Quản lý nội dung và quản trị tri thức

Thời đại kỹ thuật số hiện đại nhắc nhở chúng ta hiểu tầm quan trọng của việc khai thác sức mạnh của thông tin. Trong bối cảnh quản lý dữ liệu giá trị, thuật ngữ quản lý nội dung và quản trị tri thức xuất hiện khá thường xuyên. Bài viết này nhằm mục đích làm sáng tỏ những khác biệt chính của chúng và cách chúng kết hợp với nhau để thúc đẩy sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

Quản lý nội dung là gì?

Content management (Quản lý nội dung), thường được gọi là CM, là một tập hợp các quy trình hỗ trợ việc thu thập, quản lý và xuất bản thông tin dưới mọi hình thức hoặc phương tiện. Trong những năm gần đây, quản lý nội dung chủ yếu được gắn với nội dung kỹ thuật số, chẳng hạn như bài blog trên nhiều trang web khác nhau và các nội dung trên các nền tảng mạng xã hội.

Vậy điều này có ý nghĩa gì khi sử dụng trong đời thực? Quản lý nội dung đảm bảo rằng nội dung phù hợp được cung cấp cho đúng người vào đúng thời điểm. Điều này liên quan đến việc xây dựng, chỉnh sửa, sắp xếp và phân bổ nội dung theo cách hiệu quả và thân thiện với người dùng.

Quản lý nội dung có thể là một công cụ vô giá cho bất kỳ ai cần xử lý một lượng lớn thông tin, cho dù đó là văn bản, hình ảnh, video hay các dạng dữ liệu khác.

Quản trị tri thức là gì?

Knowledge management (Quản trị tri thức), hay còn gọi là KM, là một cách tiếp cận toàn diện hơn bao gồm việc xây dựng, chia sẻ, sử dụng và quản trị tri thức trong một tổ chức. Đó không chỉ là quản lý nội dung mà còn là tận dụng nội dung đó để nâng cao hiệu quả, năng suất của nhân viên và trong việc ra quyết định.

Quản trị tri thức là một quy trình kinh doanh không thể thiếu đối với các tổ chức muốn tận dụng tối đa chuyên môn tập thể của mình. Điều này bao gồm các doanh nghiệp nhưng cũng mở rộng sang các cơ quan chính phủ, tổ chức nghiên cứu và các tổ chức khác với cách tiếp cận lấy kiến thức làm trung tâm.

So sánh quản lý nội dung và quản trị tri thức

Mặc dù quản lý nội dung và quản trị tri thức có vẻ giống nhau nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau và đóng những vai trò riêng biệt trong một tổ chức. Hiểu được những điểm khác biệt chính của chúng là điều quan trọng để doanh nghiệp quản lý thông tin một cách hiệu quả và tận dụng thông tin đó để thúc đẩy tăng trưởng và đổi mới.

1. Trọng tâm và mục đích

Như chúng tôi đã đề cập, trách nhiệm chính của quản lý nội dung là sản xuất, tổ chức và xuất bản nội dung kỹ thuật số. Nó nhằm mục đích hợp lý hóa các quy trình xây dựng nội dung, đảm bảo tính nhất quán và khả năng truy cập trên nhiều nền tảng khác nhau.

Mặt khác, khung quản trị tri thức tập trung vào việc nắm bắt, tổ chức và chia sẻ kiến thức trong một tổ chức bằng cách sử dụng phần mềm quản trị tri thức và cơ sở tri thức nội bộ và cả bên ngoài.

Các phần nội dung thường được tìm thấy trong cơ sở tri thức của doanh nghiệp và các hệ tri thức khác chứa các hướng dẫn cách thức thực hiện, nhật ký giải quyết vấn đề của khách hàng và hướng dẫn kỹ thuật toàn diện. Quản trị tri thức nhằm mục đích tăng cường hợp tác, cải thiện việc ra quyết định và thúc đẩy đổi mới bằng cách tận dụng kiến thức chuyên môn nội bộ của tập thể.

