Checklist làm việc từ xa

Thiết lập rõ ràng thời gian làm việc cho nhân viên của bạn.

Vì sao xác định rõ giờ làm việc lại quan trọng?

Người lao động cũng như người sử dụng lao động nên nhận thức rõ điều này. Nếu mọi người không biết về giờ giấc làm việc của mình, điều đó có thể dẫn đến các vấn đề về năng suất và hiệu quả làm việc.

Làm thế nào để xác định thời gian làm việc?

Hỏi xem nhân viên đâu là thời gian thuận tiện nhất để họ thực hiện công việc của mình. Xác định điều gì là tốt nhất cho nhóm của bạn, có thể là giờ giấc làm việc chính xác hoặc lịch trình linh hoạt.

Công cụ nào giúp xác định giờ giấc làm việc?

Đảm bảo là nhân viên của bạn hiểu rõ trách nhiệm của họ. Hãy chắc chắn bạn không quản lý theo kiểu giám sát, vì điều này sẽ chỉ dẫn đến sự thất vọng và giảm năng suất nơi nhân viên của mình.

Vì sao việc thiết lập các trách nhiệm và kỳ vọng rõ ràng lại quan trọng?

Mọi người càng hiểu rõ về nhiệm vụ và kỳ vọng của mình, thì hiệu suất tại nơi làm việc sẽ càng cao hơn. Người sử dụng lao động có thể buộc người lao động phải chịu trách nhiệm về công việc của họ, trong khi nhân viên sẽ cảm thấy mình có tiếng nói hơn trong công việc.

Làm thế nào để thiết lập trách nhiệm và kỳ vọng rõ ràng?

Chuẩn bị các bản mô tả công việc quy định trách nhiệm của từng vị trí và đảm bảo cập nhật các bản mô tả này khi cần thiết. Thông báo cho nhân viên của bạn nếu có bất kỳ thay đổi nào xảy ra.

Sử dụng công cụ nào ở bước này?

Thiết lập một chính sách làm việc từ xa nêu rõ các ngày lễ, kỳ nghỉ và ngày ốm.

Vì sao xác định thời gian nghỉ phép lại quan trọng?

Người sử dụng lao động cần phải xử lý việc nghỉ phép để công việc không bị gián đoạn, trong khi người lao động phải hiểu rõ những nội dung chấp nhận được trong điều kiện nghỉ phép.

Quyết định thời gian nghỉ phép như thế nào?

Tốt nhất bạn nên cho phép nghỉ ít nhất một vài ngày, một số có lương và một số khác không lương tùy theo chính sách cụ thể đối với từng nhân viên. Một số nhà tuyển dụng thậm chí còn cho phép nghỉ phép không giới hạn, nhưng điều đó thường đòi hỏi sự tin tưởng từ cả hai bên và cam kết làm việc có trách nhiệm mà không cần giám sát. Yêu cầu nhân viên thông báo trước ngày nghỉ của họ càng sớm càng tốt.

Sử dụng công cụ nào để thiết lập thời gian nghỉ phép?

Sử dụng Google Docs hoặc Sheets để tạo một file theo đó mọi người có thể yêu cầu số ngày nghỉ họ muốn, thêm ghi chú và xem bất kỳ thay đổi nào theo thời gian thực.

Lập kế hoạch về tần suất, địa điểm và thời gian tổ chức các cuộc họp.

Vì sao sắp xếp trước các cuộc họp lại quan trọng?

Các cuộc họp phải thiết thực và hiệu quả nếu bạn dự định tổ chức thường xuyên. Bằng cách đó, mọi người có thể tập trung vào nhiệm vụ trước mắt mà không lãng phí thời gian.

Làm thế nào để sắp xếp trước các cuộc họp?

Bạn nên thiết lập một cuộc họp thường xuyên để cập nhật thông tin cho nhóm. Ví dụ, mỗi sáng thứ sáu hoặc chiều thứ tư. Bạn cũng có thể sắp xếp các cuộc họp đột xuất khi có điều gì đó cần được thảo luận tức thì.

Công cụ nào giúp sắp xếp các cuộc họp?

Giao tiếp là chìa khóa cho bất kỳ nhóm làm việc từ xa nào. Thiết lập các hướng dẫn giao tiếp và đảm bảo là mọi người sẽ tuân thủ chúng.

