Knowledge manager

Trong một thế giới ngày càng kết nối với nhau qua kỹ thuật số, khối lượng thông tin mà một công ty tạo ra và sử dụng đã tăng lên theo cấp số nhân. Quản lý và tận dụng nguồn tri thức dồi dào này trở thành một nhiệm vụ đầy thách thức, nhưng đó chính là lúc vai trò của một knowledge manager (quản trị tri thức) phát huy tác dụng.

Mục tiêu cơ bản của một knowledge manager là đảm bảo luồng thông tin giữa các phòng ban và tất cả nhân viên có quyền truy cập vào các nguồn tri thức mà họ yêu cầu, từ đó nâng cao hiệu suất của họ và mang lại sự thành công cho doanh nghiệp.

Vì sao công ty của bạn cần một knowledge manager?

Các công ty coi trọng kiến thức như tài sản hiểu được vai trò then chốt của người quản lý tri thức. Vị trí này tạo điều kiện tối ưu hóa các nguồn lực bằng cách cải thiện khả năng tiếp cận kiến thức, từ đó tăng cường đáng kể năng suất tại nơi làm việc, giảm thời gian ngừng hoạt động (downtime). Họ thúc đẩy sự đổi mới và tăng trưởng bằng cách nắm bắt kiến thức mới và đảm bảo tổ chức luôn cập nhật và bắt kịp những phát triển trong ngành.

Ngoài ra, các nhà quản lý tri thức đóng vai trò thiết yếu trong việc hình thành một văn hóa doanh nghiệp tích cực. Họ làm điều này bằng cách đảm bảo nhân viên hiểu được nhiệm vụ của mình và nhận được sự hỗ trợ cần thiết để hoàn thành xuất sắc vai trò của mình. Các phương pháp đào tạo đơn giản hóa, cải tiến quy trình nội bộ và đào tạo tốt hơn cho nhân viên mới cũng là một trong vô số lợi ích mà một knowledge manager mang lại.

Những ngành nào thường sử dụng vị trí quản lý tri thức?

Các sáng kiến quản lý kiến thức rất quan trọng trong hầu hết các lĩnh vực, do nhu cầu chung về truy cập và chia sẻ thông tin. Tuy nhiên, một số lĩnh vực nổi bật có nhu cầu đặc biệt cao đối với các quản trị viên tri thức, chủ yếu là do tính chất hoạt động phức tạp và thường xuyên thay đổi nhanh chóng của các lĩnh vực này. Bao gồm:

• Công nghệ thông tin: Trong lĩnh vực này, sự phát triển và cập nhật diễn ra với tốc độ đáng kinh ngạc. Các quản trị viên tri thức đóng vai trò then chốt trong việc tổ chức lượng lớn thông tin phức tạp, đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng có thể truy cập dễ dàng và nâng cao luồng kiến thức. Đây là công cụ thúc đẩy đổi mới và tiến bộ công nghệ.

• Tài chính: Các tổ chức tài chính có các bộ phận thiên về dữ liệu và thông tin, tràn ngập dữ liệu liên quan đến thị trường, khách hàng, chiến lược đầu tư, … Quản trị viên tri thức trong môi trường năng động, nhịp độ nhanh này là điều cần thiết để tổ chức sắp xếp các dữ liệu này, dễ dàng cho mọi người truy cập để đưa ra quyết định, nâng cao hiệu quả và lợi thế cạnh tranh của công ty.

• Tư vấn: Là một lĩnh vực thiên về kiến thức, các công ty tư vấn được hưởng lợi rất nhiều từ một quản trị viên tri thức tận tâm. Vị trí này đảm bảo các nhà tư vấn có quyền truy cập ngay vào những thông tin insight, phương thức tốt nhất và các case study mới nhất trong ngành, cho phép họ cung cấp hướng dẫn đầy đủ thông tin, có giá trị cao cho khách hàng của mình.

• Các tổ chức chính phủ: Các quản trị viên tri thức trong chính phủ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và phân phối thông tin quan trọng liên quan đến chính sách, quy định và dịch vụ công. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định hiệu quả và cung cấp kiến thức của tổ chức, tăng cường quản lý công nói chung.

Quản trị viên tri thức làm những gì?

Mô tả công việc của quản trị viên tri thức rất đa dạng và sâu rộng, bao gồm nhiều khía cạnh quản lý tri thức trong hoạt động của tổ chức.

Các tác vụ và trách nhiệm trong một ngày làm việc điển hình

Một ngày điển hình trong cuộc đời của knowledge manager bao gồm nhiều hoạt động. Chúng bao gồm việc duy trì cơ sở tri thức của công ty, một trung tâm lưu trữ và sắp xếp thông tin để sử dụng nội bộ, cũng như quyết định sử dụng loại hình cơ sở tri thức nào. Quản trị viên tri thức cũng thiết lập các tài nguyên giúp đơn giản hóa việc truy cập vào dữ liệu và tri thức của công ty. Việc cung cấp các chiến lược và cập nhật quản lý tri thức là một trách nhiệm khác của quản trị viên tri thức.

