Review Phần mềm Quản lý Email LiveAgent

Key takeaways

Cài đặt và triển khai LiveAgent để quản lý email

LiveAgent yêu cầu những gì để khởi động mọi thứ? Khá đơn giản, tôi chỉ cần đăng ký và tạo tài khoản dùng thử miễn phí. Có 2 tùy chọn là bản dùng thử 7 ngày hoặc bản dùng thử 30 ngày. Bản dùng thử miễn phí 7 ngày có sẵn cho người dùng có bất kỳ địa chỉ email nào, trong khi bản dùng thử miễn phí 30 ngày chỉ dành cho những người đăng ký bằng địa chỉ email doanh nghiệp. Tôi chỉ cần cung cấp thông tin liên hệ được yêu cầu và có thể truy cập vào tài khoản mới tức thì.

Tôi đã được chào đón bởi một hướng dẫn thiết lập không chỉ dễ điều hướng mà còn thực sự hữu ích để bắt đầu với hầu như tất cả chức năng của LiveAgent. Tôi có thể thiết lập tất cả các kênh giao tiếp của mình, bao gồm cả email và nhiều hơn thế. Nếu bạn muốn sử dụng LiveAgent làm phần mềm quản lý email, tốt nhất nên bắt đầu bằng việc kết nối với các tài khoản email của mình.

LiveAgent cung cấp tùy chọn thêm tài khoản email đến và đi, mang lại cho tôi nhiều tùy chọn khi quản lý email. Tôi cũng có thể chọn sử dụng địa chỉ email mặc định do LiveAgent tạo cho tài khoản của mình. Tích hợp email phổ biến nhất bao gồm Gmail và Outlook, nhưng bạn có thể thêm bất kỳ loại tài khoản email nào mình muốn thông qua IMAP/POP3.

Khi bạn tích hợp tài khoản email của mình hoặc chọn dùng tài khoản mặc định, mọi thứ đều ổn. Quá trình tích hợp rất dễ dàng khi chọn tài khoản Google hoặc Microsoft. Tích hợp IMAP/POP3 hoạt động hơi khác chút nhưng vẫn đủ dễ dàng để hoàn tất vì nó rất giống với việc kết nối tài khoản email với trình quản lý email. Bạn có thể tích hợp nhiều tài khoản email tùy thuộc vào gói LiveAgent đã chọn.

Các tiện ích quản lý email của LiveAgent

Các chức năng của phần mềm quản lý email LiveAgent phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống quản lý ticket, với rất nhiều tính năng tập trung vào việc cải thiện tổ chức và hiệu quả. Email hoặc ticket trong trường hợp này cung cấp các tính năng email tiêu chuẩn như trả lời, chuyển tiếp và hỗ trợ hầu hết mọi loại file đính kèm, thậm chí còn nhiều tính năng hơn nữa. Tôi có thể chia tách ticket và phân bổ chúng cho các nhân viên khác nhau, cũng như hợp nhất chúng trong trường hợp nhận được yêu cầu giống nhau từ hai nguồn khác nhau.

LiveAgent cũng cung cấp khả năng lọc ticket tuyệt vời giúp bạn sắp xếp hộp thư của mình. Bạn có thể sử dụng tag để đánh dấu các ticket này theo nhiều tiêu chí khác nhau do chính bạn đặt ra hoặc để lại ghi chú trong ticket để chia sẻ thông tin quan trọng với những người dùng chung khác. Tôi cũng nhận thấy LiveAgent có thể giúp trả lời nhanh chóng hơn nhờ các câu trả lời được tạo trước và tin nhắn soạn sẵn (macro). Hơn nữa, người dùng hộp thư có thể được chia thành các bộ phận khác nhau và xác định bộ phận nào sẽ chịu trách nhiệm về các loại email nhất định. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, LiveAgent cung cấp các tính năng CRM đơn giản nhưng hiệu quả cũng như các tính năng liên hệ cho cá nhân và doanh nghiệp.

