Quản lý thông tin vs quản trị tri thức

Trong thời đại mà công nghệ kỹ thuật số tràn ngập dữ liệu khổng lồ, việc hiểu rõ sắc thái giữa quản trị tri thức (knowledge management) và quản lý thông tin (information management) đã nổi lên như một nền tảng quan trọng cho nhiều doanh nghiệp. Quá trình quản lý thông tin hiệu quả không chỉ bao gồm việc thu thập và phân loại dữ liệu mà còn đảm bảo những cá nhân phù hợp có thể truy cập thông tin vào đúng thời điểm. Chúng tôi sẽ làm sáng tỏ những thuật ngữ thường được thay thế lẫn nhau này, hướng dẫn các doanh nghiệp vượt qua mê cung dữ liệu, thông tin và sáng tạo tri thức.

Vì sao quản lý thông tin lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn?

Thế giới kinh doanh năng động ngày nay phụ thuộc rất nhiều vào dòng chảy liền mạch và khả năng tiếp cận thông tin. Thông tin được sắp xếp và truy cập hợp lý sẽ đảm bảo các khoản đầu tư vào công nghệ được tối đa hóa, biến mọi nỗ lực công nghệ thành tài sản mang lại kết quả có thể đo lường được. Việc tích hợp quy trình quản lý thông tin hợp lý là điều không thể thiếu trong việc thúc đẩy trải nghiệm làm việc tích cực của nhân viên.

Ngoài ra, việc quản lý thông tin hiệu quả sẽ nâng cao hiệu suất tổng thể của tổ chức. Nó mang lại sự minh bạch, giảm dư thừa lao động và nâng cao hiệu quả, từ đó thúc đẩy một môi trường thuận lợi cho sự đổi mới. Điều này không chỉ mang lại lợi ích đáng kể cho các tổ chức mà còn định hình văn hóa công ty, thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp cởi mở.

Quản lý thông tin hiệu quả không chỉ là sắp xếp tổ chức dữ liệu. Đây là việc chuyển đổi dữ liệu đó thành lợi thế chiến lược, định vị các doanh nghiệp để tối ưu hóa hoạt động của họ và luôn dẫn đầu trong bối cảnh kinh doanh luôn thay đổi.

Quản trị tri thức là gì?

Kiến thức quan trọn hơn cả dữ liệu và thông tin đơn thuần. Tương tự như trường học, dữ liệu và thông tin sẽ là điểm số kiểm tra, có thể mang lại góc nhìn tổng thể như điểm trung bình lớp, thì kiến thức sẽ là sự khôn ngoan mà các nhà giáo dục rút ra được. Sự hiểu biết này, được hình thành từ việc tổng hợp dữ liệu và kinh nghiệm cá nhân, giúp các nhà giáo dục điều chỉnh phương pháp giảng dạy để cho kết quả tốt đẹp hơn.

Hãy xem xét cơ sở tri thức của công ty, một công cụ tổng hợp thông tin liên quan đến các câu hỏi thường xuyên của khách hàng. Khi công cụ này hoàn thiện và tiếp thu những thông tin insight sâu sắc của chuyên gia, nó sẽ phát triển từ một kho lưu trữ dữ liệu đơn thuần thành một tài nguyên quan trọng. Giờ đây, khách hàng có thể khai thác kho lưu trữ này để có các giải pháp nhanh chóng, chính xác, nâng cao trải nghiệm tổng thể của họ.

Vì sao quản trị tri thức lại quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn?

Trong bối cảnh doanh nghiệp, kiến thức đóng vai trò là nền tảng then chốt cho sự phát triển và linh hoạt của tổ chức. Sự sẵn có và khả năng tiếp cận kiến thức đóng vai trò trung tâm trong việc thúc đẩy sự tăng trưởng này. Quá trình quản trị tri thức không chỉ đơn thuần là thu thập kiến thức chuyên môn; đây là việc tận dụng nó có chiến lược để thúc đẩy sự đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động. Bằng cách đảm bảo luồng thông tin tự do, doanh nghiệp có thể tránh được nguy cơ dư thừa lao động và đảm bảo những thông tin insight không bị tắc nghẽn trong các bộ phận hoặc cá nhân riêng lẻ.

Việc dân chủ hóa kiến thức, được thực hiện nhờ chiến lược quản trị tri thức hiệu quả, nuôi dưỡng văn hóa học tập liên tục. Khi toàn bộ nhân viên có thể tiếp cận và đóng góp vào kho tri thức chung của doanh nghiệp, khả năng thích nghi và sẵn sàng giải quyết các thách thức sẽ được cải thiện rõ rệt. Tính linh hoạt trong việc chia sẻ thông tin này dẫn đến hoạt động tối ưu, giảm thiểu các tác vụ lặp đi lặp lại và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.

Một khung quản trị tri thức mạnh mẽ sẽ trang bị cho doanh nghiệp những công cụ để đưa ra quyết định nhanh chóng, sáng suốt, từ đó mang lại lợi thế cạnh tranh. Bằng cách chuyển đổi dữ liệu thô thành những thông tin insight, các doanh nghiệp sẽ có vị thế tốt hơn để định vị sự phức tạp của thị trường hiện đại và phát triển mạnh mẽ trong môi trường luôn thay đổi.

