Mẫu thư từ chối

Cho dù mọi doanh nghiệp đều luôn muốn làm hài lòng khách hàng của họ, nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thể nói đồng ý với tất cả các yêu cầu của khách hàng. Việc chấp nhận rằng khách hàng luôn đúng sẽ khiến bạn khó tìm ra cách từ chối khách hàng mà không làm họ thất vọng hoặc mất lòng. Tuy nhiên, khi khách hàng yêu cầu một thứ gì đó không có sẵn, không hợp lý, hoặc đơn giản là bạn không thể cung cấp, thì tất cả những người tương tác trực tiếp với khách hàng cần biết cách nói không với khách hàng một cách lịch sự.

Cách nói không với khách hàng mà không làm ảnh hưởng đến khách hàng

Làm cách nào để nói không với các yêu cầu hoặc đòi hỏi của khách hàng mà không khiến khách hàng tức giận, bực bội, hoặc thất vọng? Sau đây là một số điều cơ bản cần ghi nhớ bất cứ khi nào bạn phải viết thư từ chối cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của bạn.

• Hãy nói “không” bằng cách sử dụng ngôn ngữ tích cực, đó là cách giao tiếp duy nhất bạn nên sử dụng khi viết thư từ chối.
• Cấu trúc đơn giản cho một thư từ chối: thể hiện sự đánh giá cao khách hàng, cung cấp các tin tức mới, cho biết lý do từ chối, đề nghị giúp đỡ khách hàng, kết thúc bằng một ghi chú ấn tượng.
• Sử dụng những câu nói có tính thông cảm để thể hiện rằng bạn hiểu cảm xúc của khách hàng (Chẳng hạn như: Tôi hoàn toàn hiểu điều đó…, tôi biết rằng điều đó sẽ khiến bạn khó chịu như thế nào…, v.v. )
• Luôn cung cấp lời giải thích tận tình về lý do tại sao bạn không thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng (tức là có điều gì đó đi ngược lại chính sách của công ty).
• Khẳng định lời từ chối của bạn mà không đưa ra những lời hứa hão huyền với khách hàng (tức là không hứa triển khai một tính năng nào đó trong tương lai gần, nếu bạn không thực sự định làm điều đó).
• Tìm giải pháp thay thế gần nhất, nếu có thể. Ngay cả khi nó không hiệu quả với khách hàng, họ vẫn sẽ đánh giá cao nỗ lực của bạn.
• Làm cho khách hàng hiểu rằng bạn đang nói không với yêu cầu của họ, chứ không phải nói không với cá nhân họ.
• Nếu mọi thứ thay đổi, hãy liên hệ với khách hàng để cho họ biết rằng hiện tại bạn đã có thể đáp ứng yêu cầu của họ.

Cách nói không với khách hàng: 7 Mẫu thư từ chối

Cho dù là bạn sợ sẽ bị mang tiếng xấu, làm hỏng mối quan hệ của bạn với khách hàng, hay hoàn toàn làm hỏng việc của khách hàng, thì việc từ chối yêu cầu của khách hàng sẽ rất khó khăn đối với bạn nếu bạn không biết cách thực hiện điều đó một cách chuyên nghiệp. Trên thực tế, học cách từ chối là một kỹ năng cần thiết, đặc biệt là đối với những người làm việc ở vị trí đối mặt với khách hàng. Sau đây là một số mẫu thư từ chối tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng (và cá nhân hóa) cho các tương tác với khách hàng của bạn.

Cách từ chối yêu cầu của khách hàng về tính năng

Cách từ chối khách hàng về yêu cầu của khách hàng đối với tính năng đã bị xóa

Cách từ chối khách hàng đối với yêu cầu giảm giá

Cách từ chối khách hàng đối với yêu cầu hoàn tiền/trả hàng/đổi hàng 

Cách từ chối khách hàng đối với yêu cầu bạn làm công việc của họ cho họ

Cách từ chối cuộc gặp mặt với khách hàng

Cách từ chối dự án của khách hàng

Các câu hỏi thường gặp

Thư từ chối là gì?

Thư từ chối là một thư chính thức để thông báo cho ứng viên rằng họ sẽ không được tuyển dụng.

Bạn nên nói gì trong thư từ chối?

Thư nên tóm tắt ngắn gọn lý do chính của việc không tuyển dụng ứng viên. Thư nên kết thúc bằng một lời cảm ơn. Hơn nữa, thư từ chối nên được gửi trong vòng một tuần sau cuộc phỏng vấn.

Cách viết một lá thư từ chối khéo léo

Thư phải được gửi cho ứng viên và được viết ở ngôi thứ ba. Nó phải chuyên nghiệp, lịch sự, và ngắn gọn.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Thư từ chối là gì?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Thư từ chối là một thư chính thức để thông báo cho ứng viên rằng họ sẽ không được tuyển dụng.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Bạn nên nói gì trong thư từ chối?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Thư nên tóm tắt ngắn gọn lý do chính của việc không tuyển dụng ứng viên. Thư nên kết thúc bằng một lời cảm ơn. Hơn nữa, thư từ chối nên được gửi trong vòng một tuần sau cuộc phỏng vấn.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Cách viết một lá thư từ chối khéo léo”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Thư phải được gửi cho ứng viên và được viết ở ngôi thứ ba. Nó phải chuyên nghiệp, lịch sự, và ngắn gọn.” } }] }