LiveAgent cung cấp nhiều tính năng hơn liên quan đến quản lý ticket và email cũng như các kênh giao tiếp khác. Bạn nhớ xem qua website và tìm hiểu thêm về các tính năng và chức năng quản lý email của nền tảng này. Hơn nữa, LiveAgent còn hỗ trợ một số lượng lớn các tích hợp gốc và bên ngoài, có thể nâng cao chức năng của bạn hơn nữa bất cứ khi nào cần.

Phần mềm quản lý email của LiveAgent khi hoạt động

Chúng ta cùng xem LiveAgent hoạt động như thế nào trong tình huống thông thường. Tôi đã gửi cho mình vài email thử nghiệm để kiểm tra cách thức hệ thống quản lý ticket hoạt động và xem liệu nó có đủ nhạy và phản hồi nhanh chóng không. Tôi rất vui khi nó rất nhạy và khá dễ sử dụng. Sau khi chọn hộp thư cho ticket của mình, tôi có thể xem danh sách các ticket được sắp xếp theo mặc định tầm quan trọng của chúng, nghĩa là ticket càng cũ thì việc trả lời nó càng quan trọng. Thứ tự của ticket cũng có thể được chuyển đổi nếu cần thiết.

LiveAgent có một tính năng thông minh cho phép bạn xác định trạng thái của các ticket chưa được giải quyết bằng cách xem tag mã màu nằm bên trái ticket. Tùy thuộc vào màu sắc, tôi có thể phân biệt giữa email vừa gửi hoặc email đã được ai đó mở, bên cạnh các tùy chọn trạng thái khác. Bạn cũng có thể xem thông tin liên hệ cơ bản, tag, ngày nhận email hoặc các ticket khác được gửi đến, … Nó được thiết kế khá kỹ lưỡng, việc nhìn thấy một hộp thư đầy vẫn khiến bạn cảm thấy lo lắng như trong một hộp thư thông thường. Có một số action (lệnh) và mass action hàng loạt có thể được thực hiện trong hộp thư, chẳng hạn như điều chỉnh bộ lọc, thực hiện chuyển, xóa thư, …

Khi tôi mở bất kỳ ticket nào, giao diện vẫn rất hữu dụng, cung cấp nhiều tùy chọn và tính năng theo nhiều cách. Tôi có thể truy cập chi tiết contact, ghi chú của ticket, tiện ích tích hợp và các tính năng khác ở phía bên phải chế độ view của ticket. Trung tâm màn hình cung cấp chế độ xem tin nhắn cũng như không gian trả lời rộng rãi. Tôi cũng có thể truy cập nhiều chức năng hơn trong phần này và sử dụng các tin nhắn soạn sẵn hoặc các câu trả lời được định trước.

Khi tôi nhấn trả lời, LiveAgent sẽ tự động điền lời chào và cảm ơn, thậm chí nó còn điền tên của người tôi đang trả lời. Đây là một tính năng khá hữu ích, đặc biệt khi bạn phải xử lý hàng tá email hàng ngày. Hệ thống thậm chí còn thêm một đường link sẽ đưa người nhận đến cổng thông tin khách hàng nơi họ có thể cung cấp cho bạn phản hồi hoặc xem lịch sử ticket của mình. LiveAgent hỗ trợ các loại file đính kèm tiêu chuẩn và bạn có thể sao chép và dán hình ảnh trực tiếp vào tin nhắn.

Nhìn chung, làm việc với LiveAgent là một trải nghiệm thú vị, giúp loại bỏ rất nhiều khó khăn khi quản lý email. Việc trả lời diễn ra suôn sẻ và tất cả các tính năng phụ giúp bạn hiểu rõ hơn về người mà bạn đang trao đổi cũng như cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để tăng hiệu quả trong công việc hàng ngày. Mặc dù hệ thống quản lý ticket không nhất thiết phải là một tiêu chuẩn khi nói đến chức năng quản lý email nhưng tôi thấy nó rất hữu ích trong việc xác định các vấn đề cấp bách và ưu tiên cho các email chưa được mở hoặc trả lời.

