Phần mềm quản lý email

Email đã trở thành một phần không thể thiếu trong giao tiếp kinh doanh và thường là phương thức liên lạc ưa thích của nhiều tổ chức. Tuy nhiên, khi khối lượng email tăng lên, việc quản lý chúng một cách hiệu quả trở nên khó khăn hơn. Thời gian và công sức cần thiết để quản lý email có thể chiếm rất nhiều thời gian và những tin nhắn quan trọng có thể bị thất lạc.

Phần mềm quản lý email được thiết kế để giúp các cá nhân và tổ chức quản lý hoạt động liên lạc qua email của họ bằng cách cung cấp các công cụ tối ưu quy trình này. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng của email trong giao tiếp doanh nghiệp, những thách thức trong việc quản lý email hiệu quả và vai trò của phần mềm quản lý email trong việc giải quyết những thách thức này.

Có những loại hình phần mềm quản lý email nào?

Các ứng dụng email độc lập (standalone)

Các ứng dụng phần mềm trên desktop này cho phép người dùng gửi, nhận và sắp xếp email. Các ứng dụng email này tải và lưu trữ email trên máy tính của người dùng, cho phép truy cập offline vào dữ liệu email. Một số ví dụ về ứng dụng email độc lập (standalone) gồm có Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird và Apple Mail. Các use case bao gồm người dùng chuyên biệt sử dụng ứng dụng email độc lập này để quản lý email, lịch và danh bạ công việc của họ ngay cả khi không có kết nối internet.

Các trình webmail

Webmail là những nền tảng email trên web cho phép người dùng truy cập email của họ thông qua trình duyệt web. Các dịch vụ này lưu trữ email trên một máy chủ từ xa, cung cấp quyền truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Sau khi đăng ký bằng địa chỉ email, các email gửi đến sẽ nhanh chóng chuyển đến hộp thư của người dùng, đảm bảo liên lạc nhanh chóng. Ví dụ về các trình webmail bao gồm Gmail, Yahoo Mail và Outlook.com. Use case phổ biến nhất là những người làm việc tự do đăng nhập vào dịch vụ webmail để truy cập email cá nhân và công việc của họ từ bất kỳ thiết bị nào.

Phần mềm help desk và hỗ trợ khách hàng

Phần mềm help desk và hỗ trợ khách hàng được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý các tương tác dịch vụ khách hàng của họ, bao gồm giao tiếp qua email. Những công cụ này thường bao gồm các tính năng như các hệ thống quản lý ticket, quản lý cơ sở tri thức và phản hồi tự động. Ví dụ về phần mềm help desk và hỗ trợ khách hàng bao gồm LiveAgent, Zendesk, Freshdesk và Help Scout. Các use case tiềm năng có thể là một công ty thương mại điện tử sử dụng phần mềm help desk để quản lý các yêu cầu của khách hàng cũng như hỗ trợ, đảm bảo giao tiếp hiệu quả và trải nghiệm khách hàng tích cực.

Các công cụ phối hợp nhóm qua email

Các công cụ phối hợp qua email cho phép các đội nhóm làm việc cùng nhau trong các tác vụ liên quan đến email, chẳng hạn như hộp thư chia sẻ, phân công tác vụ và thảo luận nội bộ. Những công cụ này giúp tối ưu hoạt động giao tiếp trong nhóm và cải thiện năng suất. Ví dụ về các công cụ phối hợp qua email bao gồm Front, Hiver và Loop Email. Use case khả thi có thể là các đội nhóm marketing và sales sử dụng công cụ phối hợp qua email để quản lý hộp thư chung của họ, phân công tác vụ cho các thành viên trong nhóm cũng như thảo luận nội dung và chiến lược email nội bộ, đảm bảo phối hợp liền mạch và quản lý dự án hiệu quả. Việc tích hợp công cụ phối hợp vào quy trình công việc hiện hữu có thể nâng cao đáng kể năng suất của đội nhóm và cải thiện thành công chung của dự án.

Phần mềm tự động hóa và email marketing

Phần mềm tự động hóa và email marketing giúp doanh nghiệp tạo, gửi và theo dõi các chiến dịch email có mục tiêu. Những công cụ này thường bao gồm các tính năng như email template, phân đoạn danh sách và phân tích hiệu suất. Ngoài ra, một chiến dịch email được xây dựng tốt có thể tăng cường đáng kể mức độ tương tác của khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng. Ví dụ về phần mềm tự động hóa và email marketing bao gồm Mailchimp, Constant Contact và Brevo (trước đây là Sendinblue). Một use case khả thi là các chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng phần mềm email marketing để tạo và gửi bản tin, khuyến mại và lời mời tham gia sự kiện tới khách hàng của họ, giúp họ luôn tương tác và được thông báo về các dịch vụ của công ty.

Các tính năng chính của phần mềm quản lý email là gì?

Hộp thư tập trung

Hộp thư tập trung là một tính năng thiết yếu của phần mềm quản lý email vì nó hợp nhất tất cả thông tin liên lạc qua email của bạn thành một giao diện duy nhất, dễ quản lý. Hộp thư hợp nhất của LiveAgent tập hợp các email từ nhiều địa chỉ, cho phép bạn quản lý chúng một cách liền mạch và hiệu quả. Điều này không chỉ hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn mà còn cải thiện thời gian phản hồi và sự hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, nhiều tab email/ticket cho phép bạn chuyển đổi giữa các cuộc hội thoại một cách dễ dàng, đảm bảo bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ mà không để mất thông tin hoặc thiếu các chi tiết quan trọng.

Phân loại và ghi nhãn email

Việc phân loại và ghi nhãn email (labeling) hiệu quả là rất quan trọng trong việc hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn và đảm bảo các thành viên trong nhóm có thể tìm thấy thông tin họ cần một cách nhanh chóng và dễ dàng. Phần mềm quản lý email của LiveAgent cho phép bạn phân loại email theo bộ phận và trách nhiệm, giúp việc phân công và chuyển email đến các thành viên nhóm thích hợp trở nên đơn giản. Điều này làm tăng năng suất tổng thể và đảm bảo rằng nhóm của bạn có thể làm việc hiệu quả. Hơn nữa, các tag email giúp sắp xếp và định vị các email cụ thể, nâng cao hơn nữa hiệu quả tổng thể. Ngoài ra, tính năng ghi chú nội bộ cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ nhận xét cá nhân về email mà không tiết lộ chúng cho người nhận cuối, thúc đẩy sự phối hợp và giao tiếp tốt hơn trong nhóm.

Ưu tiên và lọc email

Việc quản lý khối lượng lớn email có thể khiến bạn choáng ngợp, đó là lý do vì sao các tính năng lọc và ưu tiên email của LiveAgent lại quan trọng trong việc giúp bạn quản lý quy trình làm việc của mình một cách hiệu quả. Với các quy tắc tự động hóa, bạn có thể ưu tiên và lọc email dựa trên các tiêu chí cụ thể, đảm bảo các tác vụ khẩn cấp được giải quyết trước và đội nhóm của bạn có thể tập trung vào các vấn đề quan trọng nhất. Hơn nữa, giám sát SLA giúp duy trì các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng chất lượng cao bằng cách đảm bảo thời gian và xử lý giải phản hồi email nhanh chóng, giúp khách hàng của bạn luôn hài lòng và trung thành.

Tìm kiếm và truy xuất

Khả năng tìm kiếm và truy xuất hiệu quả rất quan trọng đối với bất kỳ phần mềm quản lý email nào vì chúng cho phép bạn nhanh chóng xác định thông tin cần thiết trong kho lưu trữ email của mình. Các tính năng tìm kiếm và truy xuất của LiveAgent được thiết kế để làm cho quá trình này trở nên đơn giản và hiệu quả nhất có thể. Trên hết, phần tổng quan về phân tích và báo cáo dịch vụ khách hàng cung cấp những hiểu biết giá trị, giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa quy trình quản lý email của mình. Bạn có thể sử dụng thông tin này để thúc đẩy cải tiến liên tục và nâng cao hiệu suất cho bộ phận của mình.