2. Phạm vi thông tin

Quản lý nội dung, bao gồm văn bản, hình ảnh, video và các phương tiện khác, xử lý nội dung có cấu trúc và không có cấu trúc. Nó tập trung vào việc quản lý nội dung trong suốt vòng đời của mình, từ khởi tạo cho đến lưu trữ, sử dụng các công cụ dịch vụ khách hàng thiết yếu trên mạng xã hội.

Quản trị tri thức bao gồm phạm vi thông tin rộng hơn, bao gồm kiến thức hiện hữu (như tài liệu và cơ sở dữ liệu) và kiến thức tiềm ẩn (như kinh nghiệm). Nó nhằm mục đích nắm bắt và phân phối cả hai loại kiến thức để mang lại lợi ích cho toàn bộ tổ chức.

3. Cấu trúc thông tin

Hệ thống quản lý nội dung sắp xếp nội dung dựa trên các nguyên tắc phân loại, danh mục hoặc tag được xác định trước. Nó đảm bảo nội dung có thể dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận đối với người dùng.

Các tính năng của phần mềm quản trị tri thức tập trung vào việc nắm bắt và cấu trúc kiến thức chung để phản ánh bối cảnh và mối quan hệ của nó. Chúng sử dụng các kỹ thuật như các biểu đồ kiến thức (knowledge graphs), bản thể luận (ontology) và mạng ngữ nghĩa (sematic networks) để truy xuất kiến thức dễ dàng từ một nền tảng duy nhất.

4. Vai trò và đóng góp của người dùng

Quản lý nội dung bao gồm các vai trò như người tạo nội dung (content creator), biên tập viên (editor) và bên xuất bản (publisher). Mỗi vai trò đều góp phần tạo ra và duy trì nội dung. Trong khi đó, người dùng chủ yếu là người thụ hưởng nội dung.

Ngược lại, quản trị tri thức xem mọi thành viên của tổ chức như một nguồn đóng góp kiến thức. Cách tiếp cận này khuyến khích sự tham gia tích cực của tất cả nhân viên, bất kể vai trò cụ thể của họ. Quá trình quản trị tri thức nhấn mạnh đến việc chia sẻ kiến thức, hợp tác và học tập tập thể.

5. Quy trình làm việc và phối hợp

Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp thường bao gồm các tiện ích quy trình làm việc để hỗ trợ quá trình tạo, đánh giá và phê duyệt nội dung. Sự hợp tác thường được giới hạn trong việc tạo và chỉnh sửa nội dung.

Mặt khác, các hệ thống quản trị tri thức ưu tiên sự hợp tác và thúc đẩy văn hóa chia sẻ và phổ biến kiến thức. Chúng cung cấp các công cụ để phối hợp soạn thảo, diễn đàn thảo luận và mạng xã hội để khuyến khích sự tham gia chủ động.

6. Ngữ cảnh và mức độ liên quan

Khi nói đến quản lý nội dung, nó tập trung vào việc cung cấp nội dung có liên quan cho người dùng dựa trên các tiêu chí được xác định trước, chẳng hạn như các truy vấn tìm kiếm hoặc tùy chọn ưa thích của người dùng. Nó nhằm mục đích cung cấp cho khách hàng tiềm năng trải nghiệm cá nhân hóa và tối ưu việc phân phối nội dung.

Quản trị tri thức đảm bảo thông tin trong cơ sở tri thức nội bộ có liên quan và có thể áp dụng được cho các tình huống cụ thể. Nó tận dụng trải nghiệm thực tế để cung cấp hướng dẫn cách thực hiện và nội dung hữu ích khác cho toàn bộ tổ chức.

7. Học hỏi và giá trị lâu dài

Quản lý nội dung chủ yếu tập trung vào việc cung cấp thông tin cho người dùng ở hiện tại. Mặc dù nội dung có thể được lưu trữ nhưng giá trị lâu dài của nó thường bị giới hạn cho mục đích tham khảo.

