Phần mềm VoIP

Mục đích của các phần mềm VoIP là hợp lý hóa hoạt động giao tiếp, chuẩn hóa quy trình làm việc cho các bộ phận dịch vụ khách hàng cũng như giúp họ đạt được kết quả tuyệt vời với một giải pháp mang tính tập trung. Điều này giảm thiểu thời gian giữ máy và do đó tác động tốt đến mức độ hài lòng của khách hàng.

Phần mềm VoIP hoạt động như thế nào?

Phần mềm VoIP sử dụng internet và các tiêu chuẩn dành cho hoạt động giao tiếp qua giọng nói và video, chẳng hạn như H.323 và Giao thức Khởi tạo Phiên (Session Initiation Protocol). Nó tận dụng các công nghệ này để lấy tín hiệu thoại analog của bạn. Sau đó, chuyển đổi các tín hiệu này thành tín hiệu kỹ thuật số mà không phải đánh đổi chất lượng giọng nói. Sau đó, các dịch vụ VoIP sẽ gửi dữ liệu của bạn qua Internet.

VoIP chuyển đổi tín hiệu kỹ thuật số thành tín hiệu điện thoại thông thường cho phép doanh nghiệp thực hiện cũng như tiếp nhận các cuộc gọi truyền thống, cho dù đó là từ điện thoại di động hay người dùng điện thoại cố định.

Lấy ví dụ như hệ thống thoại tự động (IVR), đây là một tính năng tiêu chuẩn trong các giải pháp phần mềm VoIP tiên tiến. Với nó, bạn sẽ có một hệ thống thoại doanh nghiệp tự động có thể tương tác và thu thập thông tin từ khách hàng.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm VoIP so với điện thoại truyền thống

Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn sẽ có một hệ thống thoại tập trung mà tổng đài viên có thể sử dụng trên nhiều thiết bị. Với phần mềm softphone tốt nhất, bạn có thể gọi đến điện thoại cố định truyền thống, thiết bị analog và thiết bị di động.

Phần mềm VoIP cũng được coi là giải pháp có chi phí thấp hơn rất nhiều so với việc sử dụng các đường dây điện thoại thông thường. Tùy thuộc vào ngân sách của mình mà bạn có thể loại bỏ được một khoản chi phí khổng lồ, bao gồm chi phí cuộc gọi đường dài, chi phí cuộc gọi di động cũng như phần cứng đắt tiền.

Phần mềm VoIP cũng có thể sắp xếp hợp lý các cuộc gọi hội nghị video, cho phép bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến ngay cả khi nhân viên làm việc tại văn phòng hoặc tại nhà.

Các nhà cung cấp dịch vụ VoIP tốt nhất dành cho doanh nghiệp

Có hàng ngàn nhà cung cấp dịch vụ VoIP trên toàn thế giới. Sẽ khó để lựa chọn được một nhà cung cấp cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là danh sách các nền tảng VoIP phổ biến mà bạn có thể xem thêm cũng như chọn cho mình một nền tảng đáp ứng được nhu cầu giao tiếp của doanh nghiệp:

Trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng, bạn cần biết những tính năng và dịch vụ nào góp phần tạo nên một nhà cung cấp dịch vụ VoIP tốt.

Những điều cần cân nhắc khi tìm kiếm một phần mềm VoIP mới

Đầu tiên, bạn cần kiểm tra mức phí. Nó có thể là yếu tố quyết định. Một công ty điện thoại hàng đầu tích hợp công nghệ đám mây sẽ có chính sách dịch vụ VoIP minh bạch. Bạn cần quyết định ngân sách của mình cho phần mềm VoIP mới và thu hẹp các tùy chọn của mình cho phù hợp.

Quy mô công ty của bạn cũng đóng một vai trò quan trọng. Cụ thể hơn, số lượng nhân sự trong bộ phận dịch vụ khách hàng và quy mô thị trường của bạn sẽ giúp xác định nhà cung cấp dịch vụ VoIP tốt hơn. Cuối cùng, hãy tìm một video demo để thấy được phần mềm hoạt động như thế nào.

Các tính năng quan trọng của phần mềm VoIP

Tất cả các phần mềm softphone VoIP đều có các chức năng cơ bản như ID người gọi và giữ cuộc gọi. Đó là các tính năng tiên tiến và chức năng bổ sung mà bạn nên quan tâm đến. Chúng ta sẽ cùng xem nhanh qua các tính năng chính mà bạn nên tìm kiếm trong hệ thống VoIP tương lai của mình:

• cuộc gọi tự động – nó cho phép hệ thống tự động chuyển tiếp các cuộc gọi đến đúng đầu số nhánh (extension)

• hàng đợi cuộc gọi – hệ thống tự động xếp những người gọi đến vào một hàng đợi phù hợp

• chia sẻ màn hình – các hệ thống tiên tiến sẽ cho phép chia sẻ màn hình, vì vậy nhóm hỗ trợ của bạn có thể giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn

• các tính năng gọi điện tiên tiến – như giám sát cuộc gọi, giám sát cuộc gọi giữa tổng đài viên và khách hàng (whispering), tham gia vào cuộc gọi giữa khách hàng và tổng đài viên (barging), bạn sẽ có toàn quyền kiểm soát các hoạt động giao tiếp qua giọng nói cùng khả năng cải thiện các hoạt động của mình

• app di động – ứng dụng di động của phần mềm VoIP là một món quà tuyệt vời giúp người dùng dễ dàng sử dụng và nó đang dần trở thành một trong những tiện ích cơ bản của phần mềm VoIP

• Ghi âm cuộc gọi – Ghi âm VoIP cho phép bạn ghi âm các cuộc gọi để xem lại về sau hoặc cho mục đích đào tạo.

Cách tận dụng tối đa phần mềm VoIP

Để đảm bảo thành công khi triển khai nền tảng giao tiếp của mình, bạn cần xác định rõ các mục tiêu. Bạn muốn sử dụng nó như một nền tảng tương tác hay muốn thêm vào bộ công cụ làm việc nhóm của mình.
Trong cả hai trường hợp, để tận dụng tối đa phần mềm VoIP, bạn nên:

VoIP có hoạt động không khi internet bị gián đoạn?

Voice Over Internet Protocol, như tên gọi, là một giao thức sử dụng đường truyền Internet. Khi Internet không hoạt động, hệ thống VoIP của bạn cũng bị gián đoạn. Bạn sẽ không thể gọi điện khi mất kết nối Internet.