Email mẫu

Các mẫu email template tùy chỉnh, tin nhắn soạn sẵn và câu trả lời soạn trước là những tính năng có giá trị của LiveAgent. Những tính năng này giúp bạn duy trì tính nhất quán và chuyên nghiệp trong giao tiếp qua email đồng thời tiết kiệm thời gian. Việc tích hợp chuỗi email trong các mẫu template này sẽ nâng cao hơn nữa khả năng tổ chức và truy cập thông tin giao tiếp của nhóm bạn. Các công cụ giao tiếp như thế này cho phép nhóm của bạn trả lời các truy vấn phổ biến hiệu quả hơn, cho phép họ tập trung vào các vấn đề phức tạp hơn và cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc.

Phối hợp và quản lý nhóm

Phối hợp hiệu quả và quản lý nhóm là điều cần thiết để cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc. Bộ tính năng của LiveAgent được thiết kế để làm việc này. Tính năng phát hiện nhân viên xử lý trùng lặp giúp loại bỏ tình trạng nhiều thành viên trong nhóm làm việc đồng thời trên cùng một email riêng lẻ, giảm sự nhầm lẫn và đảm bảo phản hồi nhất quán. Cuộc gọi và chat nội bộ cho phép đội nhóm của bạn giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả, trong khi các ghi chú cá nhân và cơ sở tri ​​thức nội bộ khuyến khích chia sẻ kiến ​​thức và phối hợp nhóm. Ngoài ra, dung lượng lưu trữ không giới hạn đảm bảo bạn có đủ chỗ chứa cho tất cả thông tin cần thiết của mình.

Tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba

Tích hợp liền mạch với các ứng dụng của bên thứ ba là rất quan trọng để tối ưu quy trình làm việc của bạn và nâng cao năng suất cũng như hiệu quả của đội nhóm. Nền tảng help desk của LiveAgent có nhiều tích hợp, cho phép bạn dễ dàng kết nối hệ thống quản lý email của mình với các công cụ và nền tảng mạnh mẽ khác, chẳng hạn như ứng dụng quản lý email dành riêng cho thiết bị di động. Bằng cách tích hợp với nhiều ứng dụng khác nhau, bạn có thể truy cập bộ công cụ toàn diện phối hợp với nhau, giúp quản lý email hiệu quả và cung cấp dịch vụ khách hàng hoàn hảo.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý email là gì?

Nền tảng quản lý email đã trở thành một công cụ thiết yếu để các doanh nghiệp và cá nhân tối ưu hóa hoạt động liên lạc và sắp xếp email của mình. Việc quản lý, phân loại và bảo vệ dữ liệu email của bạn ngày càng trở nên quan trọng khi số lượng email nhận được hàng ngày tăng lên. Phần mềm quản lý email mang lại nhiều lợi ích có thể cải thiện năng suất, tối ưu hoạt động phối hợp nhóm, tăng cường bảo mật và cuối cùng mang lại sự hài lòng cao hơn cho khách hàng. Hãy cùng thảo luận về những lợi ích khác nhau của việc sử dụng phần mềm quản lý email và cách phần mềm này có thể giúp bạn luôn ngăn nắp và hiệu quả trong hoạt động giao tiếp qua email.

Cải thiện năng suất và quản lý thời gian

Phần mềm quản lý email giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng năng suất bằng cách tự động hóa các tác vụ thông thường như sắp xếp, phân loại và lưu trữ email. Bằng cách giảm thời gian quản lý hộp thư theo cách thủ công, bạn có thể tập trung vào các tác vụ quan trọng hơn và cải thiện hiệu quả công việc tổng thể của mình. Việc sử dụng tính năng quản lý email như bộ lọc thông minh, thao tác hàng loạt và các email template có thể giảm đáng kể thời gian tiêu tốn cho các công việc lặp đi lặp lại.

Phối hợp và giao tiếp được tối ưu

Phần mềm quản lý email đơn giản hóa việc phối hợp nhóm và liên lạc bằng cách cho phép các thành viên trong nhóm cùng làm việc trên các chuỗi email (thread). Thông qua hộp thư chung và các tính năng phối hợp nhóm, nhiều người dùng có thể truy cập, trả lời và chỉ định email, đảm bảo không có thư nào bị bỏ sót. Cách tiếp cận này sẽ làm giảm thời gian phản hồi và đảm bảo mọi người trong nhóm đều thống nhất với nhau.

Sắp xếp và phân loại email tốt hơn

Một trong những ưu điểm chính của phần mềm quản lý email là khả năng phân loại và sắp xếp email dựa trên các quy tắc và bộ lọc do người dùng xác định. Nghĩa là trong một số phần mềm, như Clean Email, email sẽ tự động được sắp xếp vào các thư mục hoặc danh mục phù hợp, giúp bạn tìm và quản lý các tin nhắn cụ thể dễ dàng hơn. Bạn có thể tạo các thư mục riêng cho các dự án hoặc khách hàng khác nhau, cho phép sắp xếp tốt hơn. Ngoài ra, các tính năng như tag, nhãn (label) và cờ (flag) sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư của mình tốt hơn nữa, đảm bảo giao tiếp qua email của bạn vẫn được sắp xếp hợp lý và không bị xáo trộn.

Tăng cường bảo mật email và dữ liệu

Phần mềm quản lý email dịch vụ khách hàng cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ giúp bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn như thư spam, lừa đảo và nhiều phần mềm độc hại khác. Nhiều giải pháp quản lý email đi kèm với các biện pháp bảo vệ dữ liệu và mã hóa tích hợp, đảm bảo thông tin nhạy cảm của bạn vẫn được an toàn. Ngoài ra, bộ lọc email spam nâng cao và cài đặt bảo mật tùy chỉnh giúp bạn kiểm soát nhiều hơn quyền riêng tư và bảo mật trong giao tiếp qua email của mình.

Nâng cao dịch vụ hỗ trợ và gia tăng sự hài lòng của khách hàng

Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý email, các đội nhóm hỗ trợ có thể đưa ra phản hồi tốt hơn và nhanh chóng hơn cho các câu hỏi của khách hàng. Các tính năng như trả lời tự động, mẫu email và hộp thư chung cho phép nhóm hỗ trợ xử lý email của khách hàng hiệu quả hơn, đảm bảo khách hàng nhận được hỗ trợ nhanh chóng. Điều này dẫn đến sự hài lòng của khách hàng cao hơn và trải nghiệm khách hàng tổng thể tốt hơn.

Làm thế nào để chọn được phần mềm quản lý email phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Chọn phần mềm quản lý email phù hợp cho doanh nghiệp của bạn là một quyết định quan trọng có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả, tổ chức và giao tiếp tổng thể của nhân viên. Với vô số giải pháp hiện hữu trên thị trường, việc chọn được giải pháp phù hợp nhất đáp ứng nhu cầu và yêu cầu cụ thể của bạn có thể là một điều quá sức, bao gồm các hoạt động như quản lý chiến dịch và tự động hóa email. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đề cập các bước bạn nên thực hiện khi chọn phần mềm quản lý email cho doanh nghiệp của mình: đánh giá nhu cầu của bạn, các tính năng và chức năng, so sánh mức phí và dịch vụ hỗ trợ, đánh giá danh tiếng của nhà cung cấp và thảo luận bản dùng thử hoặc demo.

Đánh giá các tính năng và chức năng của các giải pháp khác nhau

Khi đã hiểu rõ nhu cầu của mình, bạn có thể đánh giá các tính năng và khả năng của các giải pháp quản lý email khác nhau. Tìm kiếm các công cụ cung cấp các tính năng cần thiết như phân loại email, tự động hóa, hộp thư chung và các biện pháp bảo mật. Ngoài ra, hãy xem xét mọi tùy chọn tích hợp hoặc tùy chỉnh cụ thể có thể cần thiết cho doanh nghiệp của bạn. So sánh các tính năng của các giải pháp khác nhau sẽ giúp bạn xác định giải pháp phù hợp nhất với yêu cầu của mình.