Một phần quan trọng trong vai trò của họ là thúc đẩy văn hóa chia sẻ kiến thức trong tổ chức, thúc đẩy chuyên môn, đào tạo và giao tiếp. Thông qua các cuộc họp và buổi đào tạo, họ hướng dẫn nhân viên cách sử dụng hệ thống quản lý tri thức và cũng giám sát khả năng của nhân viên trong việc tiếp cận các khái niệm và quy trình mới ở tất cả các cấp độ kỹ năng.

Quản trị viên tri thức thường phải cộng tác với lãnh đạo công ty và đồng nghiệp để tối ưu hóa việc lưu trữ và phân phối thông tin. Họ cũng đánh giá cao phản hồi từ đồng nghiệp để liên tục cải thiện việc truy cập thông tin và giao tiếp trong công ty.

Trình độ và kĩ năng

Một quản trị viên tri thức thành công cần có những trình độ chuyên môn và kỹ năng cốt lõi độc đáo. Họ thường có bằng cấp về quản lý kinh doanh, quản lý thông tin hoặc lĩnh vực liên quan, cùng với sự hiểu biết tốt về hệ thống IT.

Các quản trị viên tri thức phải có khả năng kết nối các chuyên gia về chủ đề với các quản trị viên chương trình và đảm bảo quá trình giao tiếp diễn ra trôi chảy. Vì lý do này, các kỹ năng mềm, chẳng hạn như kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo xuất sắc, đều quan trọng như nhau, cùng với kỹ năng tư duy phê phán và khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp. Thành thạo sử dụng các công cụ quản lý tri thức và hiểu biết rõ ràng về cách chuyển đổi kiến thức vô hình thành tài sản thông tin hữu hình cũng rất quan trọng đối với vai trò này.

Thế nào là một quản trị viên tri thức giỏi?

Một knowledge manager giỏi thường được xác định bằng sự kết hợp giữa các kỹ năng chức năng và khả năng giao tiếp mềm mại hơn của họ. Những chuyên gia này có kiến thức, khả năng thích ứng và làm việc nhóm, thể hiện cách tiếp cận chủ động trong việc cập nhật và xem xét kiến thức của công ty để đảm bảo tính chính xác và phù hợp của nó. Các quản trị viên tri thức giỏi cũng thể hiện mức độ sáng tạo và khéo léo cũng như kỹ năng quản lý dự án, cho phép họ phát triển các giải pháp sáng tạo để quản lý và phân phối tri thức của doanh nghiệp.

Làm thế nào để quản trị viên tri thức của bạn thành công?

Thuê quản trị viên tri thức cho tổ chức của bạn là bước đầu tiên. Tuy nhiên, để khai thác triệt để những lợi ích tiềm năng mà người quản lý tri thức có thể mang lại, điều cần thiết là phải cung cấp cho họ môi trường, nguồn lực và sự hỗ trợ phù hợp. Quản trị viên tri thức của bạn là động lực chính cho sự đổi mới và năng suất trong công ty của bạn và thành công của họ về bản chất có liên quan đến sự thành công của doanh nghiệp. Chúng ta hãy cùng khám phá một số chiến lược để giúp quản trị viên tri thức của bạn đạt được thành công.

Trang bị cho họ công nghệ phù hợp

Bước đầu tiên để đảm bảo sự thành công cho quản trị viên tri thức của bạn là cung cấp cho họ những công cụ phù hợp trong công việc. Điều này vượt ra ngoài các nguồn lực vật chất; nó cũng bao gồm quyền truy cập vào các tài sản và nền tảng kỹ thuật số cần thiết. Đầu tư vào hệ cơ sở tri thức nội bộ mạnh mẽ nên là ưu tiên hàng đầu.

Cơ sở tri thức nội bộ là kho lưu trữ kỹ thuật số tập trung, nơi các tổ chức lưu trữ, sắp xếp và truy xuất thông tin cần thiết. Nó hỗ trợ trong việc giữ bảo mật cho kho dữ liệu kiến thức của công ty, được tiêu chuẩn hóa và nhân viên có thể truy cập dễ dàng, hợp lý hóa các quy trình và tăng cường giao tiếp.

Ưu tiên đầu tư vào phần mềm cơ sở tri thức nội bộ mạnh mẽ là điều tối quan trọng. Những nền tảng như vậy không chỉ tự động hóa nhiều tác vụ mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, cho phép quản trị viên tri thức tập trung vào các yếu tố chiến lược của quản trị tri thức.

