Cách để kết thúc một email (Mẹo + template)

Do đa số việc giao tiếp của doanh nghiệp ngày nay được xử lý bằng email, nên cả việc bắt đầu và kết thúc email một cách chuyên nghiệp là rất quan trọng. Tuy nhiên, vì mọi tâm điểm chú ý đều dồn vào tiêu đề và đầu email, kết thúc email thường bị bỏ qua.

Trong thực tế, kết thúc một email liên quan đến công việc đúng cách cũng quan trọng như mở đầu email. Kết thúc email đúng cách sẽ để lại cho người nhận một ấn tượng cuối cùng tích cực, thúc đẩy người đọc hành động, xác định người gửi và ý định của họ, và cung cấp cho người nhận thông tin liên lạc của bạn (nó sẽ giúp họ liên lạc với bạn dễ dàng hơn.) Đọc tiếp để biết về cách kết thúc email công việc một cách thích hợp và tận dụng danh sách kết thúc email chuyên nghiệp của chúng tôi, cũng như ví dụ về các dòng kết thúc phù hợp với nhiều ngữ cảnh.

Kết thúc email của bạn nên có những gì

1. Dòng kết thúc

Trước khi gửi email của bạn, hãy đảm bảo rằng nó có một dòng kết thúc ngắn để tạo sự chuyển giao mượt mà giữa nội dung chính của email với việc dừng email của bạn. Dòng kết thúc này có thể bày tỏ lòng biết ơn vì người nhận đã dành thời gian cho bạn, là một lời kêu gọi hành động, hay là một lời nhắn cho thấy bạn mong đợi phản hồi.

2. Đóng (kết thúc trò chuyện)

Trừ khi bạn rất thân với người nhận, mọi email công việc đều yêu cầu kết thúc một cách chuyên nghiệp, có thể trang trọng hoặc không dựa trên kiểu quan hệ bạn có và bối cảnh của việc giao tiếp. Đóng email thường được dùng nhất là “regards” và “best” nhưng chúng tôi cũng đã chuẩn bị một danh sách ví dụ (ở bên dưới), cả trang trọng và không trang trọng.

3. Nói tên của bạn

Luôn bao gồm họ và tên của bạn trong chữ ký email nếu đây là lần đầu bạn viết email cho người này. Với những cuộc trò chuyện với đồng nghiệp, hoặc những người bạn đã biết và đã trao đổi nhiều email, kết thúc email với tên là đủ. Xin lưu ý, nên tránh việc ký tên bằng biệt danh trừ khi biệt danh của bạn được biết rộng rãi và được sử dụng thay cho tên của bạn.

4. Chức danh và công ty

Nhớ thêm chức danh hiện tại và tên công ty vào chữ ký email của bạn để loại bỏ sự nhầm lẫn việc bạn là ai, đặc biệt nếu như bạn đang cold-emailling khách hàng tiềm năng. Nếu bạn đang nộp đơn xin việc, chúng tôi khuyên bạn nên bỏ thông tin việc làm hiện tại (email và số điện thoại) khỏi chữ ký của bạn.

5. Thông tin liên hệ

Thậm chi khi người nhận có thể đã biết email của bạn, việc đưa thông tin liên hệ bổ sung trong chữ ký của bạn luôn luôn hữu ích, chẳng hạn như số điện thoại trực tiếp của bạn, vì vài người thích liên lạc thông qua những kênh giao tiếp khác hơn.

6. Tài nguyên bổ sung

Bạn cũng có thể cân nhắc thêm đường link vào chữ ký của mình. Đó có thể là đường link dẫn đến website của bạn, hồ sơ LinkedIn của bạn hoặc các tài khoản truyền thông xã hội liên quan khác, trang đích mà bạn muốn quảng cáo, hồ sơ nghệ thuật online của bạn, lịch online của bạn, bài blog mới nhất của bạn, v.v….

Ví dụ và mẫu cho kết thúc email

Các cụm từ đóng email chuyên nghiệp

Khi quyết định kiểu kết thúc phù hợp với email công việc của bạn, hãy nghĩ về người bạn đang gửi mail đến và tại sao. Nếu bạn không chắc kiểu kết thúc nào phù hợp nhất trong một tình huống cụ thể, tốt nhất là nên sử dụng một cụm từ trịnh trọng hơn. “Best”, “Regards”, “All the best”, and “Best regards” là một vài cụm an toàn nhất có thể được dùng trong mọi tình huống và mọi kiểu email. Đây là vài ví dụ nữa về những cách đóng email thường chuyên nghiệp thông thường và hay được dùng nhất:

---

---

---

---

Ví dụ dòng kết thúc email

Đựa vào ngữ cảnh của tin nhắn email của bạn, bạn cũng có thể thêm một câu kết email ngắn trước khi bạn kết thúc. Dùng một trong những dòng kết email bên dưới để đảm bảo rằng tin nhắn của bạn mang tính tích cực và cho người nhận biết rằng bạn chờ phản hồi của họ hoặc một cuộc đối thoại trong tương lai.