So sánh mức phí và các tùy chọn hỗ trợ hiện hữu

Khi chọn phần mềm quản lý email, chi phí có thể là một yếu tố quan trọng trong quá trình ra quyết định của bạn. So sánh các gói phí của các giải pháp khác nhau, có tính đến các yếu tố như số lượng người dùng, dung lượng lưu trữ và bất kỳ tính năng hoặc tích hợp bổ sung nào. Hơn nữa, hãy xem xét mức độ hỗ trợ của nhà cung cấp, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng 24/7, truy cập cơ sở tri ​​thức và tài nguyên đào tạo. Điều này sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp với ngân sách của mình đồng thời cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để đảm bảo triển khai thành công và sử dụng liên tục.

Xem xét danh tiếng của nhà cung cấp và các đánh giá của khách hàng

Điều quan trọng là nghiên cứu danh tiếng của các nhà cung cấp phần mềm quản lý email mà bạn đang xem xét. Tìm kiếm các đánh giá và lời chứng thực của khách hàng để hiểu rõ hơn về trải nghiệm của các doanh nghiệp khác khi sử dụng phần mềm. Điều này sẽ giúp bạn xác định mọi vấn đề hoặc hạn chế tiềm ẩn với giải pháp hoặc bộ phận hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp. Một nhà cung cấp có uy tín với những đánh giá tích cực sẽ giúp bạn tin tưởng vào quyết định của mình và đảm bảo quá trình ứng dụng phần mềm diễn ra suôn sẻ.

Thực hiện dùng thử hoặc demo

Cuối cùng, trước khi cam kết sử dụng một phần mềm quản lý email cụ thể, hãy yêu cầu được dùng thử hoặc demo để kiểm tra giải pháp đó trong môi trường doanh nghiệp của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn đánh giá phần mềm đáp ứng nhu cầu của bạn tốt như thế nào, bao gồm cả việc tích hợp ứng dụng email ưa thích của bạn, cũng như đánh giá khả năng sử dụng và hiệu suất tổng thể của nó. Trong giai đoạn dùng thử này, hãy chú ý đến việc xử lý các email được gửi đến vì đây là một khía cạnh quan trọng trong quy trình làm việc hàng ngày của bạn. Thời gian dùng thử thực tế có thể cung cấp những thông tin insight giá trị, đảm bảo bạn đưa ra quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp của mình khi chọn phần mềm quản lý email nhằm đảm bảo triển khai thành công và sử dụng liên tục.

20 công cụ phần mềm quản lý email tốt nhất

1. LiveAgent

LiveAgent là một phần mềm help desk giúp cho việc giao tiếp với khách hàng trở nên dễ dàng và hiệu quả. Nó cung cấp các công cụ và tính năng giúp doanh nghiệp nhanh chóng trả lời các câu hỏi của khách hàng trên nhiều nền tảng, bao gồm cả email. Mặc dù LiveAgent không phải là phần mềm quản lý email chuyên dụng nhưng nó cung cấp các tính năng phản hồi và quản lý email bằng ticket giúp nó trở thành một thành phần có giá trị cho bất kỳ hoạt động hỗ trợ khách hàng nào của doanh nghiệp. LiveAgent cũng cung cấp phần mềm live chat, hỗ trợ qua điện thoại và tích hợp phương tiện mạng xã hội, tạo ra một trung tâm tập trung cho mọi nhu cầu giao tiếp của khách hàng.

Khuyến nghị dành cho:

LiveAgent được khuyên dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần hỗ trợ khách hàng hiệu quả và liên lạc trên nhiều kênh giao tiếp, bao gồm email, live chat, điện thoại và mạng xã hội.

Các tính năng chính:

• Hỗ trợ đa kênh: Quản lý email, live chat, cuộc gọi điện thoại và tương tác trên mạng xã hội từ một trang dashboard duy nhất

• Hộp thư chia sẻ: Phối hợp với đội nhóm của bạn khi có yêu cầu hỗ trợ khách hàng theo thời gian thực

• Tự động hóa và các rule: Thiết lập các quy tắc tự động hóa tùy chỉnh để phân loại, gắn tag và điều hướng các tin nhắn được gửi đến

• Cơ sở tri ​​thức và cổng thông tin self-service: Cho phép khách hàng tự tìm câu trả lời cho câu hỏi của họ thông qua một cơ sở tri ​​thức toàn diện và cổng thông tin self-service

• Báo cáo và phân tích: Theo dõi hiệu suất đội nhóm và có được thông tin insight về các số liệu hỗ trợ khách hàng

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, LiveAgent cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày cho email miễn phí và dùng thử 30 ngày cho email công ty.

2. Gmail

Gmail là một dịch vụ email phổ biến được phát triển bởi Google. Nó cung cấp một loạt các tính năng bao gồm một hộp thư mạnh mẽ, chống thư spam và lọc tự động. Gmail cũng cung cấp khả năng tích hợp với các sản phẩm khác của Google. Người dùng có thể cá nhân hóa hộp thư của mình bằng các theme và tiện ích extension, đồng thời ứng dụng dành cho thiết bị di động giúp bạn dễ dàng truy cập email khi đang di chuyển. Với hơn 1.5 tỷ người dùng, Gmail là một trong những nền tảng email được sử dụng nhiều nhất trên thế giới.

Khuyến nghị dành cho:

Gmail được khuyến nghị dành cho các cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và hãng xí nghiệp đang cần một giải pháp quản lý email hiệu quả và đáng tin cậy với chức năng tìm kiếm mạnh mẽ và tích hợp liền mạch với các ứng dụng Google Workspace khác.

Các tính năng chính:

• Tìm kiếm mạnh mẽ: Tìm nhanh email bằng chức năng tìm kiếm tiên tiến của Google

• Nhãn label, bộ lọc và danh mục: Sắp xếp hộp thư của bạn bằng label, bộ lọc và phân loại tự động

• Tích hợp với Google Workspace: Tích hợp liền mạch với các ứng dụng Google Workspace khác, chẳng hạn như Google Drive, Calendar và Meet

• Thu hồi đã gửi: Hủy gửi email trong khoảng thời gian ngắn khi đã click vào nút “Send”

• Chế độ Confidential: Gửi thông tin nhạy cảm bằng các biện pháp bảo mật bổ sung, chẳng hạn như ngày hết hạn và mật mã (passcode)

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Google Workspace cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày cho tất cả các gói.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Mặc dù cả Gmail và LiveAgent đều cung cấp các chức năng quản lý email, LiveAgent được thiết kế đặc biệt cho các đội nhóm hỗ trợ khách hàng và bao gồm các tính năng như hộp thư chung, theo dõi email, quản lý ticket và hỗ trợ live chat. Mặt khác, Gmail là một giải pháp quản lý email tổng quát hơn, phù hợp với cá nhân và doanh nghiệp, với khả năng tìm kiếm mạnh mẽ và tích hợp liền mạch với các ứng dụng Google Workspace khác.

3. SMTP2GO

SMTP2GO là một phần mềm quản lý email với mục đích đơn giản hóa quá trình gửi và nhận email. Nó cung cấp các tính năng cho phép bạn dễ dàng gửi và theo dõi tất cả email của mình, báo cáo nâng cao và giao diện thân thiện với người dùng. Cho dù bạn là người dùng cá nhân hay doanh nghiệp, SMTP2GO có thể là một giải pháp hiệu quả để tối ưu hoạt động giao tiếp qua email của bạn.

Khuyến nghị dành cho:

SMTP2GO được khuyến nghị cho những ai trông cậy vào hoạt động giao tiếp qua email. Tính năng này có thể đặc biệt hữu ích khi gửi email hàng loạt vì nó giúp đảm bảo thư được gửi đến hộp thư của người nhận thay vì bị gắn cờ là thư spam. SMTP2GO cũng có thể mang lại lợi ích cho những cá nhân muốn cải thiện độ tin cậy và bảo mật trong giao tiếp email của họ.

