Thư cảm ơn

Email cảm ơn hay thư cảm ơn?

Xem xét đến quy mô và loại hình doanh nghiệp do bạn điều hành, cũng như số lượng khách hàng mà bạn muốn thể hiện lòng biết ơn, thì bạn có thể chọn email hoặc thư cảm ơn in giấy (gửi qua đường bưu điện bình thường). Một số yếu tố để đưa ra quyết định khi chọn giữa hai kiểu trên là:

• Thời gian gửi thư: Thư truyền thống sẽ đến sớm nhất là vào ngày sau khi bạn gửi nó. Nếu thời gian không quan trọng, bạn có thể gửi thư. Nhưng khi cần thực hiện ngay lập tức – như là cảm ơn khách hàng vì đã mua – email sẽ thuận tiện hơn.
• Mức độ trang trọng: Vì email được xem xét là ít trang trọng hơn những bức thư trong thế giới kinh doanh nếu bạn muốn giữ giao tiếp trang trọng với khách hàng – hãy chọn những bức thư.
• Nội dung tin nhắn: Email cho phép thêm vào các đồ họa, hình ảnh, video, liên kết, hoặc đính kèm tập tin – nếu bạn muốn tin nhắn cảm ơn của bạn sáng tạo hơn là một bản in thuần văn bản, email là một biện pháp nên được chọn.
• Hạn chế ngân sách: Gửi email thì rẻ hơn, gửi thư thì yêu cầu nhiều chi phí hơn (giấy, in ấn, phí dịch vụ bưu điện). Đối với một doanh nghiệp toàn cầu có khách hàng trên toàn thế giới thì email sẽ là lựa chọn hợp lý duy nhất.

Cách viết thư cảm ơn khách hàng

Bất kỳ bức thư tri ân khách hàng nào cũng nên có một cấu trúc chung theo phong cách trang trọng hơn một email, và luôn cần bao gồm những yếu tố cơ bản nhất định của thư cảm ơn. Dưới đây là một số mẹo hữu ích về cách tạo một thư cảm ơn cho khách hàng của bạn:

1. Sử dụng lời chào thích hợp

Chọn lời chào đúng cho thư tri ân phụ thuộc vào quan hệ của bạn với khách hàng. Vẫn tốt hơn nếu sử dụng câu chào trang trọng hơn như là; “Kính gửi Ông/Bà Carter,” hoặc “Kính gửi John,”. Những lời chào thân thiện hơn như; “Chào,” “Xin chào,” hoặc “Chào Bạn,” cần phải tránh. Cũng hãy đảm bảo kiểm tra chính tả hai lần tên của người nhận, nếu không, bạn sẽ có nguy cơ tạo một ấn tượng xấu ngay từ ban đầu.

2. Tập trung vào mục đích của bức thư

Mục đích chính của một thư cảm ơn nên là thể hiện lòng tri ân và biết ơn đối với khách hàng trung thành. Hãy kiềm chế mong muốn nói về doanh nghiệp của bạn lần nữa. Đừng đề cập bất kỳ điều gì về việc bán hàng sắp tới, những ưu đãi đặc biệt, sản phẩm mới, hoặc bất kỳ thứ gì khác có thể bị coi là quảng cáo. Vì nó có thể làm khách hàng hiểu lầm quan điểm ban đầu của bạn.

3. Thêm vào một vài dòng tiếp sau đó

Sau khi cảm ơn khách hàng về những gì họ đã làm, hãy cân nhắc đến việc thêm vào một số thông báo tiếp sau đó cho thấy bạn chú ý đến nhu cầu của khách hàng. Nó có thể đề cập đến việc bạn luôn sẵn sàng nếu họ có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Hoặc đơn giản là, hỏi xem liệu có bất kỳ điều gì bạn có thể làm để gia tăng mức độ hài lòng của họ hay không.

4. Bao gồm thương hiệu của bạn

Để làm cho bức thư trông chuyên nghiệp, hãy đảm bảo sử dụng một tiêu đề thư có thể bao gồm tên công ty, logo, hoặc các thông tin thương hiệu khác. Một tiêu đề thư thiết kế tốt làm cho bức thư trông đặc biệt, đảm bảo thương hiệu của bạn dễ nhìn, giúp xác minh tính xác thực của nó với người nhận, và tạo một ấn tượng chuyên nghiệp tổng thể.

5. Sử dụng đúng lời kết

Khi kết thúc một bức thư cảm ơn, điều quan trọng là sử dụng từ hay cụm từ chuyên nghiệp và kính trọng một cách thích hợp. Bạn có thể chọn những từ hay được dùng nhất “Chân thành” hoặc “Trân trọng“, hoặc riêng tư hơn một chút “Trân trọng nhất“, “Kính thư“, “Lời chúc tốt đẹp nhất“, “Với lòng tri ân” hoặc “Biết ơn“. Kết thúc như “Luôn luôn“, “cảm ơn“, “Thân mến” hoặc “Bảo trọng” được coi là quá suồng sã cho các thư thương mại và nên cần tránh.

6. Kết thúc với một chữ ký

Trong khi làm cho thư cảm ơn trông chuyên nghiệp có thể là một thử thách cho nhiều doanh nghiệp lớn, thì việc thêm một chữ ký vào phần cuối của bức thư có thể giúp thêm ít nhất vài cấp độ cá nhân. Mặc dù bạn không phải lúc nào cũng có thể tự tay ký tên vào, nhưng kể cả một chữ ký in sẵn sẽ luôn tốt hơn là đơn giản chỉ đánh tên vào.

Các ví dụ thư cảm ơn khách hàng

1. Cảm ơn khách hàng lâu năm vì lòng trung thành của họ

2. Kỷ niệm một cột mốc quan trọng của công ty

3. Thể hiện lòng biết ơn vào cuối năm

Tự viết thư theo ý bạn

Kiến thức rất quan trọng, nhưng chỉ khi đưa nó vào thực hành. Hãy kiểm nghiệm mọi thứ trong học viện của chúng tôi ngay trong LiveAgent.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Thank you email or a thank you letter?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Consider the size and the type of the business you run, as well as the number of customers you want to express gratitude to. If you are a company with a huge number of customers, the thank you emails might be a more efficient choice. However, a thank you letter is always more appreciated.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “What factors should you take into account before sending thank you letter?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Before you send a thank you letter, look at a few important factors like timing of delivery, degree of formality, and the content of the message, because all of these can influence the outcome.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “How should you write a professional customer thank you letter?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Any customer appreciation letter should generally be structured in a more formal style than an email and should always include certain basic thank you letter components.” } }] }