Các ứng dụng email tốt nhất và các lựa chọn thay thế email (2024)

Có nhiều nhà cung cấp email và các lựa chọn thay thế email trên thị trường, mỗi nhà cung cấp đều có các tính năng và dịch vụ độc đáo riêng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những ứng dụng email tốt nhất và làm sáng tỏ một số lựa chọn thay thế email có thể mang lại lợi ích cho chủ doanh nghiệp.

Các ứng dụng email tốt nhất và các tính năng của chúng

Protonmail

Protonmail không được biết đến nhiều bằng Gmail hay Outlook nhưng nó có các điều khoản và điều kiện tốt hơn so với các đối thủ chính của nó. Protonmail cung cấp mã hóa đầu cuối, có chính sách bảo mật tốt hơn, cung cấp các tên miền email có thể tùy chỉnh, và tính năng duyệt email không có quảng cáo.

Thay vì cung cấp email “miễn phí” và khai thác dữ liệu của bạn, ứng dụng email không chính thống này tính phí người dùng hàng tháng một khoản phí nhỏ (5 €) cho các dịch vụ email của họ.

Các tính năng MIỄN PHÍ của Protonmail

• Bộ nhớ 500MB
• 150 email mỗi ngày
• Hỗ trợ khách hàng còn hạn chế

Các tính năng của Protonmail PLUS

• Bộ nhớ 5 GB
• Lên đến 1000 email mỗi ngày
• Các nhãn, bộ lọc tùy chỉnh, và thư mục
• Mã hóa đầu cuối cho những người nhận bên ngoài
• Có thể tùy chỉnh tên miền (ví dụ: john@smith.com)
• Tối đa 5 alias email
• Hỗ trợ khách hàng ưu tiên

Nhược điểm của Protonmail

• Gói miễn phí có giới hạn số lượng email mỗi ngày

Tutanota

Tutanota giống với Protonmail ở chỗ ứng dụng email này cũng cung cấp tính riêng tư, tính bảo mật, và các điều khoản và điều kiện tốt hơn so với các đối thủ cạnh tranh chính của họ. Người dùng của Tutanota có thể duyệt email không có quảng cáo, sử dụng tên miền có thể tùy chỉnh, có quyền truy cập nhiều người dùng, mã hóa email đầu cuối, cũng như lịch được mã hóa chỉ với €1,20/tháng.

Tutanota MIỄN PHÍ

• Một người dùng
• Bộ nhớ 1GB
• Chỉ có tên miền Tutanota
• Khả năng tìm kiếm hạn chế
• Chỉ có một lịch

Tutanota PREMIUM

• Thêm người dùng (€12)
• Bộ nhớ 1GB
• Có thể tùy chỉnh tên miền
• Tìm kiếm không giới hạn
• Có nhiều lịch
• 5 alias
• Các quy tắc hộp thư đến
• Hỗ trợ qua email
• Lịch mời

Nhược điểm của Tutanota

• Giao diện người dùng (UI)
• Không có các tích hợp bên thứ ba

Gmail

Gmail là một trong những ứng dụng email phổ biến và được sử dụng nhiều nhất với hơn 1 tỷ người dùng hoạt động hàng tháng. Người dùng Gmail có thể tạo nhãn và danh mục cho email của họ và gắn dấu sao cho những email quan trọng nhất để làm cho chúng nổi bật trong một hộp thư đến lộn xộn.

Gmail được trang bị tính năng xác thực 2 lớp và cho phép người dùng tận dụng các tính năng lịch và tài liệu của Gmail.

Các tính năng của Gmail

• 15 GB bộ nhớ dùng chung miễn phí trên Google Drive, Gmail, và Google Photos (có thêm bộ nhớ với mức giá bắt đầu từ €1,99)
• Tính năng báo lại email (Email snoozing)
• Lên lịch email
• Có thể tùy chỉnh theme và bố cục
• Có thể hủy việc gửi email trong vòng tối đa 30 giây
• Có các đề xuất tự động sửa, chính tả, và ngữ pháp
• Trả lời thông minh

Nhược điểm của Gmail

• Không có mã hóa đầu cuối
• Hộp thư đến có quảng cáo

Outlook

Outlook là ứng dụng email phổ biến thứ hai được sử dụng trên toàn thế giới. Nó rất tuyệt vời để tạo danh sách việc cần làm, lên lịch cuộc họp, và lưu danh bạ. Tuy nhiên, Outlook được sử dụng miễn phí, để có quyền truy cập vào giao diện không có quảng cáo, tên miền tùy chỉnh, tùy chọn bảo mật nâng cao và 1 TB dung lượng lưu trữ đám mây, bạn cần có một gói đăng ký Microsoft 365 ($69,99- $99,99/năm).