Sự khác biệt chính giữa quản trị tri ​​thức và quản lý thông tin là gì?

Cả quản trị tri thức (knowledge management-KM) và quản lý thông tin (information management-IM) đều quan trọng đối với các tổ chức, nhưng chúng không giống nhau. Chúng ta sẽ cùng xác định những điểm khác biệt chính:

Về bản chất

• IM: Liên quan đến việc phân loại, lưu trữ và phổ biến dữ liệu đã được sắp xếp. Thiên về việc trình bày thông tin thật một cách có hệ thống.

• KM: Ngoài trình bày thông tin, còn tổng hợp thông tin bằng kinh nghiệm và bối cảnh. Tất cả là về sự hiểu biết và ứng dụng kiến thức.

Khả năng chuyển nhượng

• IM: Với tính chất có cấu trúc của nó, thông tin có thể được truyền tải dễ dàng qua các phương tiện trung gian.

• KM: kiến thức, đặc biệt là tri thức tiềm ẩn (tacit), không dễ dàng chuyển giao hoặc hệ thống hóa.

Lưu trữ

• IM: Ưu tiên lưu trữ kỹ thuật số có tổ chức, đảm bảo truy xuất dễ dàng.

• KM: Hướng đến nắm bắt cả tri thức hiện hữu (explicit) và tri thức tiềm ẩn, tận dụng phần mềm quản trị tri thức và các sáng kiến lấy con người làm trung tâm.

Mục đích

IM: Tập trung vào sự minh bạch và sắp xếp tổ chức dữ liệu.
KM: Nhằm mục đích đạt được những thông tin insight và hiểu biết chiến lược từ dữ liệu.

Vòng đời

• IM: Đi theo hướng tuyến tính—thu thập, lưu trữ, truy xuất.

• KM: Có tính lặp đi lặp lại, không ngừng phát triển với những thông tin và trải nghiệm mới.

Về bản chất, trong khi IM cung cấp một nền tảng thông tin được tổ chức sắp xếp thì KM biến dữ liệu này thành tri thức hữu ích cho các tổ chức.

Quản trị tri thức tăng cường và mở rộng quản lý thông tin như thế nào?

Quản trị tri thức không chỉ là về tích lũy dữ liệu; đó là một quá trình nâng cao và sàng lọc thông tin. Các công ty có thể bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu cơ bản, giống như việc thiết lập phần Câu hỏi thường gặp ban đầu. Nhưng khi họ kết hợp phản hồi và kiến thức chuyên môn, phần này sẽ trở nên toàn diện và sâu sắc hơn. Theo thời gian, nó là minh chứng cho cam kết của công ty với khách hàng, trở thành nguồn lực chính để họ tìm ra giải pháp chính xác và hiệu quả.

Các nền tảng như LiveAgent luôn đi đầu trong quá trình chuyển đổi này, cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ để chuyển đổi liền mạch từ quản lý thông tin sang quản trị tri thức. Bằng cách trao quyền cho các doanh nghiệp với những công cụ tiên tiến này, họ có thể tận dụng dữ liệu của mình hiệu quả hơn, biến dữ liệu đó thành những thông tin insight thực tiễn mang lại lợi ích trực tiếp cho khách hàng của họ.

Lợi ích của quản lý thông tin và tri thức

Sau những lợi ích này, điều quan trọng là các doanh nghiệp phải áp dụng các chiến lược và phương thức phù hợp. Xương sống của quản lý thông tin và tri thức hiệu quả là sự tích hợp của các hệ thống quản lý tài liệu phù hợp và các công nghệ khác. Hệ thống quản trị tri thức (KMS) là một trong những công cụ thiết yếu như vậy. Đây là một hệ thống dựa trên công nghệ có chức năng thu thập, lưu trữ và truy xuất cả kiến thức ngầm và kiến thức hiện hữu. KMS không chỉ cung cấp kho lưu trữ thông tin tập trung mà còn cung cấp các chức năng như tìm kiếm, phân loại và các tính năng phối hợp nhóm, đảm bảo kiến thức không chỉ được lưu trữ mà còn được sử dụng một cách hiệu quả.

Các ví dụ thực tế về hoạt động quản lý thông tin và quản trị tri thức

Sức mạnh biến đổi của quản trị tri thức và thông tin hiệu quả được thể hiện rõ ở nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới. Dưới đây là một số trường hợp mang tính biểu tượng trong đó các công ty đã tích hợp liền mạch các hệ thống này để thúc đẩy sự phát triển của họ và duy trì lợi thế cạnh tranh.

Hệ thống ‘Hỗ trợ lấy tri thức làm trung tâm’ của IBM

IBM, công ty tiên phong trong ngành công nghệ, đã đưa ra hệ thống ‘Hỗ trợ lấy tri thức làm trung tâm’. Sáng kiến này nhằm mục đích khởi tạo, duy trì và tận dụng kiến thức có giá trị như một bộ phận của quá trình hỗ trợ. Nhân viên trong toàn ban được khuyến khích ghi lại các giải pháp cho các vấn đề chung. Thư viện giải pháp này sau đó được cung cấp cho toàn bộ tổ chức. Kết quả? Thời gian giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn, giảm thiểu chi phí hỗ trợ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng về tổng thể.