Các tính năng chính:

• Đa trung tâm dữ liệu
• Báo cáo trực quan
• Các công cụ test email
• Phát hiện bẫy spam
• Theo dõi thư bị trả lại/thư spam
• Nhắn tin SMS

Mức phí

Mức phí phụ thuộc vào số lượng email bạn cần gửi mỗi tháng.

Dùng thử miễn phí: SMTP2GO không cung cấp bản dùng thử miễn phí cho các gói phí của họ.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Mặc dù cả SMTP2GO và LiveAgent đều cung cấp khả năng quản lý email nhưng chúng có các trọng tâm chính khác nhau. SMTP2GO chủ yếu là một phần mềm quản lý email giúp đảm bảo các email được gửi đi một cách đáng tin cậy, trong khi LiveAgent là phần mềm hỗ trợ khách hàng bao gồm quản lý email là một trong những tính năng của nó. Các tính năng chính của SMTP2GO bao gồm theo dõi email, báo cáo nâng cao và giao diện thân thiện với người dùng. Mặt khác, LiveAgent cung cấp hộp thư chung, hệ thống quản lý ticket và hỗ trợ live chat để giúp các đội nhóm quản lý truy cấn của khách hàng.

4. Microsoft 365

Microsoft 365 là bộ công cụ năng suất dựa trên cloud bao gồm nhiều công cụ mạnh mẽ để quản lý và giao tiếp qua email. Về quản lý email, Microsoft 365 cung cấp cho người dùng Outlook một ứng dụng email cung cấp hộp thư tùy chỉnh, tính năng chống thư spam và giao diện người dùng trực quan. Microsoft 365 cũng bao gồm Microsoft Teams, một nền tảng phối hợp và giao tiếp hợp nhất cho phép các đội nhóm cộng tác trên các dự án theo thời gian thực.

Khuyến nghị dành cho:

Microsoft 365 được khuyên dùng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô cần một bộ năng suất toàn diện, bao gồm quản lý email thông qua Outlook, cũng như quyền truy nhập vào các ứng dụng Microsoft khác có sẵn trong Office 365 như Word, Excel, PowerPoint và Teams.

Các tính năng chính:

• Quản lý email Outlook: Quản lý email, lịch và danh bạ thông qua ứng dụng email mạnh mẽ của Outlook

• Tích hợp với các ứng dụng Microsoft 365: Tích hợp liền mạch với các ứng dụng Microsoft 365 khác, chẳng hạn như Teams, OneDrive và SharePoint

• Hộp thư tập trung: Tự động sắp xếp các email quan trọng vào hộp thư tập trung, giúp bạn ưu tiên quản lý email của mình

• Các rule và tự động hóa: Thiết lập các quy tắc tùy chỉnh và tự động hóa để sắp xếp, phân loại và quản lý tin nhắn

• Tính năng bảo mật nâng cao: Các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, bao gồm mã hóa email, lọc thư spam và phòng chống phần mềm độc hại

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Microsoft 365 cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày cho tất cả các gói phí của họ.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Mặc dù cả Microsoft 365 và LiveAgent đều cung cấp khả năng quản lý email nhưng trọng tâm chính và đối tượng mục tiêu của họ lại khác nhau. Microsoft 365 là một bộ năng suất toàn diện bao gồm quản lý email thông qua Outlook và tích hợp với các ứng dụng khác của Microsoft, giúp bộ ứng dụng này phù hợp với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp tất-cả-trong-một. Mặt khác, LiveAgent được thiết kế đặc biệt cho các đội nhóm hỗ trợ khách hàng và bao gồm các tính năng như hộp thư chung, quản lý ticket và hỗ trợ live chat, biến nó trở thành một giải pháp tập trung hơn cho các nhu cầu CSKH.

Để biết thêm thông tin, bạn hãy xem bản so sánh đầy đủ các giải pháp thay thế Outlook và tìm hiểu xem nó như thế nào so với LiveAgent.

5. MailerLite

MailerLite là một phần mềm cung cấp cho doanh nghiệp nhiều công cụ giúp phát triển danh sách email và gửi email hấp dẫn, chuyên nghiệp. Nó cũng cung cấp tính năng tự động hóa email, cho phép người dùng gửi các chiến dịch được nhắm mục tiêu đến các phân khúc đối tượng cụ thể của họ. MailerLite tích hợp với các nền tảng khác, cho phép doanh nghiệp nhắm mục tiêu khách hàng bằng giao tiếp được cá nhân hóa dựa trên lịch sử mua hàng.

Khuyến nghị dành cho:

MailerLite là một công cụ email marketing tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp nhỏ, blogger và các freelancer, những người cần một nền tảng có phí phải chăng và dễ sử dụng cho các chiến dịch email của họ. Nó cung cấp một loạt tính năng để giúp người dùng tạo, gửi và theo dõi các chiến dịch email của họ.

Các tính năng chính:

• Trình thiết kế email kéo thả
• Các quy trình làm việc tự động
• A/B test
• Các trang landing page và pop-up
• Tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử phổ biến

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Mailerlite cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày cho các gói trả phí.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

MailerLite là một công cụ email marketing, trong khi LiveAgent là một phần mềm help desk bao gồm cả tính năng quản lý email. Mặc dù cả hai đều cung cấp khả năng quản lý email, LiveAgent có nhiều tính năng hơn để hỗ trợ khách hàng, bao gồm live chat, tích hợp mạng xã hội và hệ thống quản lý ticket.

6. Omnisend

Omnisend là một nền tảng marketing tự động hóa được thiết kế để giúp các doanh nghiệp thương mại điện tử phát triển và tương tác với khán giả của họ thông qua email, SMS và các chiến dịch marketing trên mạng xã hội. Cho dù bạn đang tìm cách cải thiện mức độ tương tác của khách hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi hay tăng ROI, Omnisend có thể là giải pháp hiệu quả giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Khuyến nghị dành cho:

Omnisend chủ yếu được đề xuất cho các doanh nghiệp thương mại điện tử đang tìm kiếm một nền tảng để quản lý các chiến dịch marketing của họ. Đây là giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và có thể phục vụ cho nhiều lĩnh vực.

Các tính năng chính:

• Tạo các chiến dịch email
• Các quy trình làm việc thương mại điện tử được thiết kế sẵn
• Dữ liệu về hoạt động mua sắm của khách hàng và hành vi tại chỗ
• Các trang landing page
• Báo cáo chiến dịch và tự động hóa
• Marketing đa kênh

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Omnisend cung cấp bản dùng thử miễn phí cho các gói phí của họ.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Mặc dù cả Omnisend và LiveAgent đều có tính năng quản lý email, nhưng trọng tâm chính và đối tượng mục tiêu của họ lại khác nhau. Omnisend là một nền tảng tự động hóa marketing được thiết kế chủ yếu cho các doanh nghiệp thương mại điện tử, tập trung vào việc phát triển và thu hút khán giả. LiveAgent là phần mềm hỗ trợ khách hàng tất-cả-trong-một, bao gồm quản lý email như một trong những tính năng của nó và phù hợp với các đội nhóm đang tìm kiếm một hệ thống hỗ trợ khách hàng toàn diện.

7. ConvertKit

ConvertKit là một phần mềm được thiết kế dành cho những người sáng tạo nội dung (creator), blogger và doanh nghiệp online. Nó giúp họ quản lý các chiến dịch email marketing và tạo các mẫu form tùy chỉnh để phân khúc đối tượng. Một trong những điểm mạnh của họ là tập trung vào việc tự động hóa các tin nhắn được cá nhân hóa dựa trên hành vi, sở thích và lịch sử hoạt động của subscriber (người đăng ký). Phân tích của ConvertKit cung cấp thông tin chi tiết về hiệu suất và mức độ tương tác của khán giả, cho phép người sáng tạo đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Khuyến nghị dành cho:

ConvertKit được khuyên dùng cho các blogger, người sáng tạo nội dung và doanh nghiệp nhỏ cần một nền tảng email marketing đơn giản và dễ sử dụng. Nó lý tưởng với các doanh nghiệp muốn xây dựng độc giả của mình và tạo các chiến dịch email hướng tới các tính năng tự động hóa và phân khúc tiên tiến.