Các tính năng của Outlook

• 5 GB bộ nhớ miễn phí
• Có các nhãn và thư mục
• Có sẵn chế độ xem email tab riêng biệt
• Hỗ trợ alias email
• Tính năng lọc thông minh

Nhược điểm của Outlook

• Không có nhiều tùy chọn tùy chỉnh

Yahoo! Mail

Yahoo! Mail, trước đây được gọi là Hotmail, là ứng dụng email được sử dụng nhiều thứ ba, với hơn 225 triệu người dùng hoạt động hàng tháng. Yahoo! Mail cung cấp cho người dùng chế độ xem hội thoại hộp thư đến, hỗ trợ nhiều người dùng, và có các địa chỉ email alias. Yahoo cung cấp dịch vụ gửi email được mã hóa (TLS), nhưng không có mã hóa đầu cuối và các tên miền tùy chỉnh.

Các tính năng của Yahoo! Mail

• Bộ nhớ 1 TB
• 500 địa chỉ dùng một lần
• Lịch Yahoo
• Thư mục

Nhược điểm của Yahoo! Mail

• Hộp thư đến có quảng cáo
• Chỉ có ít bộ lọc và quy tắc hộp thư đến

AOL Mail

AOL Mail, còn được gọi là AIM, đã được Verizon mua lại vào năm 2015. AOL Mail có rất nhiều theme có thể tùy chỉnh và cung cấp tính năng bảo vệ chống vi-rút. Tuy nhiên, nó không cung cấp mã hóa đầu cuối và các quy tắc hộp thư đến tự động hóa nâng cao.

Các tính năng của AOL

• Bộ nhớ không giới hạn
• Có công cụ kiểm tra chính tả
• Thư mục
• Lịch
• Nhập danh bạ

Nhược điểm của AOL

• Hộp thư đến có quảng cáo

iCloud Mail

iCloud là dịch vụ email được chỉ định của Apple. Nó đồng bộ với tất cả các thiết bị của Apple, sử dụng mã hóa đầu cuối và cung cấp trải nghiệm không có quảng cáo. Nó có giao diện người dùng rất hiện đại và gọn gàng, tuy nhiên, nó thiếu các tính năng phối hợp nội bộ, không có các quy tắc hộp thư đến, và không có các mẫu email.

Các tính năng của iCloud Mail

• 5 GB dung lượng lưu trữ email miễn phí
• Có các thư mục và thư mục con
• Tìm kiếm thông minh
• Có các Alias Email

Nhược điểm của iCloud Mail

• Chỉ dành cho người dùng Apple

Zoho Mail

Zoho Mail được trang bị mã hóa đầu cuối và cung cấp trải nghiệm không có quảng cáo. Hộp thư đến Zoho Mail có thể tùy chỉnh được và giúp bạn dễ dàng có được email tên miền tùy chỉnh cho doanh nghiệp của bạn. Nó cũng cho phép người dùng tạo các mẫu email.

Các tính năng của Zoho Mail

• Có các luồng email (có các lượt thích và bình luận như mạng xã hội)
• Tích hợp Zoho CRM miễn phí
• 5 GB bộ nhớ miễn phí
• Có các thư mục và nhãn
• Có thể chia sẻ thư mục
• Tính năng lời nhắc email
• Lên lịch email
• Công việc, ghi chú, danh sách việc cần làm, và lịch

Nhược điểm của Zoho Mail

• Không có tính năng nhập các địa chỉ liên hệ từ mạng xã hội

Thunderbird

Thunderbird là ứng dụng email mã nguồn mở, có thể tùy chỉnh của Mozilla, cung cấp cho người dùng tính năng bảo vệ chống lừa đảo trực tuyến và mã hóa đầu cuối. Nó có các tùy chọn tab email và sổ địa chỉ với một cú nhấp chuột.

Các tính năng của Thunderbird

• Bộ nhớ 5 GB
• Có các thư mục thông minh
• Tab email
• Sổ địa chỉ với một cú nhấp chuột
• Tính năng lời nhắc tệp đính kèm
• Tìm kiếm nhanh chóng
• Mã hóa đầu cuối

Nhược điểm của Thunderbird

• Không có lịch
• Thiết kế lỗi thời

Mail.com

Mail.com là một nhà cung cấp email miễn phí có tính năng cho phép người dùng chọn một tên miền từ một danh sách mở rộng. Nó cung cấp khả năng bảo vệ chống vi-rút cho người dùng, mã hóa đầu cuối, bộ nhớ không giới hạn và tích hợp Facebook. Tuy nhiên, nó không cung cấp xác thực 2 lớp hoặc trải nghiệm không có quảng cáo. Nó cũng thiếu các quy tắc tự động hóa cho hộp thư đến.