‘Lean Manufacturing’ của Toyota

Hệ thống sản xuất nổi tiếng của Toyota là bậc thầy về quản lý thông tin. Phương pháp sản xuất ‘Just-In-Time’ của họ yêu cầu dữ liệu chính xác về mức độ tồn kho, tốc độ sản xuất và nhu cầu của người tiêu dùng. Thông qua các quy trình quản lý thông tin tỉ mỉ, Toyota đảm bảo giảm thiểu lãng phí, luân chuyển các bộ phận liền mạch và hiệu quả sản xuất. Cách tiếp cận này hiệu quả đến mức nó được cả các lĩnh vực khác (ngoài sản xuất ô tô) áp dụng.

‘Peer Assist-Hỗ Trợ Ngang Hàng’ của British Petroleum

British Petroleum (BP), một trong những công ty dầu mỏ lớn nhất thế giới, phải đối mặt với thách thức mà nhiều tập đoàn lớn cùng gặp phải: ách tắc thông tin (knowledge silos). Để giải quyết vấn đề này, BP đã đưa ra ‘Peer Assist-Hỗ trợ ngang hàng’, một sáng kiến chia sẻ kiến thức. Trước khi bắt tay vào một dự án mới, các đội nhóm sẽ tổ chức các cuộc họp với các chuyên gia và đồng nghiệp đã từng đảm nhận các nhiệm vụ tương tự trước đó. Phiên chia sẻ kiến thức này cho phép các đội nhóm thu được kiến thức về tổ chức, tránh những sai lầm trong quá khứ và đổi mới nhanh chóng hơn. ‘Peer Assist’ của BP đã trở thành một ví dụ điển hình về quản trị tri thức, nâng cao đáng kể kết quả của dự án.

‘Dịch vụ phân tích và quản lý thông tin HP’ của Hewlett-Packard (HP)

HP đã triển khai thành công hệ thống quản lý thông tin mang tên ‘HP Information Management and Analytics services’. Hệ thống này giúp phân loại, lưu trữ và truy xuất dữ liệu quan trọng của sản phẩm, đặc biệt liên quan đến các bộ vi xử lý. Với một trung tâm thông tin được quản lý tập trung, các nhóm phát triển sản phẩm có thể dễ dàng truy cập dữ liệu liên quan, đẩy nhanh đáng kể quá trình nghiên cứu và phát triển.

Đâu là sự khác biệt giữa IMS và KMS?

Hệ thống quản lý thông tin (IMS) chủ yếu liên quan đến việc xử lý, lưu trữ và truy xuất dữ liệu và thông tin được sắp xếp tổ chức chính xác. Mục tiêu chính của nó là đảm bảo thông tin phù hợp được cung cấp cho đúng người vào đúng thời điểm. Đó là về việc hợp lý hóa các quy trình dữ liệu, đảm bảo tính nhất quán, chính xác và tuân thủ các tiêu chuẩn quy định. Một hệ thống như vậy rất cần thiết trong một thế giới nơi mỗi giây đều tạo ra một lượng dữ liệu khổng lồ, khiến việc sàng lọc và tìm ra những thông tin insight liên quan trở thành một điều khó khăn.

Mặt khác, Hệ thống quản trị tri thức (KMS) đi sâu hơn nữa. Nó được thiết kế để quản lý cả kiến thức hiện hữu (quy trình, hướng dẫn được ghi chép lại, …) và kiến thức tiềm ẩn (kinh nghiệm cá nhân, thông tin insight và kiến thức của nhân viên). KMS khuyến khích văn hóa chia sẻ, hợp tác và học hỏi liên tục trong các tổ chức. Bằng cách nắm bắt và cho phép mọi người tiếp cận kiến thức này, các tổ chức có thể khai thác trí tuệ tập thể của mình, thúc đẩy sự đổi mới và giải quyết vấn đề.

Các công cụ hiện đại như LiveAgent kết hợp cả 2 hệ thống riêng biệt này. Bằng cách tích hợp các chức năng chú trọng vào dữ liệu của IMS với các khía cạnh rộng hơn, tập trung vào tri thức của KMS, LiveAgent thể hiện một cách tiếp cận toàn diện. Nó cung cấp cho doanh nghiệp một nền tảng thống nhất nơi họ có thể quản lý dữ liệu của mình, rút ra những thông tin insight và đảm bảo rằng nhân viên của họ có quyền truy cập vào nguồn tri thức và chuyên môn chung của tổ chức. Về bản chất, những công cụ như thế này đang định hình tương lai của việc quản lý thông tin và tri thức bằng cách cung cấp một giải pháp tích hợp, toàn diện. Bạn có thể tự mình trải nghiệm với bản dùng thử miễn phí 30 ngày của LiveAgent.