Tuy nhiên, các hệ thống quản lý kiến thức nhằm mục đích nắm bắt và bảo tồn kiến thức cho doanh nghiệp, đảm bảo giá trị lâu dài của chúng. Chúng tạo điều kiện cho việc nghiên cứu liên tục, cho phép nhân viên phát triển dựa trên kiến thức hiện hữu và tránh phải mất thời gian phát triển lại cái đã có.

8. Công cụ mang tính ứng dụng

Khi thảo luận về quản lý nội dung, người ta nghĩ đến các công cụ như WordPress. Giải pháp này là một công cụ quản lý nội dung hàng đầu cho phép người dùng tạo, quản lý, lưu trữ và xuất bản nội dung lên nhiều trang web khác nhau.

Mặt khác, khi nói đến các công cụ quản trị tri thức, chúng ta có thể nói về công cụ xây dựng cơ sở tri thức nội bộ và bên ngoài của LiveAgent hay thậm chí là Confluence. LiveAgent là một giải pháp mạnh mẽ và toàn diện hơn, nhưng cả 2 hệ thống phần mềm quản trị tri thức này đều tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp nội bộ, tài liệu phần mềm và quản lý dự án.

Ví dụ về quản lý nội dung và quản trị tri thức

Để áp dụng lý thuyết vào thực tế, chúng ta sẽ bàn về một số ví dụ thực tế về quản lý nội dung và quản trị tri thức mà bạn có thể đã gặp.

Wikipedia

Wikipedia là một ví dụ điển hình về cả quản trị tri thức và quản lý nội dung. Đây là một nền tảng chia sẻ chung nơi người dùng đóng góp các bài viết và nội dung kiến thức về nhiều chủ đề khác nhau.

Nền tảng này sử dụng tính năng quản lý nội dung để sắp xếp và phân loại các bài viết, đảm bảo thông tin được trình bày một cách có hệ thống và dễ tiếp cận.

Adobe

Adobe cung cấp các giải pháp marketing và phần mềm sáng tạo. Họ sử dụng quản trị tri thức để cho phép cộng tác giữa các nhân viên trên toàn cầu, chia sẻ chuyên môn và thông tin chuyên sâu.

Quản lý nội dung cũng rất cần thiết cho các nền tảng marketing của Adobe, nơi họ quản lý và phân phối nội dung đến nhiều kênh giao tiếp khác nhau, đảm bảo thông điệp nhất quán và đại diện cho thương hiệu. Dưới đây, bạn có thể tìm thấy sự so sánh giữa trang quản lý nội dung và quản trị tri thức của họ.

Bạn cần quản lý nội dung hay quản trị tri ​​thức?

Lý tưởng nhất là một doanh nghiệp đang phát triển mạnh nên sử dụng cả hai. Trong bối cảnh ngày nay, việc tạo, tổ chức, lưu trữ và cung cấp thông tin đã trở thành một hình thức nghệ thuật. Do đó, hầu hết các doanh nghiệp đều được hưởng lợi từ việc có sẵn một chiến lược quản trị tri thức và quản lý nội dung uy tín. Dưới đây là một số lý do vì sao lại như vậy:

Quản lý nội dung có thể mang lại cho bạn:

• Luồng thông tin được sắp xếp hợp lý: Cả hệ thống quản lý nội dung và quản trị tri thức đều đảm bảo luồng thông tin trôi chảy trong tổ chức. Điều này giúp giảm sự dư thừa và nâng cao hiệu quả.

• Cải thiện khả năng phối hợp: Các hệ thống này thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhân viên bằng cách cung cấp một nền tảng giúp chia sẻ và truy cập thông tin một cách dễ dàng.

• Thông điệp nhất quán: Quản lý nội dung đảm bảo thông điệp của công ty nhất quán trên tất cả các nền tảng, điều này rất quan trọng để duy trì bản sắc thương hiệu.

• Hiệu quả chi phí: Chúng giúp giảm chi phí vận hành bằng cách tự động hóa các tác vụ khác nhau liên quan đến tạo, phân phối và lưu trữ nội dung.