Các tính năng của Mail.com

• Có các nhãn
• Có thể tùy chỉnh tên miền email
• Bảo vệ chống vi-rút
• Facebook integration
• Tính năng thu thập thư
• Bộ nhớ tệp 2 GB
• Lịch trực tuyến

Nhược điểm của Mail.com

• Hộp thư đến có quảng cáo
• Không có xác thực 2 lớp

Các lựa chọn thay thế email có những lợi ích nào so với các ứng dụng email truyền thống?

Thành thật mà nói, khi nói đến các tính năng phối hợp nội bộ và sắp xếp tổ chức, các ứng dụng email cơ bản đã bắt đầu chững lại và các lựa chọn thay thế email đang gia tăng. Outlook, Gmail, hoặc thậm chí Yahoo không còn đạt được kỳ vọng của người dùng nữa.

Gmail và Yahoo có rất nhiều quảng cáo khiến bạn khó tập trung vào những email quan trọng. Outlook khiến nhiều người khó trả lời email từ cùng một tài khoản. Và đó mới chỉ là một số hạn chế cơ bản.

Ngoài ra còn có các vấn đề về bảo mật, thư rác, và thiếu các tính năng lọc và tự động hóa nâng cao. Khi so sánh với các lựa chọn thay thế email như phần mềm quản lý phiếu hoặc phần mềm bàn trợ giúp, rõ ràng là ngày càng có nhiều doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi từ ứng dụng email sang các phần mềm khác.

Hộp thư chung

Sử dụng các lựa chọn thay thế email như phần mềm quản lý phiếu hoặc phần mềm help desk hỗ trợ khách hàng sẽ giúp bạn có thể phối hợp với số lượng không giới hạn đồng nghiệp. Mỗi nhân viên có một tài khoản đăng nhập duy nhất vào hệ thống, từ đó, mỗi cá nhân có thể làm việc đồng thời cùng nhau.

Tìm hiểu thêm về hộp thư chung.

Tag

Các lựa chọn thay thế email có thể tự động gán tag cho mỗi email đến để bạn có thể xem nhanh nội dung của email đến mà không cần phải mở email. Điều này giúp bạn tìm kiếm email nhanh hơn. Ví dụ: bạn không cần phải nhớ tên người gửi, địa chỉ email hoặc dòng chủ đề của email. Các tag được gán tự động sẽ giúp bạn có thể tìm kiếm tag một cách đơn giản, tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhân viên của bạn.

Tìm hiểu thêm về tag.

Các phòng ban

Các lựa chọn thay thế email như phần mềm bàn trợ giúp và phần mềm quản lý phiếu sẽ giúp bạn tạo nhiều phòng ban để sắp xếp email và phân phối trách nhiệm cho các phòng ban tốt hơn. Ví dụ: tất cả các email đến có từ “cài đặt lại” và “mật khẩu” có thể được tự động chuyển đến bộ phận CNTT và sẽ được giao cho một nhân viên chuyên trách của bộ phận hỗ trợ CNTT. 

Tìm hiểu thêm về các phòng ban.

Tính trách nhiệm

Nếu mỗi email đến được tự động giao cho nhân viên phù hợp nhất, điều này sẽ giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và không bị nhầm lẫn. Với các ứng dụng email truyền thống, thường xảy ra việc các email không được giao cho những người cụ thể, dẫn đến có nhiều email bị bỏ qua, không được trả lời vì không ai cảm thấy có trách nhiệm với chúng. Điều này có thể tạo ra trải nghiệm khách hàng tiêu cực và ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn về lâu dài.

Tìm hiểu thêm về tính trách nhiệm.

Các quy tắc tự động tiên tiến

Các quy tắc tự động hóa tiên tiến giúp người dùng tự động hóa một số tác vụ – từ tự động thêm tag vào email, giao email cho các phòng ban và nhân viên, đến việc gửi các email follow-up đã được soạn sẵn sau một khoảng thời gian nhất định kể từ lần liên hệ cuối cùng của bạn.

Tìm hiểu thêm về các quy tắc.