Các tính năng chính:

• Trình thiết kế email kéo thả
• Quy trình làm việc tự động hóa nâng cao
• A/B test
• Gắn tag và phân khúc các subscriber
• Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ phổ biến

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, ConvertKit cung cấp gói miễn phí với các tính năng hạn chế và bản dùng thử miễn phí 14 ngày cho các gói phí.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

ConvertKit chủ yếu là một công cụ email marketing, trong khi LiveAgent là một phần mềm helpdesk bao gồm quản lý email như một trong những tính năng của nó. Mặc dù cả hai đều cung cấp chức năng quản lý email, LiveAgent có nhiều tính năng hơn để hỗ trợ khách hàng, bao gồm live chat, tích hợp mạng xã hội và hệ thống quản lý ticket, trong khi ConvertKit tập trung vào email marketing, tự động hóa và phân khúc độc giả.

8. Hiver

Hiver tập trung vào việc đơn giản hóa việc phối hợp qua email cho các đội nhóm. Với Hiver, người dùng có thể chia sẻ email, ghi chú và tác vụ với các thành viên khác trong nhóm mà không cần rời khỏi ứng dụng email của họ. Người dùng có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất của nhóm, theo dõi thời gian phản hồi email và kịp thời trả lời các email quan trọng.

Khuyến nghị dành cho:

Hiver được khuyến nghị dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô cần một giải pháp quản lý email tập trung vào hoạt động phối hợp nhóm và hỗ trợ khách hàng, được thiết kế riêng cho người dùng Gmail và Google Workspace.

Các tính năng chính:

• Hộp thư chung: Phối hợp làm việc trên email theo thời gian thực với hộp thư chung dành cho các đội nhóm

• Phân công email: Phân bổ email cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo quyền sở hữu và trách nhiệm rõ ràng

• Email mẫu và câu trả lời soạn trước: Tiết kiệm thời gian với các mẫu email viết sẵn và câu trả lời soạn sẵn cho các tin nhắn được sử dụng thường xuyên

• Phân tích email: Hiểu rõ hơn về hiệu suất của đội nhóm, thời gian phản hồi và số liệu về mức độ hài lòng của khách hàng

• Tích hợp với Gmail và Google Workspace: Hoạt động liền mạch trong Gmail và tích hợp với các công cụ khác của Google Workspace

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Hiver cung cấp bản dùng thử miễn phí 7 ngày cho các gói Lite, Pro và Elite.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Cả Hiver và LiveAgent đều cung cấp các giải pháp quản lý email tập trung vào phối hợp nhóm và hỗ trợ khách hàng. Tuy nhiên, Hiver được thiết kế dành riêng cho người dùng Gmail và Google Workspace, mang đến trải nghiệm liền mạch trong giao diện Gmail. Mặt khác, LiveAgent là một nền tảng hỗ trợ khách hàng toàn diện hơn bao gồm các kênh hổ trợ như live chat và hỗ trợ qua điện thoại, phù hợp với các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp hỗ trợ khách hàng đa kênh.

9. Help Scout

Help Scout là một phần mềm hỗ trợ khách hàng nhằm mục đích cung cấp trải nghiệm hỗ trợ khách hàng liền mạch và cá nhân hóa. Help Scout cho phép bạn tạo quy trình làm việc tự động để đảm bảo tất cả các câu hỏi đều được gửi đến nhân viên phù hợp, tăng thời gian phản hồi và độ chính xác. Với Help Scout, doanh nghiệp có thể nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách hàng và hợp lý hóa các hoạt động hỗ trợ khách hàng của mình.

Khuyến nghị dành cho:

Help Scout được khuyến nghị dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đến phần mềm helpdesk để quản lý email hỗ trợ khách hàng. Lý tưởng cho các doanh nghiệp ưu tiên phối hợp nhóm và chăm sóc khách hàng.

Các tính năng chính:

• Hộp thư chung để quản lý các hội thoại qua email
• Các công cụ phối hợp nhóm
• Tự động hóa quy trình làm việc để phản hồi nhanh chóng hơn
• Báo cáo và phân tích để theo dõi hiệu suất
• Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ phổ biến

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Help Scout cung cấp bản dùng thử miễn phí 15 ngày cho các gói Standard và Plus.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Help Scout và LiveAgent đều là phần mềm helpdesk cung cấp tính năng quản lý email như một trong những tính năng của họ. Help Scout tập trung nhiều hơn vào phối hợp nhóm và quy trình làm việc nhóm, trong khi LiveAgent cung cấp nhiều tính năng hơn, bao gồm live chat, tích hợp mạng xã hội và các hệ thống quản lý ticket.

10. Moosend

Moosend là một phần mềm tự động hóa marketing, cung cấp nhiều tính năng nhằm giúp doanh nghiệp tăng lượng khán giả qua email. Phần mềm hỗ trợ các chiến dịch email marketing, tạo các email mẫu và cá nhân hóa email. Moosend cũng cung cấp A/B test mạnh mẽ giúp người dùng cải thiện tỷ lệ chuyển đổi email marketing của họ.

Khuyến nghị dành cho:

Moosend được khuyến nghị cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một công cụ email marketing có phí phải chăng và dễ sử dụng.

Các tính năng chính:

• Trình thiết kế email kéo thả
• Tự động hóa marketing tiên tiến
• A/B test
• Phân tích và báo cáo theo thời gian thực
• Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ phổ biến

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Moosend cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày bao gồm tất cả các tính năng có sẵn.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Moosend chủ yếu là một công cụ email marketing, trong khi LiveAgent là một phần mềm help desk bao gồm quản lý email như một trong những tính năng của nó. Mặc dù cả hai đều cung cấp chức năng quản lý email, LiveAgent có nhiều tính năng hơn để hỗ trợ khách hàng, bao gồm live chat, tích hợp mạng xã hội và hỗ trợ qua điện thoại.

11. Mailchimp

Mailchimp là một phần mềm email marketing cho phép bạn tạo, quản lý và tự động hóa các chiến dịch email. Mailchimp cung cấp trình tạo email kéo và thả thân thiện với người dùng, giúp bạn dễ dàng tạo các chiến dịch email hấp dẫn. Phần mềm này cũng bao gồm các tính năng tự động hóa email, cho phép người dùng thiết lập email tự động để gửi tin nhắn đúng đối tượng và cá nhân hóa dựa trên hành vi, sở thích và lịch sử mua hàng.

Khuyến nghị dành cho:

Mailchimp được khuyến nghị dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một nền tảng email marketing dễ sử dụng với các tính năng phân tích và tự động hóa nâng cao. Nó lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tạo và quản lý các chiến dịch email mà không cần có kỹ năng kỹ thuật sâu rộng.

Các tính năng chính:

• Trình thiết kế email kéo thả
• Quy trình làm việc tự động hóa nâng cao
• Quản lý chiến dịch
• A/B test
• Báo cáo và phân tích để theo dõi hiệu suất
• Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ phổ biến

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Mailchimp cung cấp gói miễn phí với các tính năng hạn chế và bản dùng thử miễn phí 30 ngày cho các gói Essentials và Standard.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Mailchimp chủ yếu là một công cụ email marketing, trong khi LiveAgent là một phần mềm helpesk trong đó quản lý email như một trong những tính năng của nó. Mặc dù cả hai đều cung cấp khả năng quản lý email, LiveAgent có nhiều tính năng hơn để hỗ trợ khách hàng, bao gồm live chat, tích hợp phương tiện truyền thông xã hội và hệ thống quản lý ticket, trong khi Mailchimp tập trung vào email marketing và tự động hóa.

12. Brevo (trước đây là Sendinblue)

Brevo (trước đây gọi là Sendinblue) là một phần mềm tự động hóa marketing cung cấp nhiều tính năng bao gồm email marketing, tin nhắn SMS và chat. Về quản lý email, Brevo cung cấp các công cụ để tạo và gửi các chiến dịch email phù hợp, quy trình làm việc tự động và email giao dịch. Nó cũng cho phép bạn dễ dàng phân đoạn danh sách email của mình và theo dõi tỷ lệ mở, tỷ lệ nhấp chuột và các số liệu quan trọng khác.

