Review Phần mềm Quản Lý Tri Thức Guru

Key takeaways

Làm quen với Guru

Guru cung cấp một bản dùng thử miễn phí cho những ai muốn dùng thử lần đầu. Bạn có thể đăng ký qua mẫu form đăng ký đơn giản, chỉ yêu cầu thông tin tối thiểu, giúp quá trình này ít phức tạp hơn. Sau khi tạo tài khoản, bạn sẽ nhận được email có đường link xác nhận đăng ký. Sau khi xác nhận, bạn có thể điền thông tin công ty của mình và quyết định mục đích chính khi sử dụng ứng dụng Guru là gì. Một bước khác mời bạn chọn một bộ phận và vai trò của bạn trong công ty. Ở bước cuối cùng, bạn có thể chọn tham gia cuộc gọi demo hoặc từ chối.

Sau khi hoàn tất tất cả các bước, bạn có thể bắt đầu tour tham quan sản phẩm hoặc bỏ qua hoàn toàn bước này. Hướng dẫn này được thực hiện khá tốt và hiển thị cho bạn trang dashboard mới, các tích hợp của Guru và một số nội dung khác giúp bạn khởi động. Sau khi hoàn thành, bạn có thể xem giao diện người dùng được thiết kế giống như hướng dẫn “Get Started”. Guru cung cấp các chú giải công cụ hữu ích trong toàn bộ giao diện. Bạn có thể click vào chúng nếu muốn tìm hiểu thêm về các chức năng cụ thể.

Giao diện là sự kết hợp giữa màu đen và trắng, trong đó màu đen nhấn mạnh vào các tùy chọn điều hướng, trong khi màu trắng được dành riêng cho không gian làm việc. Độ tương phản tạo ra trải nghiệm người dùng tốt với khả năng điều hướng dễ dàng. Không có nhiều tùy chọn menu, điều này thật tuyệt vì nó giúp quy trình làm việc dễ dàng hơn rất nhiều, ít nhất là theo quan điểm của tôi. Menu chính được đặt ở phía bên trái, không còn tùy chọn menu nào khác ở những vị trí khác, giúp việc điều hướng trở nên đơn giản hơn. Sau khi click vào bất kỳ tùy chọn menu nào, bạn sẽ được đưa đến phần tương ứng của ứng dụng Guru. Việc tìm kiếm tùy chọn viết bài rất dễ dàng vì Guru không cung cấp các công cụ giao tiếp khác và bạn có thể coi đây là một ứng dụng cơ sở tri thức chuyên dụng.

Các tùy chọn menu bao gồm màn hình chính, thư viện, tác vụ, phân tích, quản lý card (thẻ), cài đặt nhóm và các collection (bộ sưu tập). Nếu muốn truy cập vào setting, bạn có thể click vào biểu tượng hồ sơ của mình ở góc trên cùng bên phải và điều chỉnh trải nghiệm Guru của mình nếu muốn. Giao diện cũng cung cấp các thẻ card tiện dụng, thường chứa thông tin chi tiết về các bản cập nhật mới nhất của Guru hoặc các hướng dẫn hữu ích giải thích các chức năng nhất định.

Trải nghiệm người dùng và các tính năng

Khi click vào tùy chọn “Create a card” ở góc trên cùng bên phải, bạn sẽ có hai tùy chọn để viết bài viết đầu tiên của mình. Bạn có thể viết một tấm thiệp mới hoàn toàn hoặc tạo một mẫu template. Ngoài ra còn có tùy chọn gợi ý trong việc tạo card hoặc mẫu template của bạn, bằng cách truy cập vào cộng đồng Guru. Tôi đã thử nghiệm cả hai tùy chọn này – tạo thẻ card mới và tạo mẫu template, chúng hoạt động khá giống nhau với một số khác biệt nhỏ.

Sau khi click vào một trong hai tùy chọn, bạn sẽ được đưa đến trình chỉnh sửa bài viết của Guru. Giao diện rất dễ chịu, tập trung nhiều vào phần viết để trống và thanh công cụ đặt ở đầu giao diện. Các tùy chọn định dạng văn bản khá tuyệt vời, không quá nhiều hoặc quá ít, một sự cân bằng hợp lý. Trình soạn thảo văn bản cũng hỗ trợ các phím tắt và bạn có thể tập hợp một thanh công cụ nhỏ hơn với các tùy chọn tương tự khi đánh dấu một đoạn văn bản.