Câu trả lời soạn sẵn

Câu trả lời soạn sẵn là một tính năng tuyệt vời khác mà các lựa chọn thay thế email có thể cung cấp. Tính năng này giúp bạn tạo câu trả lời cho những câu hỏi thường gặp nhất của khách hàng. Khi bạn nhận được một email yêu cầu trả lời cho một câu hỏi thường gặp, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách chỉ cần nhấp vào nút trả lời và chọn câu trả lời bạn muốn.

Tìm hiểu thêm về câu trả lời soạn sẵn.

Mẫu email có thể tùy chỉnh

Các lựa chọn thay thế email có thể giúp bạn tạo các mẫu email hoàn toàn có thể tùy chỉnh để gửi bản tin email, gửi email đặt lại mật khẩu, và nhiều email khác.

Tìm hiểu thêm về các mẫu email.

Các trường CRM tùy chỉnh trong CRM đã được tích hợp sẵn

CRM đã được tích hợp sẵn có thể giúp bạn ghi lại các thông tin tùy chỉnh về khách hàng của bạn và hỗ trợ bạn trong việc cung cấp dịch vụ khách hàng được cá nhân hóa hơn.

Tìm hiểu thêm về CRM.

Các ghi chú nội bộ

Các ghi chú nội bộ cho phép bạn tạo các ghi chú riêng tư. Những ghi chú này có thể tiết lộ thêm thông tin về một email, khách hàng, hoặc quy trình giải quyết nhất định. Đồng nghiệp của bạn có thể xem những ghi chú này bất kỳ lúc nào khi họ giải quyết một email/truy vấn cụ thể.

Tìm hiểu thêm về các ghi chú.

Chia/ghép phiếu yêu cầu

Nếu một email đến làm nảy sinh nhiều vấn đề và cần được giải quyết bởi nhiều bộ phận (chẳng hạn như bộ phận bán hàng và CNTT), phiếu có thể được chia làm hai để giải quyết vấn đề nhanh hơn. Ngoài ra, các lựa chọn thay thế email như phần mềm quản lý phiếu cũng cho phép bạn hợp nhất nhiều phiếu thành một. Ví dụ: nếu một khách hàng gửi cho bạn nhiều email về cùng một vấn đề, các phiếu có thể được hợp nhất để bạn không phải lãng phí thời gian khi giải quyết một vấn đề đã được khắc phục.

Tìm hiểu thêm về tách phiếu và ghép phiếu.

Phát hiện va chạm phiếu giữa các nhân viên

Một tính năng khác của các phần mềm thay thế email và cực kỳ hữu ích đó là tính năng phát hiện va chạm phiếu giữa các nhân viên. Nó đảm bảo rằng không có email hoặc truy vấn nào được trả lời nhiều lần bằng cách nó gửi thông báo cho nhân viên (khi họ xem một phiếu đã được xử lý) rằng có ai đó đang phản hồi email đó rồi và cho phép họ xem những gì đang được viết.

Tìm hiểu thêm về phát hiện va chạm phiếu giữa các nhân viên.

Nhiều tab phiếu

Tính năng nhiều tab phiếu cho phép người dùng mở nhiều phiếu cùng lúc, cho phép nhân viên trả lời một số phiếu có nội dung tương tự một cách dễ dàng. Nhân viên chỉ việc bấm vào tab. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi được sử dụng cùng với các câu trả lời soạn sẵn.

Tìm hiểu thêm về nhiều tab phiếu.

Các tích hợp

Hầu hết các lựa chọn thay thế email đều cung cấp tích hợp của bên thứ ba để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả hơn. Tích hợp có thể được thực hiện với bộ xử lý thanh toán, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, trang web, ứng dụng mạng xã hội, v.v.

Những tích hợp này đảm bảo rằng nhân viên không phải đăng nhập vào các ứng dụng của bên thứ ba và nhập dữ liệu vào 2 hệ thống. Thay vào đó, họ có thể làm mọi thứ bên trong hệ thống quản lý phiếu/bàn trợ giúp, và dữ liệu sẽ đồng bộ hóa với tích hợp của bên thứ ba.

Đọc về Các tích hợp.

Bổ sung: Trung tâm cuộc gọi hỗ trợ khách hàng, chat trực tiếp bằng ngôn ngữ bản địa, cổng thông tin khách hàng, và các tích hợp mạng xã hội

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, các lựa chọn thay thế email như phần mềm bàn trợ giúp sẽ cung cấp các tính năng bổ sung có thể giúp cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng của bạn hiệu quả hơn nữa. Bằng cách kết nối các tài khoản điện thoại, mạng xã hội, và triển khai tính năng chat trực tiếp bằng ngôn ngữ bản địa trên trang web của bạn, bạn có thể trả lời tất cả các cuộc gọi đến, chat, tin nhắn/bình luận trên mạng xã hội từ hệ thống bàn trợ giúp của bạn.