Khuyến nghị dành cho:

Brevo được khuyến nghị cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một nền tảng email giao dịch và marketing tất-cả-trong-một với tin nhắn SMS tích hợp và email marketing cũng như các khả năng tự động hóa marketing.

Các tính năng chính:

• Email marketing: Tạo, khởi chạy và phân tích các chiến dịch email marketing bằng trình chỉnh sửa kéo và thả dễ sử dụng

• Marketing qua tin nhắn SMS: Gửi tin nhắn SMS theo đối tượng để thu hút khách hàng

• Tự động hóa marketing: Thiết lập quy trình làm việc tự động cho các chiến dịch email và SMS được cá nhân hóa dựa trên hành vi của khách hàng

• Email giao dịch: Gửi email giao dịch thông qua một cơ sở hạ tầng SMTP uy tín

• Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và phân khúc khách hàng: Quản lý các contact và phân khúc đối tượng khách hàng cho tin nhắn

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Brevo cung cấp mọt bản Free với các tính năng hạn chế.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Mặc dù cả Brevo (trước đây là Sendinblue) và LiveAgent đều cung cấp các tính năng quản lý email, nhưng trọng tâm chính và đối tượng mục tiêu của họ lại khác nhau. Brevo là nền tảng email giao dịch và marketing tất-cả-trong-một được thiết kế dành cho các doanh nghiệp muốn tương tác với khách hàng thông qua email marketing và SMS, trong khi LiveAgent tập trung vào việc cung cấp cho các đội hỗ trợ khách hàng một hộp thư thống nhất để quản lý email, live chat, cuộc gọi điện thoại và các tương tác trên mạng xã hội.

13. Spike

Spike là một phần mềm được thiết kế để đơn giản hóa hoạt động giao tiếp qua email và giúp cho teamwork được hiệu quả hơn. Nó cung cấp một giao diện giống như chat dành cho email, cho phép người dùng không phải chuyển đổi qua lại giữa email và các ứng dụng chat khác. Spike cung cấp các tính năng nâng cao như hợp nhất email cho phép người dùng hợp nhất nhiều tài khoản vào cùng một nơi và hộp thư ưu tiên làm nổi bật những tin nhắn quan trọng nhất. Nó cũng có các công cụ phối hợp và quản lý nhóm được tích hợp sẵn.

Khuyến nghị dành cho:

Spike được khuyên dùng cho các cá nhân, freelancer và các đội nhóm nhỏ muốn có cách tiếp cận hiện đại và mang tính hội thoại để quản lý email. Nó lý tưởng với những người thích trải nghiệm đơn giản, giống như chat để quản lý email, tác vụ và lịch trong một ứng dụng duy nhất.

Các tính năng chính:

• Hộp thư kiểu hội thoại
• Quản lý lịch và các tác vụ tích được hợp sẵn
• Quản lý và lưu trữ file
• Gọi và video call đều có trong ứng dụng
• Phối hợp nhóm theo thời gian thực bằng các ghi chú

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Spike cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày cho gói Pro và Business.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Spike là một công cụ quản lý email có giao diện hiện đại giống như chat, trong khi LiveAgent là một phần mềm helpdesk bao gồm cả quản lý email trong những tính năng của nó. LiveAgent cung cấp nhiều tính năng hơn để hỗ trợ khách hàng, bao gồm live chat, tích hợp mạng xã hội và hệ thống quản lý ticket, trong khi Spike tập trung vào cung cấp trải nghiệm đơn giản, giống như chat để quản lý email, các tác vụ và lịch.

14. Zoho Mail

Zoho Mail là một phần mềm quản lý email, có các công cụ để quản lý giao tiếp qua email một cách hiệu quả. Zoho Mail cung cấp cho người dùng các tính năng giúp sắp xếp email và giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tin nhắn quan trọng. Phần mềm cho phép người dùng thiết lập domain tùy chọn cho địa chỉ email của họ và cung cấp các tính năng bảo mật tích hợp chống lừa đảo qua email và spam.

Khuyến nghị dành cho:

Zoho Mail được khuyên dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một giải pháp quản lý email có phí phải chăng với các tính năng như domain tùy chọn, lưu trữ email và lịch tích hợp.

Các tính năng chính:

• Hosting email tên miền tùy chỉnh
• Lịch và các tác vụ tích hợp sẵn
• Bộ lọc email nâng cao và các tùy chọn tìm kiếm
• Tích hợp với các ứng dụng Zoho khác và dịch vụ của bên thứ ba
• Ứng dụng di động dành cho iOS và Android

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Zoho Mail cung cấp bản dùng thử miễn phí 15 ngày cho gói Mail Premium của họ.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Zoho Mail là một công cụ quản lý email, trong khi LiveAgent là một phần mềm help desk bao gồm quản lý email là một trong những tính năng của nó. Mặc dù cả hai đều cung cấp khả năng quản lý email, LiveAgent có nhiều tính năng hơn để hỗ trợ khách hàng, bao gồm live chat, tích hợp mạng xã hội và hệ thống quản lý ticket. Zoho Mail tập trung hơn vào việc lưu trữ và quản lý email.

15. Campaign Monitor

Campaign Monitor là một phần mềm email được nhiều doanh nghiệp, agency và tổ chức phi lợi nhuận sử dụng để quản lý các chiến dịch email marketing của họ. Nó cung cấp một công cụ thiết kế email thân thiện với người dùng, giúp bạn dễ dàng tạo các email hấp dẫn và thu hút về mặt hình ảnh. Nó cũng cung cấp các tính năng phân khúc và tự động hóa cho phép bạn tạo các chiến dịch được nhắm mục tiêu dựa trên hành vi, nhân khẩu học và sở thích. Campaign Monitor là một công cụ đa năng hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn gia tăng độc giả và tăng mức độ tương tác.

Khuyến nghị dành cho:

Campaign Monitor được đề xuất cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một nền tảng email marketing dễ sử dụng, tập trung vào thiết kế và tự động hóa. Nó lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tạo các chiến dịch email hấp dẫn trực quan và theo dõi hiệu suất của chúng bằng các phân tích tiên tiến.

Các tính năng chính:

• Trình thiết kế email kéo thả
• Quy trình làm việc tự động hóa nâng cao
• A/B test
• Báo cáo và phân tích để theo dõi hiệu suất
• Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ phổ biến

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Campaign Monitor cung cấp bản dùng thử miễn phí với các tính năng hạn chế.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Campaign Monitor chủ yếu là một công cụ email marketing, trong khi LiveAgent là một phần mềm help desk bao gồm quản lý email như một trong những tính năng của nó. Mặc dù cả hai đều cung cấp khả năng quản lý email, LiveAgent có nhiều tính năng hơn để hỗ trợ khách hàng, bao gồm live chat, tích hợp phương tiện truyền thông xã hội và hệ thống quản lý ticket, trong khi Campaign Monitor tập trung vào email marketing, thiết kế và tự động hóa.

16. Front

Front là một phần mềm hộp thư làm việc chung được thiết kế giúp tăng năng suất cho đội nhóm. Nó được thiết kế để các nhóm quản lý các kênh liên lạc như email, mạng xã hội và chat tại cùng một nơi. Hộp thư chung cho phép các thành viên trong nhóm phối hợp trên các tin nhắn và cung cấp thời gian phản hồi nhanh chóng hơn cho khách hàng. Với Front, các nhóm có thể dễ dàng hợp lý hóa quy trình liên lạc của mình và cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc

Khuyến nghị dành cho:

Front được đề xuất cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, đang cần một giải pháp quản lý email đội nhóm với hộp thư chia sẻ, tính năng phối hợp nhóm và tích hợp với các công cụ năng suất phổ biến.