Vì sao việc sắp xếp tối ưu hoạt động giao tiếp lại quan trọng?

Mọi thứ có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn nếu bạn không có các bộ hướng dẫn trong giao tiếp. Để cập nhật thông tin cho tất cả mọi người, việc thiết lập một phương thức giao tiếp hiệu quả và nhanh chóng là điều cần thiết.

Làm thế nào sắp xếp tối ưu hoạt động giao tiếp?

Điều cần thiết là phải theo dõi được tiến độ của các dự án để có thể xác định xem có ai đang tụt lại sau hay không. Hơn nữa, sẽ rất hữu ích khi nắm được công việc hàng ngày của nhóm.

Để hợp lý hóa việc giao tiếp với khách hàng, hãy sử dụng phần mềm quản lý ticket, chẳng hạn như LiveAgent. Tất cả email, chat, cuộc gọi, các lượt đề cập trên mạng xã hội và tin nhắn từ các kênh giao tiếp khác của bạn sẽ cùng nằm trong một hộp thư hợp nhất. Điều này giúp việc giao tiếp được dễ dàng hơn cũng như nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.

Sử dụng công cụ nào để tối ưu việc giao tiếp?

• Giao tiếp nhóm – các công cụ như Asana hoặc Basecamp rất hữu ích, nhưng chỉ khi mọi người sử dụng chúng một cách thường xuyên.
• Giao tiếp với khách hàng – phần mềm hỗ trợ khách hàng tất-cả-trong-một như LiveAgent (dùng thử miễn phí!).

Để giúp mọi người có cùng quan điểm và hướng đi chung, mỗi nhóm cần có một bộ giá trị và mục tiêu chung.

Vì sao việc quan tâm đến văn hóa doanh nghiệp lại quan trọng?

Các hướng dẫn của công ty sẽ giúp thu hút nhân viên trong tương lai, nhưng chúng cũng rất cần thiết để giữ chân họ. Khi mọi người thấy mình là một phần và có giá trị phù hợp với tổ chức, họ sẽ ở lại làm việc lâu dài hơn.

Làm thế nào để giữ gìn văn hóa công ty?

Tạo một danh sách các giá trị cốt lõi và đảm bảo là mọi người đều hiểu rõ chúng. Ngoài ra, sổ tay doanh nghiệp có thể phác thảo các triển vọng và chính sách của công ty.

Sử dụng công cụ nào để chăm sóc văn hóa công ty?

Bạn có thể tạo tài liệu Google Docs hoặc tạo video/file trình bày ngắn gọn về các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Cần bảo đảm nhân viên của bạn có môi trường làm việc hiệu quả trước khi họ bắt đầu làm việc từ xa.

Vì sao việc kiểm tra môi trường làm việc từ xa của nhân viên lại quan trọng?

Không phải ai cũng có điều kiện lý tưởng để làm việc tại nhà. Nếu bạn muốn nhân viên của mình tập trung vào công việc, họ cần có các nguồn lực và công cụ cần thiết.

Làm thế nào để kiểm tra môi trường làm việc từ xa của nhân viên?

Nếu có thể, hãy thuê một địa điểm làm việc trong khu vực của họ (ví dụ: một văn phòng làm việc chung). Nếu không, hãy cố gắng cung cấp cho họ điều kiện làm việc tốt hơn ở nhà bằng cách cung cấp một số vật dụng (ghế, bàn …).

Sử dụng công cụ nào để kiểm tra môi trường làm việc từ xa của nhân viên?

Khi nhân viên của bạn bắt đầu làm việc từ xa, điều cần thiết là phải có kế hoạch đào tạo làm quen cho nhân viên mới.

Vì sao việc lập kế hoạch đào tạo từ xa lại quan trọng?

Nếu bạn không có kế hoạch đào tạo, sẽ gây khó khăn cho nhân viên mới khi làm quen với mọi thứ.

Làm thế nào để lập kế hoạch đào tạo từ xa?

Lên kế hoạch cho các cuộc họp video và các buổi đào tạo để nhân viên của bạn nhanh chóng làm quen với hệ thống mới. Tạo sổ tay cho mỗi nhân viên để họ có thể tự làm quen với các hướng dẫn của công ty.