• Tuân thủ quy định: Hệ thống quản lý nội dung giúp duy trì hồ sơ và tài liệu theo yêu cầu quy định, giảm nguy cơ không tuân thủ pháp luật.

• Sự hài lòng của khách hàng: Bằng cách cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, các hệ thống này giúp cải thiện dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.

• Khả năng mở rộng: Cả 2 hệ thống đều có khả năng mở rộng và có thể phát triển cùng với doanh nghiệp, đảm bảo luôn đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin của công ty.

Quản trị tri thức có thể mang lại cho bạn:

• Nâng cao khả năng ra quyết định: Chúng cung cấp thông tin chính xác, cập nhật và toàn diện, hỗ trợ đưa ra quyết định sáng suốt.

• Lưu giữ kiến thức: Quản trị tri thức giúp giữ lại những kiến thức có giá trị của nhân viên, vốn có thể bị mất đi khi họ rời khỏi tổ chức.

• Tăng năng suất: Bằng cách cung cấp khả năng truy cập thông tin dễ dàng và giảm thời gian tìm kiếm dữ liệu, các hệ thống này giúp tăng năng suất tổng thể.

• Lợi thế cạnh tranh: Quản trị tri thức giúp đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách tận dụng kiến thức và chuyên môn chung của tổ chức.

• Đổi mới: Quản trị tri thức thúc đẩy đổi mới bằng cách khuyến khích chia sẻ ý tưởng và các tập quán tốt nhất trong tổ chức.

• Quản lý rủi ro: Chúng giúp xác định và quản lý rủi ro bằng cách cung cấp cái nhìn toàn diện về kiến thức và nội dung của tổ chức.

Các loại hình hệ thống quản lý nội dung và quản trị tri thức?

Dưới đây là các loại hình hệ thống quản trị tri thức và quản lý nội dung khác nhau:

Các hệ thống quản trị nội dung:

Hệ thống quản lý nội dung web (Web content management system-WCMS): Các hệ thống này được sử dụng để quản lý và xuất bản nội dung trên các website. Chúng cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, sắp xếp và xuất bản nội dung số mà không yêu cầu chuyên môn kỹ thuật. Các ví dụ được sử dụng rộng rãi nhất bao gồm WordPress, Joomla và Drupal.

Hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp (Enterprise content management system-ECM): Các hệ thống này được thiết kế để quản lý thông tin phi cấu trúc của một tổ chức, bao gồm tài liệu, hình ảnh, video và các tài sản kỹ thuật số khác. Một số ví dụ bao gồm SharePoint, OpenText Content Suite và Documentum.

Hệ thống quản lý tài liệu (Document management system-DMS): Loại quản lý nội dung này tập trung cụ thể vào việc quản lý tài liệu trong suốt vòng đời của chúng. Một số ví dụ đáng chú ý bao gồm M-Files, Alfresco và LogicalDOC.

Hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số (Digital asset management system-DAM): Hệ thống DAM được sử dụng để lưu trữ, sắp xếp và quản lý các tài sản kỹ thuật số như hình ảnh, video, file âm thanh và các phương tiện khác. Chúng cung cấp các công cụ để quản lý siêu dữ liệu (metadata), gắn tag nội dung và truy xuất dễ dàng. Những cái phổ biến nhất là Widen Collective, Bynder, và Adobe Experience Manager Assets.

Hệ thống quản lý học tập (Learning management system-LMS): Mặc dù chủ yếu được sử dụng cho đào tạo và học trực tuyến, các nền tảng này cũng quản lý và cung cấp nội dung. Bạn có thể nhận ra các công cụ LMS như Moodle, Canvas và Blackboard.

Các hệ thống quản trị tri thức:

Hệ thống quản trị tri thức doanh nghiệp (Enterprise knowledge management system): Các hệ thống này tập trung vào việc thu thập, tổ chức và chia sẻ tri thức trong một tổ chức. Chúng bao gồm các tính năng như chia sẻ tài liệu, danh bạ chuyên gia, diễn đàn thảo luận và kho lưu trữ các tập quán tốt nhất. Một số ví dụ thực tế bao gồm Confluence, IBM Watson Knowledge Center, và Bloomfir.