Các tính năng chính:

• Hộp thư chia sẻ: Quản lý tài khoản email nhóm, ticket hỗ trợ khách hàng và tin nhắn trên mạng xã hội trong một hộp thư phối hợp chung

• Chat nhóm nội bộ: Giao tiếp với các thành viên trong nhóm trong chuỗi email mà không cần chuyển tiếp hoặc CC

• Tự động hóa và các quy tắc: Thiết lập các rule tùy chọn và tự động hóa để phân loại, gắn tag và định tuyến các tin nhắn gửi đến

• Tích hợp với các công cụ năng suất: Tích hợp Front với các công cụ phổ biến như Slack, Trello, Asana và Salesforce

• Phân tích và báo cáo: Theo dõi hiệu suất của đội nhóm và hiểu rõ hơn về thời gian phản hồi email, phân bổ khối lượng công việc, v.v.

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Front cung cấp bản dùng thử miễn phí 7 ngày cho tất cả các gói.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Cả Front và LiveAgent đều cung cấp giải pháp quản lý email với hộp thư chia sẻ và các tính năng phối hợp nhóm. Tuy nhiên, Front tập trung chủ yếu vào phối hợp nhóm qua email và tích hợp với các công cụ năng suất phổ biến, trong khi LiveAgent là nền tảng hỗ trợ khách hàng toàn diện bao gồm các kênh giao tiếp như live chat và hỗ trợ qua điện thoại. Lựa chọn giữa hai giải pháp này tùy thuộc vào việc doanh nghiệp của bạn cần một công cụ làm việc nhóm qua email tập trung hơn, hay một giải pháp hỗ trợ khách hàng đa kênh.

17. Zendesk

Zendesk là một phần mềm dịch vụ khách hàng nổi tiếng giúp doanh nghiệp quản lý các tương tác và yêu cầu hỗ trợ của khách hàng. Phần mềm này cũng cung cấp một hộp thư chung cho phép các đội nhóm phối hợp và trả lời các câu hỏi của khách hàng một cách hiệu quả. Zendesk cũng bao gồm các công cụ phân tích và báo cáo, cho phép doanh nghiệp đo lường hiệu suất chăm sóc khách hàng và tối ưu hóa quy trình làm việc của họ.

Khuyến nghị dành cho:

Zendesk được khuyên dùng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô cần phần mềm help desk có khả năng quản lý email mạnh mẽ. Nó lý tưởng cho các doanh nghiệp ưu tiên hỗ trợ khách hàng và cần một nền tảng có thể xử lý khối lượng email lớn.

Các tính năng chính:

• Hộp thư chung để quản lý các hội thoại qua email
• Quy trình làm việc tự động giúp thời gian phản hồi nhanh chóng hơn
• Báo cáo và phân tích để theo dõi hiệu suất
• Tích hợp với các sản phẩm Zendesk khác và dịch vụ của bên thứ ba
• Ứng dụng di động dành cho iOS và Android

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Zendesk cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày cho tất cả các gói sản phẩm của mình.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Zendesk và LiveAgent đều là phần mềm help desk có tính năng quản lý email. Mặc dù cả hai đều cung cấp khả năng quản lý email, Zendesk tập trung nhiều hơn vào tự động hóa và phân tích, trong khi LiveAgent cung cấp nhiều tính năng hơn, bao gồm live chat, tích hợp mạng xã hội và hệ thống quản lý ticket. Các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp thay thế Zendesk có thể thấy LiveAgent là một giải pháp phù hợp.

18. Constant Contact

Constant Contact là một phần mềm email marketing nhằm giúp các doanh nghiệp nhỏ tăng mức độ hiện diện online của họ thông qua các chiến dịch email marketing. Các công cụ của nó giúp người dùng tạo email có giao diện chuyên nghiệp, tự động hóa đúng đối tượng và phân tích chi tiết để theo dõi hiệu suất chiến dịch. Constant Contact cung cấp các mẫu form đăng ký và trang landing page tùy chỉnh để quản lý và phát triển các danh sách email.

Khuyến nghị dành cho:

Constant Contact được khuyến nghị cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một nền tảng email marketing dễ sử dụng với các tính năng phân tích và tự động hóa tiên tiến. Nó lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn tạo và quản lý các chiến dịch email mà không cần có kỹ năng kỹ thuật sâu rộng.

Các tính năng chính:

• Trình thiết kế email kéo thả
• Quy trình làm việc tự động hóa nâng cao
• A/B test
• Báo cáo và phân tích để theo dõi hiệu suất
• Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ phổ biến

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Constant Contact cung cấp bản dùng thử miễn phí 60 ngày.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Constant Contact chủ yếu là một công cụ email marketing, trong khi LiveAgent là một phần mềm help desk bao gồm quản lý email như một trong những tính năng của nó. Mặc dù cả hai đều cung cấp khả năng quản lý email, LiveAgent có nhiều tính năng hơn để hỗ trợ khách hàng, bao gồm live chat, tích hợp mạng xã hội và hệ thống quản lý ticket, trong khi Constant Contact tập trung vào email marketing và tự động hóa.

19. SaneBox

SaneBox là phần mềm quản lý email sử dụng trí tuệ nhân tạo để ưu tiên và sắp xếp tất cả các email của bạn. Nó sử dụng thuật toán học máy (machine learning) để tìm hiểu hành vi của người dùng và sau đó sử dụng thông tin đó để sắp xếp email vào các thư mục. SaneBox là một công cụ mạnh mẽ giúp các cá nhân và tổ chức tiết kiệm thời gian bằng cách cắt giảm thời gian dành cho việc quản lý email.

Khuyến nghị dành cho:

SaneBox được khuyên dùng cho các cá nhân và doanh nghiệp muốn cải thiện khả năng tổ chức và năng suất email của mình bằng cách tự động lọc và ưu tiên hộp thư của họ.

Các tính năng chính:

• Lọc thông minh

• SaneReminders: Đặt lời nhắc theo dõi email nếu không nhận được phản hồi trong một thời gian nhất định

• SaneSnooze: Tạm thời ẩn email và hiển thị lại trong hộp thư của bạn sau đó

• SaneAttachments: Tự động lưu file đính kèm email vào các dịch vụ lưu trữ đám mây như Dropbox hoặc Google Drive

• SaneBlackHole: Nhanh chóng hủy đăng ký khỏi danh sách email không mong muốn bằng cách di chuyển email vào thư mục SaneBlackHole

Mức phí

Dùng thử miễn phí: Thưa có, SaneBox cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

SaneBox và LiveAgent phục vụ các mục đích khác nhau trong lĩnh vực quản lý email. SaneBox tập trung vào việc tổ chức và năng suất email cho các cá nhân và doanh nghiệp bằng cách lọc và ưu tiên các email trong hộp thư của họ. Ngược lại, LiveAgent chủ yếu là nền tảng hỗ trợ khách hàng cung cấp hỗ trợ đa kênh, bao gồm email, live chat, điện thoại và mạng xã hội, phù hợp với các doanh nghiệp cần một giải pháp hỗ trợ khách hàng toàn diện. Mặc dù cả hai công cụ đều có thể cải thiện việc quản lý email nhưng các chức năng cốt lõi và đối tượng mục tiêu của chúng lại rất khác nhau.

20. Klaviyo

Klaviyo là một nền tảng tự động hóa email marketing và thương mại điện tử được thiết kế để giúp các doanh nghiệp tương tác với đối tượng mục tiêu của họ thông qua các chiến dịch cá nhân hóa và dựa trên dữ liệu. Klaviyo giúp các tổ chức tạo ra các chiến dịch marketing có mục tiêu cao và hiệu quả, giúp thúc đẩy tỷ lệ chuyển đổi và bán hàng.

Khuyến nghị dành cho:

Klaviyo được khuyên dùng chủ yếu cho các doanh nghiệp thương mại điện tử. Nó phục vụ các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, từ startup nhỏ đến doanh nghiệp lớn và cung cấp nhiều tính năng chính như phân đoạn email, các chiến dịch triggered và tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử phổ biến. Tất cả những điều này biến Klaviyo trở thành giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp muốn tận dụng dữ liệu khách hàng để tạo các chiến dịch email marketing hiệu quả và mang tính cá nhân hóa cao.

