Mẫu dịch vụ khách hàng

Email vẫn là một trong những kênh dịch vụ khách hàng chính đối với một số lượng lớn người tiêu dùng. Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp đều nỗ lực hết sức để đưa ra những phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp – trên thực tế, một số không hề phản hồi. Cuộc khảo sát của SuperOffice cho thấy 62% công ty không trả lời email dịch vụ khách hàng, 90% không thông báo cho khách hàng rằng đã nhận được email, trong khi 97% không theo dõi để xem liệu khách hàng có hài lòng với câu trả lời hay không.

Mặc dù gần như không thể tạo thủ công từng email cho khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại, nhưng việc sử dụng các mẫu dịch vụ khách hàng bao gồm nhiều tình huống khác nhau có thể giúp ích rất nhiều cho các nhóm dịch vụ khách hàng, đặc biệt là những người phải xử lý một lượng lớn email. Với các mẫu như một khối khởi đầu, đại lý của bạn có thể giúp nhiều khách hàng hơn trong thời gian ngắn hơn và ít căng thẳng hơn, đồng thời đảm bảo họ cung cấp dịch vụ nhất quán.

Lợi ích của việc sử dụng các mẫu email dịch vụ khách hàng

• Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả đại lý. Sử dụng các mẫu dịch vụ khách hàng khi trả lời khách hàng sẽ giúp nhóm hỗ trợ của bạn không phải tạo các câu trả lời riêng lẻ, tối ưu hóa thời gian của họ và nâng cao hiệu quả.

• Giảm số lượng lỗi của con người. Với các mẫu phản hồi email dịch vụ khách hàng được tạo sẵn, đã thử và đã thử nghiệm, bạn có thể loại bỏ lỗi do con người gây ra và loại bỏ nguy cơ gửi thư không chính xác có thể khiến khách hàng thất vọng.

• Duy trì thông điệp nhất quán của công ty. Các mẫu email dịch vụ khách hàng đảm bảo rằng mọi người trong nhóm hỗ trợ của bạn đều ở trên cùng một trang trong khi tiếng nói thương hiệu của bạn vẫn hiện diện trong mọi tương tác của khách hàng.

Các mẫu email phổ biến cho dịch vụ khách hàng

Việc xây dựng thư viện mẫu email mẫu của riêng bạn cho dịch vụ khách hàng có thể vừa khó khăn vừa tốn thời gian. Dưới đây là một số mẫu email đã được chứng minh dựa trên 10 tình huống khác nhau mà nhóm hỗ trợ của bạn có thể sử dụng và điều chỉnh khi cần thiết khi tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng.

Mẫu email trả lời tự động

Đăng ký bằng mẫu email khách hàng

Mẫu email cảm ơn

Mẫu email phản hồi khách hàng giận dữ

Mẫu email trả lời khách hàng vui vẻ

Mẫu email phản hồi khiếu nại của khách hàng

Mẫu email phản hồi bị trì hoãn

Mẫu email tiếp theo

Mẫu email nhắc nhở gia hạn

Mẫu email hoàn lại tiền

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào bạn có thể cải thiện dịch vụ khách hàng trong công ty của bạn?

Ngành dịch vụ khách hàng là một trong những ngành phát triển nhanh nhất trên thế giới. Với sự trợ giúp của phần mềm dịch vụ khách hàng, bạn sẽ có thể theo dõi nhiều cuộc trò chuyện cùng một lúc và hoàn thành nhiều việc hơn trong một ngày.

Làm thế nào để bạn viết một email dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp?

Khi trả lời khiếu nại của khách hàng, hãy đảm bảo giải quyết vấn đề và sử dụng tên của khách hàng. Để trả lời một cách thích hợp, bạn cũng nên sử dụng một giọng điệu chuyên nghiệp đồng thời thân thiện và lịch sự.

Tại sao bạn nên tập trung vào dịch vụ khách hàng tốt?

Dịch vụ khách hàng tốt là một phần quan trọng để vận hành một doanh nghiệp thành công. Nó có thể cải thiện danh tiếng của công ty bạn và giúp giữ chân khách hàng của bạn.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Hỏi”, “name”: “Làm thế nào bạn có thể cải thiện dịch vụ khách hàng trong công ty của bạn?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Đáp”, “text”: “Ngành dịch vụ khách hàng là một trong những ngành phát triển nhanh nhất trên thế giới. Với sự trợ giúp của phần mềm dịch vụ khách hàng, bạn sẽ có thể theo dõi nhiều cuộc trò chuyện cùng một lúc và hoàn thành nhiều việc hơn trong một ngày.” } }, { “@type”: “Hỏi”, “name”: “Làm thế nào để bạn viết một email dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Đáp”, “text”: “Khi trả lời khiếu nại của khách hàng, hãy đảm bảo giải quyết vấn đề và sử dụng tên của khách hàng. Để trả lời một cách phù hợp, bạn cũng nên sử dụng một giọng điệu chuyên nghiệp đồng thời thân thiện và lịch sự. ” } }, { “@type”: “Hỏi”, “name”: “Tại sao bạn nên tập trung vào dịch vụ khách hàng tốt?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Đáp”, “text”: “Dịch vụ khách hàng tốt là một phần quan trọng để vận hành một doanh nghiệp thành công. Nó có thể cải thiện danh tiếng của công ty bạn và giúp giữ chân khách hàng của bạn.” } }] }