Mẫu email phải đọc

Thỉnh thoảng sẽ có tin tức hoặc thông báo rất quan trọng mà bạn có thể gắn mác là thông tin “phải đọc”. Đây có thể là phần cập nhật về công ty, tình huống hiện tại, hoặc thông báo về một trong số các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Khi bạn thấy thông tin này rất quan trọng, thì một trong những cách tốt nhất để chia sẻ nó là gửi các email phải đọc. Chúng có thể được gửi đến cho toàn bộ danh sách email của bạn hoặc chỉ nhắm đến những phân đoạn có liên quan cụ thể đến thông tin này (chúng tôi mong cơ sở dữ liệu người dùng của bạn được phân chia!).

Email là biện pháp hiệu quả để lan truyền những tin tức phải đọc vì nó vẫn là phương pháp phổ biến trong giao tiếp. Hầu hết mọi người sử dụng email hàng ngày và để hộp thư của họ mở, vậy nên họ sẽ được mở tin nhắn của bạn ngay sau khi nó được gửi. Hơn nữa, bạn có thể kiểm tra tỷ lệ mở để biết có bao nhiêu người nhận thực sự đang đọc thông tin quan trọng mà bạn muốn chia sẻ với họ.

Với kiến thức này, bạn sẽ nhận ra mức độ hiệu quả của các email phải đọc. Ví dụ, nếu tỷ lệ mở thấp, thì bạn cần tăng sức ảnh hưởng của các tin nhắn bằng cách viết dòng tiêu đề nổi bật hơn trong các hộp thư tràn đầy.

Email phải đọc chính xác là gì?

Bất kỳ email nào chứa đựng hoặc hướng đến thông báo mà bạn xem xét là cần đọc có thể được xếp vào email phải đọc. Không giống như các email có nội dung khác như bản tin, email phải đọc không có một lịch gửi cố định. Chúng chỉ được gửi khi cần thiết.

Nếu thông báo bạn cần thực hiện khá ngắn, thì bạn có thể bao gồm những thông tin này trong chính nội dung email. Nhưng, nếu phần cập nhật dài hơn hoặc định dạng làm cho nó không thích hợp để người nhận đọc từ hộp thư, thì bạn tốt hơn nên gửi nó như bản đính kèm vào tin nhắn. Bạn cũng có thể gửi một email phải đọc giải thích ngắn gọn về vấn đề và bao gồm một liên kết đến một vị trí trực tuyến khác nơi mà toàn bộ bản văn phải đọc có thể được truy cập.

Dòng tiêu đề của email phải đọc

• Cập nhật quan trọng của [công ty] bên trong
• Phải đọc: thông báo về [vấn đề]
• Vui lòng tìm hiểu một cập nhật quan trọng từ [công ty] được kèm theo
• Tin tức về [vấn đề] cùng với tin nhắn này
• Truy cập [trang web/blog/các nguồn khác] của chúng tôi cho một thông báo quan trọng.
• Thông báo từ [công ty] về [vấn đề]: đi theo liên kết bên trong

Mẫu email phải đọc

Mẫu email phải đọc 1 – thông báo trong nội dung tin nhắn

Mẫu email phải đọc 2 – thông báo đính kèm

Mẫu email phải đọc 3 – liên kết đến một nguồn bên ngoài

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể gửi email phải đọc bao lâu một lần?

Bạn có thể gửi email phải đọc bất cứ khi nào bạn có một tin cập nhật quan trọng mà bạn cảm thấy tất cả khách hàng nên xem. Để đảm bảo thông tin này đến với nhiều người nhất có thể, và để quan sát tỷ lệ mở thực sự (để biết liệu người nhận có đúng là đọc thông báo này hay không), những tin nhắn này nên được gửi như một email riêng với những nội dung khác.

Như vậy, chúng sẽ không có một lịch đăng thường xuyên như những email nội dung khác thường làm. Thay vì vậy, bạn cần xác định khi nào là cần thiết cho một email phải đọc, và nếu bạn thấy bạn đang gửi quá nhiều thì việc xếp loại về những tin được coi là cần thiết có thể là sai.

Thông báo phải đọc có thể được đăng ở đâu?

Nơi tốt nhất để chia sẻ một thông tin quan trọng thường là trong chính nội dung của email. Điều này cho phép người nhận đọc tin cập nhất một cách nhanh chóng và dễ dàng mà không phải nhấn vào bất kỳ liên kết hoặc nút nào và lại phải chuyển đến nơi nào khác.

Tuy nhiên, một thông báo có thể đơn giản là quá dài đến nỗi không thể trình bày bằng văn bản của email, hoặc bạn muốn cung cấp thông tin bổ sung trong một nơi mà nó có thể được thấy vĩnh viễn thay vì bị trôi mất trong một hộp thư. Trong bất kỳ tình huống nào như vậy, ý kiến hay là gửi một tin nhắn với một tài liệu đính kèm hoặc một liên kết đến thông tin phải đọc được đăng trên trang web, blog, hoặc các nền tảng truyền thông xã hội của bạn.

Tôi có thể gửi email phải đọc trong nội bộ công ty không?

Trọng tâm của vấn đề này là thông tin phải đọc là loại nội dung cho người dùng hiểu được. Tuy nhiên, đương nhiên là có những thông tin liên quan tới kinh doanh chỉ nên được chia sẻ trong nội bộ. Một số mẫu email áp dụng các tin cập nhật cho nội bộ cũng như cho bên ngoài, nhưng, một số thông báo chỉ phù hợp là bản sao email hoặc bài đăng trên mạng nội bộ bởi vì chúng sẽ có các thông tin mật mà bạn không nên đăng trên trang web của mình nơi mà nó có thể được tìm thấy công khai.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “How often can I send must-read emails?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “You can send must-read emails whenever you have an important update that you feel should be seen by all your clients. However, you need to determine when a must-read email is necessary, and if you find that you are sending too many then your classification of what is considered essential news might be wrong.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Where can a must-read statement be posted?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “The best place to share an important statement is usually in the body of the email itself. However, if the announcement is too long, it would be a good idea to send a message with an attached document or a link.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Can I send a must-read email internally?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Yes, but before you send the email, determine if the announcement contains any confidential information, so you can choose a proper channel to spread the message. As a result, you will avoid potentially harmful mistakes.” } }] }