Mức phí của phần mềm quản lý email LiveAgent

Vì LiveAgent cung cấp nhiều chức năng hơn bên cạnh tiện ích quản lý email, bạn có thể cân nhắc mua một gói sản phẩm sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hơn. Tất cả các gói phí của LiveAgent, bao gồm cả bản miễn phí, đều cung cấp chức năng quản lý email, nhưng bạn có quyền truy cập vào nhiều tính năng quản lý email và quản lý ticket hơn nếu nâng cấp gói sản phẩm. Chúng ta hãy xem những gì mỗi gói sản phẩm sẽ mang lại cho người dùng.

Gói Free

Gói Free không tốn phí và bạn có thể sử dụng bao lâu tùy thích, nhưng nó đi kèm một số hạn chế. Bạn nhận được lịch sử ticket trong 7 ngày, 1 tài khoản email đến và đi và 3 department (bộ phận). Tuy nhiên, bạn cũng có quyền truy cập vào 1 nút live chat, 1 bộ lọc tùy chỉnh, cổng thông tin khách hàng, cơ sở tri thức và cài đặt trọn gói cùng nhiều tiện ích khác.

Gói Small

Gói Small có phí $9/tháng/agent thanh toán theo năm hoặc $12 khi thanh toán theo tháng. Bạn có quyền truy cập vào 1 tài khoản email đến, 3 tài khoản email đi, 10 department, 1 nút live chat, khảo sát mức độ hài lòng khi chat, 1 API key + tích hợp, cơ sở tri thức, dịch vụ khách hàng, cài đặt trọn gói cũng như nhiều tính năng quản lý ticket khác giúp bổ sung nhiều chức năng tuyệt vời cho việc quản lý email của bạn.

Gói Medium

Gói Medium có phí $29/tháng/agent thanh toán theo năm hoặc $35/tháng/agent khi thanh toán theo tháng. Nó cung cấp cho bạn quyền truy cập vào mọi thứ từ gói Small, cộng với 10 tài khoản email đến, 10 tài khoản email đi, hỗ trợ tổng đài cuộc gọi, 20 department, IVR, đào tạo sản phẩm, hosting domain tùy chỉnh, 20 event rule, 10 quy tắc thời gian, 5 cấp độ SLA cùng nhiều tính năng tuyệt vời hơn.

Gói Large

Gói Large có phí $49/tháng/agent thanh toán theo năm hoặc $59/tháng/agent khi thanh toán theo tháng. Bạn nhận được mọi thứ từ 2 gói sản phẩm, cũng như 40 tài khoản email đến, 40 tài khoản email đi, 3 tài khoản WhatsApp, 50 department, đa cơ sở tri thức, quản lý tài khoản cấp cao, 2 cơ sở tri thức, 100 event rule, báo cáo thời gian, 10 Cấp độ SLA, nhật ký audit …

Gói Enterprise

Gói Enterprise có phí $69/tháng/agent thanh toán theo năm hoặc $85/tháng/agent khi thanh toán theo tháng. Nó cung cấp tất cả các tính năng từ tất cả các gói trước đó nhưng bổ sung thêm nhiều dịch vụ cho những khách hàng có yêu cầu. Bạn nhận được trình quản lý tài khoản chính chuyên dụng, hỗ trợ ưu tiên, hỗ trợ tích hợp WhatsApp, thiết lập thanh toán tùy chỉnh, quản lý phát hành theo lịch, cuộc gọi và báo cáo đánh giá dịch vụ, tối đa 40 role tùy chỉnh, đa cơ sở tri thức, tích hợp các kênh hỗ trợ.

Lời kết

LiveAgent có thể hỗ trợ bạn rất tốt như một phần mềm quản lý email và nó cung cấp tất cả chức năng quan trọng mà bạn có thể yêu cầu từ một giải pháp như vậy. Ngoài ra, nó còn lý tưởng cho nhiều use case khác và bạn có thể hưởng lợi rất nhiều nếu cần các phương tiện giao tiếp khác ngoài email. Dù có thế nào, LiveAgent vẫn là một giải pháp tuyệt vời để quản lý email và bạn sẽ không thất vọng, bất kể bạn chọn gói sản phẩm nào.