Cuộc gọi VoIP

Các nhà cung cấp Cloud VoIP có nhiều tính năng hơn đơn thuần chỉ là gọi và tiếp nhận các cuộc gọi VoIP. Bạn có thể ghi âm, bật tính năng chờ và chuyển tiếp cuộc gọi, tùy chỉnh ID người gọi và sử dụng trình quay số VoIP để gửi thư thoại tới email. Nhiều dịch vụ VoIP được lưu trữ thậm chí còn bao gồm một mạng lưới nhắn tin cho các group chat cũng như tin nhắn tức thì.

Cuộc gọi VoIP hoạt động như thế nào?

Công nghệ VoIP chuyển đổi tín hiệu analog thành tín hiệu âm thanh kỹ thuật số. Nó truyền các gói dữ liệu qua internet, giúp bạn kết nối với bất kỳ thiết bị nào như bạn vẫn thường làm, chỉ là không có công ty điện thoại.

Đây là cách thức hoạt động:

• Mỗi khi bạn sử dụng trình quay số VoIP, hệ thống sẽ thông báo cho nhà cung cấp VoIP của bạn, họ sẽ nhận được thông tin về người hoặc công ty bạn muốn gọi đến.

• Nhà cung cấp thực hiện cuộc gọi và gửi các gói dữ liệu đến các thiết bị nhận, từ điện thoại của bạn.
• Sau đó, hệ thống sẽ gửi các gói dữ liệu đến điện thoại của bạn, biến chúng thành tín hiệu âm thanh kỹ thuật số.
• Nhà cung cấp VoIP của bạn điều hướng các cuộc gọi đến theo cùng một cách và giao diện cuộc gọi đến của bạn sẽ hiển thị ID người gọi.

Bạn cũng có thể sử dụng VoIP trên mọi thiết bị di động và điện thoại truyền thống. Loại thứ hai yêu cầu các mạng lưới trung kế (trunk networks) giúp thiết bị điện thoại tiêu chuẩn hoạt động bằng các giao thức VoIP.

Bất kể thiết bị nào, nhà cung cấp cũng sẽ gửi cho bạn một token để xác thực, mã này yêu cầu cập nhật thường xuyên.

Vì sao tôi nên sử dụng VoIP cho cuộc gọi hội nghị của mình?

Dịch vụ VoIP tích hợp công nghệ đám mây (cloud) cho phép bạn thực hiện và tiếp nhận cuộc gọi bất cứ lúc nào ở bất cứ đâu. Nghĩa là bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi hội nghị nào khi rời khỏi văn phòng. Điều này không áp dụng trong trường hợp bạn chỉ sử dụng hệ thống mạng tại chỗ của doanh nghiệp. Nếu bạn làm việc tại nhà, thì VoIP là một lựa chọn hiển nhiên.

Bất kể loại hình hệ thống và kết nối internet (DSL, cáp hay sợi quang) mà bạn sử dụng, bạn có thể thực hiện và tiếp nhận cuộc gọi một cách liền mạch. Ngoài ra, bạn còn có thể tiết kiệm hóa đơn điện thoại của mình, điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng nhiều cuộc gọi quốc tế vì các gói dịch vụ gọi quốc tế bằng VoIP cực kỳ tiết kiệm chi phí.

VoIP cung cấp mã hóa và ghi âm cuộc gọi, vì vậy tất cả hoạt động liên lạc của bạn sẽ được bảo mật và được lưu lại để tham khảo sau này.

Bạn thậm chí có thể sử dụng Ethernet interface để kết nối điện thoại di động của mình với phần mềm hiện tại để giao tiếp bằng VoIP. Nó cho phép bạn tham gia các cuộc gọi hội nghị khi đang di chuyển, thông qua app di động hoặc tại nhà bằng phần mềm trên máy tính để bàn. Ngoài ra, bạn có thể tận dụng mạng nhắn tin của hệ thống VoIP để gửi thư thoại và tin nhắn tức thì.

Các bản phát hành phần mềm trong tương lai sẽ có thêm các tính năng mới, nhưng những tính năng này là quá đủ cho các hoạt động giao tiếp của doanh nghiệp.

Cần những gì để thực hiện cuộc gọi VoIP?