Sử dụng công cụ nào để lập kế hoạch đào tạo từ xa?

Để làm việc hiệu quả, những người làm việc từ xa cần có các công cụ thích hợp, chẳng hạn như một máy tính có cài đặt tất cả các chương trình họ cần.

Vì sao việc đảm bảo nhân viên được trang bị các thiết bị cần thiết lại quan trọng?

Nếu nhân viên làm việc từ xa của bạn không có các thiết bị hoặc công cụ cá nhân thích hợp, sẽ rất khó để họ hoàn thành công việc của mình.

Làm thế nào để đảm bảo nhân viên có các thiết bị cần thiết?

Hãy trang bị cho nhân viên của bạn những công cụ và thiết bị phù hợp.

Sử dụng công cụ nào để đảm bảo là nhân viên có các thiết bị cần thiết?

Bạn có thể tạo danh sách các yêu cầu làm việc từ xa trên Google Docs/Sheets. Xem xét đầu tư vào công nghệ như lưu trữ đám mây (ví dụ: Dropbox) và chia sẻ file (Google Drive).

Một đường truyền internet đáng tin cậy là điều bắt buộc cần có đối với những người làm việc từ xa.

Vì sao đường truyền internet lại quan trọng?

Nếu mạng internet của nhân viên ngừng hoạt động dù chỉ vài phút, nó có thể gây ra những hậu quả đáng kể. Hãy đảm bảo rằng họ không gặp bất kỳ sự cố kết nối nào khi làm việc từ xa.

Làm thế nào để cấp cho mọi người quyền truy cập Internet?

Kiểm tra định kỳ tốc độ internet của mọi người. Nếu có bất kỳ vấn đề nào, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được giải quyết càng nhanh càng tốt.

Sử dụng công cụ nào để đảm bảo quyền truy cập internet của mọi người?

Đảm bảo là nhân viên của bạn được hỗ trợ kỹ thuật nếu có vấn đề ảnh hưởng đến công việc.

Vì sao hỗ trợ kỹ thuật lại quan trọng?

Nếu nhân viên làm việc từ xa không được hỗ trợ kỹ thuật, họ có thể cảm thấy thất vọng và coi đó là rào cản khiến họ không thể hoàn thành công việc của mình.

Làm thế nào để cung cấp hỗ trợ kỹ thuật?

Cung cấp cho nhân viên của bạn danh sách liên hệ hỗ trợ bao gồm địa chỉ email và số điện thoại.

Sử dụng công cụ nào để hỗ trợ kỹ thuật?

Nhân viên làm việc từ xa của bạn phải hiểu nghĩa vụ bảo mật của họ là gì.

Vì sao việc đặt ra các nghĩa vụ bảo mật lại quan trọng?

Sự bảo mật của nhân viên phải luôn là ưu tiên hàng đầu. Nhân viên của bạn cần phải nhận thức được những nguy hiểm liên quan đến việc làm việc tại nhà và nắm rõ các chính sách bảo mật của công ty.

Làm thế nào để thiết lập các nghĩa vụ bảo mật?

Giải thích rõ ràng cho họ những gì cần được bảo đảm ở phía họ và những yếu tố bảo mật nào mà họ nên chú tâm vào.

Sử dụng công cụ nào để thiết lập các nghĩa vụ bảo mật?

Thường xuyên cập nhật các ứng dụng và thiết bị cho đội nhóm của bạn.

Vì sao thường xuyên cập nhật lại quan trọng?

Nếu nhân viên làm việc từ xa không cập nhật thiết bị, họ sẽ dễ bị tấn công mạng. Luôn đảm bảo là mọi người sẽ thực hiện cập nhật thường xuyên và không bỏ qua chúng.

Làm thế nào để cập nhật thường xuyên?

Tạo một tài liệu chứa danh sách các cập nhật cần thiết để mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin này.

Những công cụ nào giúp quản lý các bản cập nhật?

Bạn cần xác định các khu vực mà nhân viên của mình có nhiều khả năng gặp phải các vấn đề bảo mật nhất.

Vì sao xác định các rủi ro bảo mật lại quan trọng?

