay tức thì trong một thế giới lấy khách hàng làm trung tâm. Một trong những thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt chính là bắt kịp với nhu cầu và mong đợi của khách hàng.

Có nhiều cách giúp doanh nghiệp giữ cho khách hàng của mình vui vẻ, sở hữu một Tổng đài cuộc gọi dịch vụ khách hàng hoạt động tốt chính là cách hiệu quả nhất để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và trải nghiệm người dùng hoàn hảo. Hầu hết các công ty, đặc biệt là startups, gặp khó khăn trong việc thực hiện các nhiệm vụ của dịch vụ tổng đài cuộc gọi vì ngân sách thấp cũng như không đủ nhân sự.

Since interacting with customers and running a business at the same time can become challenging quickly, tools like customer service call centers are an excellent solution for handling customer tickets. Here’s what you should know before you start your call center operation.

Các nhân viên đại diện trực tổng đài cuộc gọi được đào tạo và giàu kinh nghiệm quản lý từng cuộc gọi của khách hàng và theo dõi mọi giao dịch, các cuộc trò chuyện, cũng như các trường hợp chưa được giải quyết. Một nhân viên đại diện tại tổng đài cuộc gọi chịu trách nhiệm trên các vấn đề và yêu cầu của khách hàng, cung cấp dịch vụ, trả lời các câu hỏi, hỗ trợ và cung cấp các thông tin, và hơn thế nữa.

The best way to keep your entire call center environment, team, and operation fully organized under one roof is to use call center software. There are two types of call center:

• Inbound call center – also called reactive call center, offers traditional support by responding to incoming calls. Inbound call centers require skilled reps in problem-solving, communication, and technical support to better customer experience.
• Outbound call center —  also called the proactive call center, allows you to reach your target audience with service offers. Outbound call centers help businesses build positive customer relationships, provide a better customer experience, and increase brand loyalty.

Làm thế nào để chọn được một Tổng đài cuộc gọi dịch vụ khách hàng?

Since there are so many different quality customer service software solutions out there, the best way to ensure you get the best solution for your business is to go with advanced cloud-based call center software. Such software should include the following features:

• Inbound calling
• Outbound calling
• Internal calls
• IVR (Interactive Voice Response) technology
• Call queuing
• Automatic callbacks
• Attended transfers
• Automatic call routing
• Automatic call distribution
• Video calls
• Unlimited call recordings
• Multiple supported call devices

Chúng tôi cũng có thể cho bạn một số lời khuyên hữu ích giúp bạn chọn được phần mềm tổng đài cuộc gọi thích hợp nhất cho doanh nghiệp mình.

Determine the type of support

Call center call support has many faces. Before you do anything, think about what kind of support you need. Some solutions are better for handling appointment scheduling and online chat conversations, while others are more suitable for email conversations and 24-hour service.

CRM integration

Choose an option that allows you to integrate your CRM solution with your contact center data. The ability to manage your customer database is one of the key factors determining business success. Doing so helps you understand your target audience, their problems, and specific preferences better.

Tổng đài dịch vụ khách hàng đảm nhận những công việc gì?

To understand customer service call center jobs, we must look at the call center customer service representative job description. A customer service job should attract a call center agent that is a tenacious problem-solver, entirely dedicated to enhancing customers’ experiences with your brand. 

A customer service agent should be able to provide an appropriate solution to specific problems. They should be communicative, forthcoming, and seasoned enough to take a fair and individual approach with each customer. 

Nó liên quan đến sự linh hoạt và kiến thức công nghệ tốt để quản lý những trách nhiệm khác nhau từ quy trình xử lý các vấn đề đột ngột phát sinh đến linh hoạt trong quy trình làm việc.

Đâu là những nhiệm vụ của Tổng đài dịch vụ khách hàng?

Let’s review some of the essential customer service call center duties.

Assist customers across different channels of communication

Modern customers use many different communication and customer service platforms that include social media, live chat, email, etc. The best way to handle such a high traffic volume and increase customer satisfaction is to provide an omnichannel customer service experience.

Provide personalized solutions to customer problems

Đại diện dịch vụ khách hàng cần xử lý các cuộc gọi đến từ khách hàng và cung cấp sự hỗ trợ được cá nhân hoá cho họ để xử lý các vấn đề mà họ đang mắc phải. Việc đào tạo Nhân viên hỗ trợ tổng đài cuộc gọi bao gồm nhận các cuộc gọi của khách hàng, cung cấp dịch vụ kỹ thuật, cũng như tìm giải pháp cho các vấn đề.

Nhân viên hỗ trợ cần có khả năng trả lời các câu hỏi (ưu tiên có thể sử dụng nhiều ngôn ngữ) vì thế giới kinh doanh hiện đại ưu tiên tuyển dụng những đại diện trực tổng đài cuộc gọi có thể sử dụng nhiều ngôn ngữ để quản lý việc tương tác với khách hàng trên toàn thế giới.

Provide an exceptional customer experience

If you want to beat your competition, you need to provide exceptional customer service levels to improve the customer experience. Having just a phone line as a communication channel won’t do the trick in 2021. You need to approach your customers in the right way and provide personalized solutions to their problems to turn them into loyal consumers.

Tailor user experience to the target audience

Mỗi khách hàng đều đặc biệt, là duy nhất với nhu cầu và mục tiêu của riêng họ. Điều tối quan trọng là nhân viên đại diện trực tổng đài cuộc gọi có thể nhận ra sự khác biệt đó và điều chỉnh tông giọng và phong thái của họ trong những tình huống cụ thể.

Đâu là những phẩm chất quan trọng của một Nhân viên đại diện dịch vụ khách hàng?

Để cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc và đặt sự chú ý đến khách hàng, nhân viên tổng đài của bạn phải có những phẩm chất sau:

• The ability to provide top quality service
• Customer service skill and knowledge
• Communication skill
• Administrative skill
• The customer service team should be flexible and comprised of agile problem-solvers
• Use positive language to encourage customer interactions
• Active listening and people skills
• Technical knowledge of products and services
• Customer service agents should know an array of languages
• Knowledge retention
• Flexibility
• Attention to detail
• Creativity
• Great organizational skills