Các tính năng khác bao gồm các nội dung cổ điển, chẳng hạn như file đính kèm và phương tiện media – hình ảnh, video, đường link và các đoạn code. Bạn cũng có thể đi sâu hơn và tùy chỉnh bài viết của mình bằng cách đánh dấu, màu văn bản, iframe, tô đậm highlight, danh sách, … Nhìn chung, các tùy chọn đều rất tốt và chúng cung cấp khả năng tùy chỉnh tuyệt vời. Nếu quyết định sử dụng Guru, bạn sẽ không gặp bất kỳ khó khăn nào khi tạo các bài viết hấp dẫn chứa nhiều thông tin.

Sau khi viết xong, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo, bước này cho phép bạn cài đặt phần collection. Bạn có thể sử dụng tính năng phân loại và gắn tag để lưu bài viết của mình vào đúng vị trí, thêm board và tag cũng như chọn collection nào bài viết sẽ được lưu lại. Các bước cuối cùng là cài đặt xác thực và truy cập. Bạn có thể chọn người xác thực và khoảng thời gian xác minh cho bài viết. Đây là một tính năng khá hữu ích giúp bạn cập nhật nội dung của mình.

Bạn có thể tìm thấy các bài viết đã hoàn thành của mình trong menu Collections. Tất cả các collection của bạn đều được phân loại rõ ràng để dễ dàng tìm kiếm. Bạn có thể chỉnh sửa bài viết của mình bất kỳ lúc nào và dễ dàng sao chép đường link tới bất kỳ bài viết nào của mình. Nhìn chung, phần mềm cơ sở tri thức Guru có các chức năng tuyệt vời và cực kỳ dễ sử dụng.

Mức phí của phần mềm cơ sở tri thức Guru

Guru cung cấp 3 gói phí, trong đó một gói được chia thành hai tùy chọn dựa trên số lượng người dùng. Mỗi gói tập trung vào một nhóm mục tiêu khác nhau và cung cấp một bộ tính năng khác nhau. Nhìn chung, các gói phí dường như rất phải chăng. Chúng ta hãy xem xét từng gói sản phẩm và xem bạn sẽ nhận được gì với số tiền mình bỏ ra.

Bản Free/Starter

Gói phí này miễn phí, nếu bạn không vượt quá giới hạn 3 người dùng. Nếu có nhiều hơn 3 người dùng, gói này sẽ có phí $6/tháng/người dùng theo tháng hoặc $5/tháng/người dùng theo năm. Các tính năng hàng đầu bao gồm tiện ích extension trên trình duyệt, các app Slack & Microsoft Teams, xác minh nội dung theo lịch trình và nhiều tính năng khác.

Gói Builder

Gói Builder sẽ tiêu tốn của bạn $12/tháng/người dùng theo tháng hoặc $10/tháng/người dùng theo năm. Nó cung cấp mọi thứ từ gói Free/Starter và có thêm các quyền nâng cao, thông báo, phân tích, phát hiện nội dung trùng lặp, kiến thức về ngữ cảnh tự động, tùy chỉnh yếu tố thương hiệu và nhiều tính năng khác.

Gói Enterprise

Gói Enterprise không có bất kỳ thông tin cụ thể nào về mức phí và nó yêu cầu bạn liên hệ với bộ phận sales để có mức phí tùy chỉnh. Gói này mang lại sự linh hoạt, vì vậy bạn có thể tự tay chọn các tính năng của mình từ toàn bộ bộ tính năng. Gói sản phẩm này cũng có thể bao gồm các đề xuất nội dung do AI cung cấp, hỗ trợ cao cấp cũng như các dịch vụ triển khai và CSM được chỉ định.

Lời kết

Guru cung cấp chức năng cơ sở tri thức rất toàn diện với một bộ tính năng tuyệt vời và hữu ích. Toàn bộ ứng dụng cung cấp một môi trường làm việc tuyệt vời bao gồm giao diện người dùng trực quan, hấp dẫn cũng như các tùy chọn điều hướng dễ sử dụng. Nó cũng cung cấp một trình soạn thảo bài viết rất tốt với nhiều tùy chọn định dạng văn bản cùng các tính năng khác. Mức phí cũng hợp lý hơn so với những gì bạn nhận được và luôn có thể mở rộng bộ tính năng của mình nếu cần. Nhìn chung, Guru là một phần mềm cơ sở tri thức tuyệt vời sẽ không làm bạn thất vọng.