Tạo dựng một môi trường thuận lợi

Các quản trị viên tri thức phát triển mạnh mẽ trong một môi trường làm việc tích cực, liên tục khuyến khích việc học hỏi và chia sẻ kiến thức. Việc triển khai các công cụ như chat nội bộ của LiveAgent giúp hợp lý hóa hoạt động giao tiếp, giảm thiểu nhu cầu sử dụng các ứng dụng bên ngoài và tăng cường tính bảo mật. Với các ghi chú nội bộ được tích hợp, nhân viên có thể thêm các chi tiết quan trọng vào ticket, thúc đẩy hoạt động hỗ trợ cá nhân hóa, hiệu quả. Văn hóa giao tiếp và phối hợp mở này, kết hợp với các công cụ tiên tiến như vậy, không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý tri thức mà còn củng cố giá trị vai trò của quản trị viên tri thức.

Cung cấp đào tạo và hỗ trợ đầy đủ

Đào tạo và hỗ trợ là rất quan trọng để giúp quản trị viên tri thức của bạn đạt được thành công. Điều này bao gồm đào tạo về cách thức sử dụng các công cụ hoặc phần mềm mới hoặc huấn luyện rộng hơn về các xu hướng mới nhất cùng các phương pháp hay nhất trong quản trị tri thức cũng như các kỹ năng thiết yếu khác. Ngoài ra, việc cung cấp hỗ trợ dưới hình thức một đội chuyên dụng hoặc các nguồn lực khác cũng đóng góp đáng kể vào sự thành công của quản trị viên tri thức của bạn.

Điều chỉnh vai trò của họ với mục tiêu của công ty

Vai trò của người quản lý tri thức không nên mơ hồ. Mục tiêu của họ phải phù hợp với mục tiêu rộng lớn hơn của công ty. Sự liên kết này đảm bảo công việc của người quản lý tri thức đóng góp trực tiếp vào sự thành công của công ty. Thường xuyên xem xét các mục tiêu này và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết để giữ mọi thứ đi đúng hướng.

Bằng cách triển khai các chiến lược này, bạn không chỉ chuẩn bị cho sự thành công của người quản lý tri thức mà còn mở đường cho việc nâng cao hiệu quả giữa các phòng ban, cải thiện khả năng ra quyết định và đổi mới nhiều hơn trong tổ chức của mình.

Bí quyết để trở thành một knowledge manager giỏi

Trở thành một nhà quản lý tri thức xuất sắc đòi hỏi một cách tiếp cận có chiến lược và tận tâm. Dưới đây là một số bí quyết quan trọng:

Tip 1: Ưu tiên các biện pháp bảo mật

Các knowledge manager xử lý một lượng lớn thông tin nhạy cảm của công ty. Ưu tiên các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và kiểm soát truy cập là điều cần thiết trong việc bảo vệ những tài sản tri thức giá trị này.

Tip 2: Thúc đẩy văn hóa chia sẻ kiến thức

Khuyến khích một nền văn hóa doanh nghiệp coi trọng việc chia sẻ và trao đổi kiến thức. Điều này không chỉ nâng cao việc học hỏi liên tục trong tổ chức mà còn tăng năng suất và đổi mới tổng thể.

Tip 3: Luôn cập nhật những công nghệ mới nhất

Bối cảnh của các chương trình và công cụ quản trị tri thức không ngừng phát triển. Để duy trì hiệu quả, hãy luôn cập nhật những tiến bộ mới nhất trong các công nghệ này. Điều này không chỉ giúp bạn thực hiện các tác vụ của mình hiệu quả hơn mà còn cung cấp cho đội nhóm của bạn những nguồn lực tốt nhất hiện có.

Tip 4: Nâng cao kỹ năng giao tiếp

Là knowledge manager, bạn sẽ thường thấy mình là người liên lạc giữa các phòng ban và cấp độ khác nhau của tổ chức. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu quả và xây dựng các mối quan hệ vững chắc. Vấn đề không chỉ là truyền đặt rõ ràng; mà còn lắng nghe và thấu hiểu tích cực đều quan trọng như nhau để giao tiếp thành công. Đây có thể là kỹ năng quan trọng nhất đối với một knowledge manager.

Tip 5: Phát triển các phẩm chất lãnh đạo

Những knowledge manager hiệu quả cũng là những nhà lãnh đạo vĩ đại. Họ có khả năng động viên, truyền cảm hứng và hướng dẫn nhóm của mình hướng tới các mục tiêu chung. Phát triển kỹ năng lãnh đạo của bạn cũng có thể giúp thúc đẩy văn hóa chia sẻ kiến thức tích cực trong tổ chức.