Nếu biết các nguy cơ nằm ở đâu, bạn có thể thực hiện các bước để giảm thiểu chúng. Xác định tất cả các mối đe dọa tiềm năng trước khi chúng trở thành vấn đề thực sự.

Làm thế nào để xác định rủi ro bảo mật?

Xem xét việc xây dựng một bản đồ rủi ro bảo mật phác thảo các lĩnh vực mà nhân viên của bạn có thể gặp phải các nguy cơ.

Sử dụng công cụ nào để xác định rủi ro bảo mật?

Trong trường hợp có sự cố xảy ra, bạn cần có một kế hoạch khẩn cấp giúp cho không gian làm việc của bạn an toàn hơn.

Vì sao kế hoạch khẩn cấp lại quan trọng?

Trong trường hợp khẩn cấp, nhân viên làm việc từ xa của bạn có thể mất bình tĩnh và càng làm cho mọi thứ tồi tệ hơn. Một kế hoạch khẩn cấp có thể ngăn chặn điều này xảy ra.

Làm thế nào để lập kế hoạch khẩn cấp?

Thiết kế một tài liệu với danh sách việc cần làm phác thảo kế hoạch khẩn cấp từng bước một.

Công cụ nào giúp bạn lập kế hoạch khẩn cấp?

Một trong những vấn đề lớn nhất với làm việc từ xa là thiếu cơ hội giao tiếp trực tiếp với mọi người. Vì những người làm việc từ xa dành phần lớn thời gian của họ trong bốn bức tường, sức khỏe tinh thần của họ là điều rất quan trọng.

Vì sao quan tâm đến sức khỏe của nhân viên là điều quan trọng?

Nếu nhân viên phải trải qua các vấn đề về sức khỏe tinh thần, nó có thể có tác động lớn đến hiệu quả của công ty.

Làm thế nào để chăm sóc sức khỏe của nhân viên?

Cho dù vấn đề có liên quan đến công việc hay không, hãy chắc chắn rằng mọi người đều được giúp đỡ khi họ cần đến.

Những công cụ nào giúp bạn quan tâm đến sức khỏe của nhân viên?

Khuyến khích nhân viên của bạn trò chuyện với đồng nghiệp, ngay cả khi không liên quan đến công việc. Điều này sẽ giúp họ kết nối nhiều hơn với nhóm của mình và ngăn ngừa cảm giác bị cô lập.

Vì sao tạo thuận lợi cho các hoạt động giao tiếp với đồng đội lại quan trọng?

Nếu nhân viên của bạn cảm thấy thiếu sự riêng tư, họ có thể trở nên khó tập trung để thực hiện công việc của mình.

Làm thế nào để tạo thuận lợi cho các cuộc trò chuyện giữa các nhân viên với nhau?

Hãy chú ý đến mọi cơ hội cho các cuộc họp “từ xa”, không chỉ về công việc mà còn để kỷ niệm sinh nhật của nhân viên, ví dụ vậy.

Công cụ nào giúp tạo thuận lợi cho các cuộc trò chuyện này?

Sẽ khó khăn hơn nhiều để học một kỹ năng mới khi bạn phải làm việc từ xa hơn là tại văn phòng. Cung cấp cho nhân viên của bạn các lựa chọn và giải pháp thay thế để học các kỹ năng mới, cơ hội để cải thiện bản thân. Cho phép tiếp cận với công nghệ sẽ giúp họ thực hiện tất cả những điều này.

Vì sao các hoạt động đào tạo cho nhân viên lại quan trọng?

Cho phép nhân viên của bạn phát triển bản thân, giúp họ xem công việc như một nghề nghiệp, chứ không chỉ là công việc. Khuyến khích họ tham dự các hội thảo trên web hoặc tham gia các khóa học liên quan đến sở thích nghề nghiệp của họ.

Làm thế nào để hỗ trợ các hoạt động đào tạo cho nhân viên của bạn?

Cung cấp các loại hình đào tạo khác nhau, chẳng hạn như video hướng dẫn, hội thảo trên web hoặc sách điện tử. Bạn cũng có thể hỗ trợ nhân viên của mình hoàn thành các khóa học theo thời gian biểu riêng của họ.

Sử dụng những công cụ nào để hỗ trợ hoạt động đào tạo cho nhân viên?