Cách để kết thúc email cold-sale

Tìm ra cách thích hợp để kết thúc một cold-email có thể là sự khó khăn với bất kỳ chuyên gia sale nào. Đây là vài ví dụ về những gì bạn có thể cho vào phần cuối của email cold sale của bạn để thuyết phục khách hàng tiềm năng trả lời:

Cách kết thúc một email sale follow up

Email follow-up là điều bắt buộc trong bất kỳ chiến lược cold-email nào. Đây là cách bạn kết thúc một sale follow up email để khuyến khích khách hàng tiềm năng của bạn trả lời thậm chí cả khi nỗ lực liên lạc với họ lần trước đã không thành công:

Cách kết thúc một email sau mua(post-purchase)/chào mừng khách hàng

Email sau mua và email chào mừng khách hàng là một trong những email quan trọng nhất trong chiến dịch email marketing nhắm tới xây dựng mối quan hệ với khách hàng lâu dài. Đây là những câu kết email bạn có thể dùng cho những kiểu email này:

Cách kết thúc một email dịch vụ khách hàng

Khi bạn kết thúc email dịch vụ khách hàng của mình, nó luôn là một ý tưởng tốt khi khuyến khích khách hàng của mình liên hệ nếu họ có thắc mắc, hoặc vấn đề khác. Bạn nên cam đoan với họ rằng bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ. Đây là vài ví dụ hữu ích mà bạn có thể dùng để kết thúc email dịch vụ khách hàng:

Cách kết thúc một email xin lỗi khách hàng

Khi nói đến việc viết email xin lỗi khách hàng và làm việc với những khách hàng đang bực tức, bạn nên lặp lại lời xin lỗi lần nữa vào cuối email của mình, và nói rằng bạn trân trọng sự kiên nhẫn và thông cảm của họ:

Tóm tắt

Một kết thúc email thường chỉ là một lời kết hoặc một câu ngắn và tiếp nối bằng chữ ký của bạn, nhưng tìm những từ ngữ và giọng điệu phù hợp để kết thúc email thường cần rất nhiều thời gian suy nghĩ. Cách bạn kết thúc email có thể thực sự tạo nên một tác động lớn đến quyết định của người nhận trong việc trả lời email của bạn. Biết cách kết thúc email chuyên nghiệp là chìa khóa của việc giao tiếp hiệu quả, để lại cho người đọc một ấn tượng tích cực, và tăng tỷ lệ phản hồi email. Nếu bạn không chắc về cách kết thúc email công việc kế tiếp của mình, những ví dụ bên trên có thể sẽ giúp ích cho bạn đấy.

Các câu hỏi thường gặp về kết thúc email

Vì sao kết thúc email lại quan trọng?

Vì kết thúc email là thứ cuối cùng người nhận đọc, nó có thể là một nhân tố thúc đẩy tốc độ trả lời của họ – hoặc họ có trả lời hay không. Với việc kết thúc email một cách lịch sự, chuyên nghiệp và đúng đắn, bạn có nhiều cơ hội nhận được phản hồi tích cực hơn.

Kiểu kết email nào không phù hợp với email làm việc?

Thậm chí nếu bạn có một mối quan hệ ngoài công việc với người nhận, nên tránh việc kết thúc mail không chuyên nghiệp khi giao tiếp trong công việc. Những kết thúc “không chuyên nghiệp” này bao gồm “Have a blessed day” (or anything else with religious overtones), “Peace out!” (or any other slang), “Thx” (or any other abbreviations), “See ya later” (or any other informal sign-offs), “Yours truly”/ “Love” (or anything else that suggests devotion).

Bạn nên định dạng kết thúc email như thế nào?

Mặc dù việc kết thúc email công việc một cách chuyên nghiệp là quan trọng, nhưng định dạng cũng rất quan trọng trong việc tạo ấn tượng cuối. Hãy chắc rằng bạn có dấu phẩy sau lời remark của bạn, và thêm một một dòng trắng và gõ tên đầy đủ của bạn, nối tiếp với chức danh, công ty, và bất kỳ thông tin liên lạc nào bạn muốn cung cấp.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Why are email closings important?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Since an email closing is the last thing your recipient reads, it can be a motivating factor in how quickly they respond – or whether they are going to respond at all. By finishing your email in a polite, professional and appropriate way, you have a better chance of receiving a positive response.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Which sign-offs are not appropriate for a business email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Even if you have a casual relationship with the recipient, unprofessional closings should be avoided in any type of business communication. These unprofessional closings include Have a blessed day (or anything else with religious overtones), Peace out! (or any other slang), Thx (or any other abbreviations), See ya later (or any other informal sign-offs), Yours truly/ Love (or anything else that suggests devotion)” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “How should you format an email closing?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “While it’s important to end a business email in a professional way, proper formatting is also critical for making a good final impression. Make sure to include a comma after your closing remark, then add a space and type your full name, followed by your title, company, and any contact information you want to provide.” } }] }