Hệ thống quản trị tri thức mang tính phối hợp (Collaborative knowledge management system): Các hệ thống này nhấn mạnh sự hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong nhóm. Chúng thường bao gồm các tiện ích như wiki, blog, diễn đàn thảo luận và các công cụ làm việc chung theo thời gian thực. Các giải pháp phần mềm đáng chú ý nhất bao gồm LiveAgent, MediaWiki và Tiki Wiki.

Hệ thống định vị chuyên môn (Expertise location system): Những công cụ quản trị tri thức này giúp người dùng tìm thấy các chuyên gia trong một tổ chức dựa trên kỹ năng, lĩnh vực kiến thức và kinh nghiệm của họ. Chúng hỗ trợ kết nối những cá nhân cần thông tin với những người có chuyên môn phù hợp. Các ví dụ thực tế về các công cụ quản trị tri thức dạng này bao gồm Swoop, Talla và ProFinda.

Hệ thống quản lý nội dung (Content curation system): Loại KMS này giúp lựa chọn, sắp xếp và trình bày thông tin liên quan từ nhiều nguồn khác nhau. Nó đặc biệt hữu ích để tạo cơ sở tri thức, bản tin hoặc thư viện tài nguyên. Bạn có thể nhận ra các hệ thống quản lý nội dung như Scoop.it, Flipboard và Pearltrees.

Hệ thống quản trị tri thức ngữ nghĩa (Semantic knowledge management system): Các hệ thống này sử dụng công nghệ ngữ nghĩa để nắm bắt và tổ chức tri thức dựa trên mối quan hệ giữa các khái niệm. Chúng nâng cao độ chính xác của tìm kiếm và cho phép hiểu rõ hơn về ngữ cảnh của thông tin. Các ví dụ đáng chú ý bao gồm PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant và Synaptica.

Hệ thống lý luận dựa trên trường hợp (Case-based reasoning system): Loại KMS này lưu trữ và truy xuất giải pháp cho các vấn đề hoặc trường hợp trong quá khứ. Nó giúp người dùng tìm ra giải pháp phù hợp bằng cách kết hợp các vấn đề hiện tại với các trường hợp tương tự trong quá khứ. Các công cụ bạn có thể tìm thấy trong danh mục này bao gồm Coveo, IntraFind và Primedius.

Hệ thống quản lý đổi mới (Innovation management system): Các hệ thống này thúc đẩy chia sẻ ý tưởng, hợp tác và đổi mới trong một tổ chức. Chúng thường bao gồm các công cụ để thu thập ý tưởng, đánh giá chúng và triển khai những ý tưởng hứa hẹn nhất. Các công cụ quản lý đổi mới thường được sử dụng là Spigit, IdeaScale và Brightidea.

Hãy nhớ rằng các danh mục này có thể trùng lặp và một số hệ thống có thể bao gồm các tính năng từ nhiều loại.

Các hệ thống này có thể tích hợp với nhau không?

Câu trả lời đơn giản cho câu hỏi, là vâng, chúng có thể. Bằng cách tích hợp cả hai hệ thống, bạn có thể tạo ra một giải pháp toàn diện và hiệu quả hơn để quản lý cả nội dung và tri thức trong một tổ chức. Để đạt được sự tích hợp như vậy, bạn phải chọn các hệ thống tương thích và cung cấp API hoặc các phương tiện kết nối và giao tiếp khác giữa 2 hệ thống.

Doanh nghiệp có cần cả hệ thống quản lý nội dung và quản trị tri thức không?

Một câu trả lời đơn giản nữa là có. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp nhận thấy việc tích hợp cả 2 hệ thống có thể nâng cao chiến lược quản lý thông tin tổng thể của họ. Dù phụ thuộc vào quy mô của tổ chức và tính chất hoạt động, việc kết hợp chiến lược quản lý nội dung và quản trị tri thức sẽ tạo ra cách tiếp cận toàn diện hơn để quản lý dữ liệu của doanh nghiệp.