Các tính năng chính:

• Phân đoạn thời gian thực tiên tiến
• Tối ưu hóa dựa trên AI
• Tích hợp tùy chọn
• Phân tích dự đoán và dữ liệu
• A/B test tự động

Mức phí

Mức phí thay đổi tùy theo số lượng contact của bạn.

Dùng thử miễn phí: Thưa có, Klaviyo cung cấp bản dùng thử miễn phí 60 ngày.

Tổng quan so sánh với LiveAgent:

Klaviyo và LiveAgent là hai nền tảng phần mềm khác nhau được thiết kế chủ yếu cho các mục đích khác nhau. Klaviyo là một nền tảng tự động hóa thương mại điện tử và email marketing tiên tiến, trong khi LiveAgent là phần mềm hỗ trợ khách hàng bao gồm quản lý email là một trong nhiều tính năng của nó. Trọng tâm chính của Klaviyo là tạo các chiến dịch cá nhân hóa và dựa trên dữ liệu để có thể thúc đẩy doanh số bán hàng và mức độ tương tác của khách hàng, trong khi các tính năng chính của LiveAgent tập trung vào việc giúp các đội nhóm CSKH quản lý các câu hỏi và yêu cầu của khách hàng thông qua nhiều kênh giao tiếp.

Đối tượng được lợi từ việc dùng phần mềm quản lý email?

Doanh nghiệp nhỏ – Những doanh nghiệp này thường hoạt động với nguồn lực hạn chế, đó là lý do vì sao năng suất lại rất quan trọng cho sự thành công của họ. Phần mềm quản lý email cho phép họ tự động hóa các quy trình email, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Họ có thể dễ dàng sắp xếp, lọc và phân loại email, giúp xác định và ưu tiên các email quan trọng dễ dàng hơn. Điều này giúp cải thiện thời gian phản hồi và sự hài lòng của khách hàng. Phần mềm quản lý email còn cung cấp hộp thư tập trung, đảm bảo mọi email đều được theo dõi và không bị bỏ sót.

Doanh nghiệp tầm trung – Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, số lượng email bạn nhận được cũng tăng theo. Đây là lúc phần mềm quản lý email càng trở nên quan trọng hơn. Loại phần mềm này giúp quản lý tình trạng quá tải email và đảm bảo không có email nào bị bỏ sót. Nó cũng tự động trả lời email và email chăm sóc, giúp tăng năng suất và tiết kiệm rất nhiều thời gian. Nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý email cung cấp các phân tích nâng cao giúp theo dõi hiệu suất email, xác định xu hướng và tối ưu hóa các chiến dịch email.

Các doanh nghiệp lớn – Khi nói đến các doanh nghiệp lớn, họ có quy trình làm việc phức tạp và có nhiều bộ phận, điều này khiến việc quản lý email trở nên khó khăn hơn. Phần mềm quản lý email cung cấp cho họ các công cụ để quản lý email và phối hợp hiệu quả hơn. Họ có thể sử dụng phần mềm này để quản lý email hỗ trợ khách hàng, email bán hàng và marketing email, cùng nhiều email khác. Phần mềm quản lý email cũng cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao, chẳng hạn như mã hóa, giúp bảo vệ thông tin và dữ liệu nhạy cảm. Ngoài ra, nó còn cung cấp cho họ các bảng dashboard tùy chỉnh để quản lý và giám sát hiệu suất giữa các bộ phận khác nhau.

Các tập quán tốt nhất để triển khai phần mềm quản lý email là gì?

Doanh nghiệp nhỏ – Việc triển khai phần mềm quản lý email có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho các doanh nghiệp nhỏ. Bước đầu tiên là đánh giá chính xác nhu cầu của bạn và xác định các tính năng quan trọng nhất đối với doanh nghiệp của bạn. Sau đó, bạn phải chọn một phần mềm phù hợp với mục tiêu của mình. Điều quan trọng nữa là cung cấp đào tạo cho các thành viên trong nhóm của bạn để đảm bảo tích hợp liền mạch vào quy trình làm việc của họ. Cuối cùng, điều quan trọng là phải thường xuyên xem xét hiệu suất của phần mềm để đảm bảo rằng nó đáp ứng nhu cầu của mình và bạn có thể xác định những lĩnh vực cần cải tiến.

Doanh nghiệp tầm trung – Phần mềm quản lý email có thể giúp tăng năng suất và tối ưu quy trình làm việc khi được triển khai chính xác. Việc chọn giải pháp phần mềm phù hợp rất quan trọng vì nó phải dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện hữu của bạn để tránh làm gián đoạn. Đảm bảo rằng phần mềm bạn chọn cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh để điều chỉnh giải pháp cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Sau khi triển khai, hãy thường xuyên theo dõi hiệu suất để xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Đảm bảo duy trì liên lạc cởi mở với nhóm của bạn để đảm bảo mọi người đang sử dụng phần mềm một cách hiệu quả và họ hiểu rõ nó.

Doanh nghiệp lớn – Các doanh nghiệp lớn yêu cầu lập kế hoạch cẩn thận khi triển khai phần mềm quản lý email do quy trình làm việc phức tạp và nhiều bộ phận khác nhau. Bước đầu tiên là tiến hành kiểm tra toàn diện các quy trình email hiện tại của bạn để xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Chọn phần mềm tích hợp dễ dàng với các hệ thống hiện có của bạn và tùy chỉnh nó để đáp ứng nhu cầu riêng của công ty bạn. Đào tạo nhân viên của bạn cách sử dụng phần mềm mới một cách hiệu quả và cung cấp cho họ sự hỗ trợ liên tục. Theo dõi hiệu suất của phần mềm và sử dụng số liệu phân tích để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.

Tương lai của phần mềm quản lý email

Tương lai của phần mềm quản lý email sẽ liên quan đến việc tăng cường tự động hóa dựa trên AI, nâng cao cá nhân hóa và tích hợp với các kênh giao tiếp khác. Hệ thống quản lý email sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc hợp lý hóa và tổ chức giao tiếp doanh nghiệp, làm cho nó hiệu quả và năng suất hơn. Phân tích nâng cao và các tính năng tuân thủ và bảo mật được cải thiện cũng sẽ trở nên quan trọng để đáp ứng kỳ vọng ngày càng tăng của khách hàng và các quy định về quyền bảo mật dữ liệu. Đi trước những xu hướng này sẽ cho phép các nhà cung cấp phần mềm quản lý email như LiveAgent tiếp tục cung cấp giải pháp sáng tạo cho dịch vụ khách hàng xuất sắc.

Lời kết

Tóm lại, phần mềm quản lý email là điều cần thiết để tối ưu hoạt động giao tiếp và nâng cao dịch vụ khách hàng. Bằng cách triển khai phần mềm phù hợp, doanh nghiệp có thể cải thiện năng suất đội nhóm, tối ưu hóa quy trình làm việc và duy trì cách tiếp cận chuyên nghiệp khi tương tác với khách hàng. Việc triển khai thành công đòi hỏi phải đánh giá nhu cầu của tổ chức, ưu tiên các nền tảng thân thiện với người dùng, có sự tham gia của toàn nhóm, tùy chỉnh phần mềm cũng như cung cấp đào tạo và hỗ trợ toàn diện. Tương lai của phần mềm quản lý email sẽ liên quan đến việc tăng cường tự động hóa dựa trên AI, nâng cao cá nhân hóa, tích hợp với các kênh giao tiếp khác, phân tích nâng cao cũng như các tính năng tuân thủ và bảo mật được cải thiện. Đi trước những xu hướng này sẽ cho phép các nhà cung cấp như LiveAgent đưa ra các giải pháp sáng tạo đem lại dịch vụ khách hàng xuất sắc cho khách hàng.

Trải nghiệm những lợi ích của phần mềm quản lý email của LiveAgent và cách mạng hóa phương thức giao tiếp qua email cho tổ chức của bạn. Hãy chọn LiveAgent và nâng tầm dịch vụ khách hàng cho đội nhóm của bạn cũng như thúc đẩy thành công lâu dài cho doanh nghiệp bạn.