Để bắt đầu sử dụng VoIP, bạn sẽ cần:

• Đường truyền internet băng thông rộng ổn định – không quan trọng bạn sử dụng loại mạng nào, miễn là nó cung cấp kết nối tốc độ cao.

• Điện thoại VoIP hoặc IP – trình quay số VoIP có tất cả các tính năng của một điện thoại cố định thông thường, ngoại trừ nó kết nối với internet qua cáp Ethernet hoặc Wi-Fi.

• Phần mềm VoIP dành cho máy tính để bàn hoặc thiết bị di động – bạn sẽ cần giải pháp này để sử dụng các dịch vụ VoIP được lưu trữ trên máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại di động của mình. Nhà cung cấp dịch vụ VoIP sẽ cấp cho bạn quyền truy cập vào một app di động chuyên dụng để có thể sử dụng số điện thoại doanh nghiệp của mình thay vì số điện thoại cá nhân. Bạn cũng cần tai nghe hoặc micro chất lượng có loa để kết nối thiết bị của mình với dịch vụ điện thoại VoIP.

• Bộ chuyển đổi VoIP – bạn sẽ cần có ATA (Analog Telephone Adapter – Bộ chuyển đổi điện thoại analog) nếu muốn tiếp tục sử dụng điện thoại analog của mình. ATA chuyển đổi điện thoại analog thành thiết bị hỗ trợ VoIP, nhưng chúng không kích hoạt tất cả các tính năng khác như ghi âm hoặc cuộc gọi hội nghị. Điện thoại truyền thống chỉ có thể hoạt động giống như điện thoại IP để thiết lập cuộc gọi qua internet.

Làm thế nào để biết tôi nhận được cuộc gọi VoIP hay không?

Thưa không. Bạn sẽ nhận được các cuộc gọi như thường lệ cho dù sử dụng điện thoại VoIP hay ATA. Nếu sử dụng máy tính để bàn hoặc app di động từ nhà cung cấp VoIP đám mây của mình, bạn sẽ nhận được tất cả các cuộc gọi đến thông qua app này.

Bất kể quá trình triển khai VoIP khác nhau, bạn sẽ hợp lý hóa tất cả các cuộc gọi đi và đến đồng thời giảm hóa đơn điện thoại của mình.

Cuộc gọi VoIP có miễn phí không?

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ VoIP miễn phí; một số thậm chí còn cung cấp các gói dịch vụ gọi quốc tế miễn phí cho một số quốc gia. Tuy nhiên, chúng không có các tính năng nâng cao như chờ và ghi âm cuộc gọi, hệ thống thoại tự động IVR hoặc auto attendant (thoại tự động), tính năng nhắn tin, thư thoại đến email và tích hợp với các giải pháp của bên thứ ba như phần mềm live chat.

Các phần mềm VoIP trả phí sẽ có những tính năng này cùng nhiều tính năng khác, với mức giá cạnh tranh. Ngoài ra, bạn có thể tích hợp chúng với nhiều giải pháp, bao gồm phần mềm hỗ trợ khách hàng như LiveAgent để hợp lý hóa dịch vụ khách hàng.

Hơn nữa, các giải pháp VoIP trả phí có độ ổn định cao hơn, bảo mật, hiệu suất tốt hơn và độ trễ (latency) thấp hơn vì chúng thường có mạng lưới hàng đầu và nhiều băng thông hơn. Đó là những yếu tố quan trọng để lựa chọn một nhà cung cấp VoIP.

Theo Spearline, Cisco và nhiều chuyên gia trong ngành khác, độ trễ một chiều có thể chấp nhận được đối với các cuộc gọi điện thoại VoIP là 20 mili giây. Độ trễ mạng 150 mili giây cũng có thể chấp nhận được vì bạn hầu như không nhận thấy sự khác biệt. Nếu vượt quá con số đó có thể làm giảm đáng kể chất lượng cuộc gọi.

Nếu có dịch vụ VoIP, tôi có thể gọi cho ai?

Tùy thuộc vào nhà cung cấp, bạn có thể gọi cho bất kỳ ai, bất kể họ ở đâu, hoặc người dùng VoIP khác nếu họ sử dụng cùng một dịch vụ. Nếu dịch vụ bạn chọn không giới hạn người dùng, bạn có thể thực hiện các cuộc gọi nội địa, đường dài và quốc tế.