Mẫu email xác minh

Mỗi tổ chức hoạt động trong thế giới kỹ thuật số cần chứng thực danh tính của người dùng hoặc khách hàng. Khi bạn không thể gặp mọi người mặt đối mặt trong văn phòng, kiểm tra ID của họ, hoặc hỏi họ ký các giấy tờ, bạn phải dùng các cách khác để kiểm tra liệu thông tin họ chia sẻ có đúng không và phát minh của họ là chính chủ. Điều này đặc biệt đúng khi bạn vận hành một cổng thông tin khách hàng.

Vậy thì làm thế nào bạn có thể xác minh rằng khách hàng của bạn là những người như họ nói? Một cách để làm nó là gửi một email xác minh.

Email xác minh là gì? Tại sao nó quan trọng?

Email xác minh là loại email được gửi đến người dùng hoặc khách hàng sau khi họ đã tiến hành một hành động nhất định. Hành động này có thể là tạo tài khoản, đăng ký bản tin, bỏ phiếu trong cuộc thi đấu, hoặc tạo phiếu hỗ trợ.

Email xác minh nên thông báo cho người dùng rằng họ cần xác nhận hành động của họ. Họ có thể làm vậy bằng cách nhấn vào một liên kết hay một nút đặt trong email, hoặc gửi một mã được gửi đến họ qua một trang mạng chuyên dụng.

Email xác minh là cốt lõi của mọi cơ sở dữ liệu phiếu khỏe mạnh. Nếu có bất kỳ hành động nào, yêu cầu người dùng hoặc khách hàng cung cấp địa chỉ email hoặc số điện thoại, nó nên được tiếp theo bởi một email xác minh.

Việc yêu cầu người dùng xác nhận dữ liệu giúp làm giảm số tài khoản rác không được xác minh. Nó cũng giúp nhóm tiếp thị của bạn được dễ dàng hơn trong việc giao tiếp với người dùng hay khách hàng.

Hơn nữa, xác minh hữu ích cho chính người dùng vì nó làm giảm nguy cơ họ tạo tài khoản bằng cách dùng một địa chỉ email không thích hợp hoặc đã cũ mà họ không còn truy cập nữa.

Khi nói đến quản lý một cổng thông tin khách hàng, bạn cũng cần đảm bảo tất cả tài khoản dùng để truy cập nó là hợp lệ và được sở hữu bởi khách hàng hoặc người dùng của bạn.

Ví dụ về tiêu đề email xác minh

• Xác nhận địa chỉ email của bạn
• Vui lòng xác minh email của bạn cho [công ty]
• Xác minh địa chỉ email của bạn cho [tên của cổng thông tin khách hàng]
• Chào mừng đến [cổng thông tin khách hàng], vui lòng xác minh địa chỉ email của bạn
• [tên], vui lòng xác minh tài khoản của bạn
• [công ty] – xác minh tài khoản
• [công ty] – xác minh email
• [địa chỉ email] – hoàn tất việc đăng ký của bạn cho [công ty/cổng thông tin khách hàng]!
• Kích hoạt tài khoản [công ty] của bạn
• Email xác minh
• Mã xác minh của bạn
• Mã an ninh [cổng thông tin khách hàng] của bạn là: [mã]
• Kiểm tra mã xác minh cho [công ty]
• Vui lòng xác minh địa chỉ email của bạn
• Sắp xong rồi!
• Bạn sắp xong rồi!

Ý tưởng về mẫu email xác minh

Mẫu email xác minh ngắn

---

---

---

Mẫu email xác minh nhấn mạnh giá trị

---

Mẫu email xác minh với một liên kết xác nhận

---

Mẫu email xác minh với một mã

---

Mẫu email xác minh “Cảm ơn bạn”

Mẫu email xác minh – Câu hỏi thường gặp

Tôi nên gửi một email xác minh khi nào?

Tốt nhất là gửi email xác minh ngay sau khi một người dùng tạo ra tài khoản cổng thông tin khách hàng, do đó họ có thể tiếp tục quy trình đăng ký và truy cập cổng thông tin càng sớm càng tốt. Ví dụ, khi một người dùng tạo tài khoản sử dụng địa chỉ email của họ, họ nên nhận được một email xác minh ngay lập tức để họ có thể xác nhận nó và tiến hành các bước tiếp theo.

Email xác minh của tôi nên dài bao nhiêu?

Một email xác minh nên rất ngắn và đi thẳng vào trọng điểm. Chủng chỉ nên từ ba đến bốn dòng văn bản. Thông báo cho người dùng những điều họ cần làm để tiến hành tạo tài khoản cổng thông tin khách hàng của họ. Sử dụng ngôn từ đơn giản. Nếu một người nhận phải thực hiện một hành động nhất định, họ nên biết chính xác những điều trông đợi ở họ.

Tôi có nên viết một email thuần văn bản hay gửi một email bằng HTML?

Có một khác biệt lớn giữ một email thuần văn bản và một email HTML. Email thuần văn bản chỉ bao ngồm văn bản mà không có bất kỳ định dạng đặc biệt nào. Email thuần văn bản cũng cho phép bạn chèn các hình ảnh đơn giản hoặc hình động vào bản sao chép email. Mặt khác, một phiên bản HTML bao gồm các hình ảnh, màu sắc, và các tùy chọn định dạng văn bản khác. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào chiến lược tiếp thị của bạn, thương hiệu, phong cách hướng dẫn, và các yếu tố khác.

Nhìn chung, email xác minh nên cực kỳ đơn giản, do đó việc dùng một email thuần văn bản thường là một ý kiến hay.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “When should I send a verification email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: ” The best time to send verification emails is right after a user creates a customer portal account, so they can continue with the signup process and access the portal as soon as possible.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “How long should my verification emails be?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “A verification email should be very short and straight to the point. They should only be three to four lines of text.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Should your business write plain text emails or send emails in HTML?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “In general, verification emails should be incredibly simple, so using a plain text email is usually a good idea.” } }] }