Sắp xếp tất cả các truy vấn vào một tài khoản dùng chung để không chỉ các email của bạn được sắp xếp và giao cho nhân viên hỗ trợ, được chỉ định, mà tất cả các cuộc gọi đến, tin nhắn mạng xã hội, các đoạn chat, và truy vấn từ cổng thông tin hỗ trợ khách hàng (mà bạn có thể tạo bằng hệ thống bàn trợ giúp) cũng được tự động sắp xếp và giao cho nhân viên.

Những lựa chọn thay thế email nào hiện đang có sẵn?

Phần mềm quản lý phiếu

Giải pháp phần mềm thay thế email đầu tiên là phần mềm quản lý phiếu. Phần mềm quản lý phiếu có thể được sử dụng miễn phí cho cả cá nhân và chủ doanh nghiệp.

Vậy, tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý phiếu? Phần mềm quản lý phiếu có các lợi ích sau:

• Mã hóa email HTTPS
• Bộ nhớ email không giới hạn
• Sắp xếp email theo mức độ ưu tiên, SLA, ngày, giờ, và kênh
• Có gắn các tag email để tìm kiếm, lọc, xem nhanh
• Tính trách nhiệm qua email
• Phát hiện va chạm phiếu giữa các nhân viên
• Các mẫu email
• Các quy tắc tự động hóa
• Các tích hợp của bên thứ ba với các kênh liên lạc khác và các công cụ khác
• Công cụ CRM (Quản lý quan hệ khách hàng)
• Sắp xếp các email từ nhiều tài khoản vào một hộp thư đến dùng chung
• Có nhiều tính năng hữu ích hơn tùy thuộc vào phần mềm quản lý phiếu mà bạn chọn

Phần mềm bàn trợ giúp để hỗ trợ khách hàng

Phần mềm bàn trợ giúp là một giải pháp thay thế email khác rất hữu ích để sử dụng. Nó giống như phần mềm quản lý phiếu, nhưng sử dụng steroid. Tuy nhiên, chúng tôi không khuyên bạn nên sử dụng phần mềm bàn trợ giúp cho mục đích phi thương mại hay mục đích cá nhân. Nó phù hợp với những doanh nghiệp kinh doanh trên trang web của họ – từ các doanh nghiệp tư nhân và các công ty mới thành lập đến các doanh nghiệp quy mô nhỏ, các công ty vừa và cả các doanh nghiệp lớn. Tại sao lại như vậy?

Thứ nhất, phần mềm bàn trợ giúp cung cấp cho người dùng khả năng tích hợp nhiều kênh liên lạc như email, chat trực tiếp, mạng xã hội, diễn đàn, cơ sở tri thức, và điện thoại, tạo ra một giải pháp hỗ trợ hợp lý.

Điều này có nghĩa là người dùng bàn trợ giúp có thể trả lời cuộc gọi điện thoại thông qua trình duyệt của họ, trả lời tin nhắn trên mạng xã hội mà không cần đăng nhập vào tài khoản mạng xã hội của họ, chat trong thời gian thực với khách truy cập trang web, và trả lời email từ một giao diện chung duy nhất.

Về bản chất, phần mềm bàn trợ giúp sẽ giúp bạn không phải theo dõi các tài khoản, nền tảng, và thiết bị khác nhau. Do đó, đây là một công cụ thay đổi cuộc chơi dành cho những người đang cố gắng cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc trên tất cả các kênh liên lạc nhưng lại đang gặp phải các vấn đề sau:

• Số lượng bình luận và tin nhắn trên mạng xã hội ngày càng tăng
• Bỏ sót email, quên email, hoặc không trả lời email
• Thời gian đợi cuộc gọi lâu
• Hỗ trợ khách hàng chậm
• Nhiều khách hàng từ bỏ giỏ hàng

Tại sao sử dụng các lựa chọn thay thế email?

Cải thiện quy trình làm việc

Các ứng dụng email như Gmail, Yahoo, Outlook, Zoho Mail, và Thunderbird thường bị giới hạn trong việc sắp xếp các email. Tất nhiên, bạn có thể tạo các danh mục và nhãn khác nhau cho email, nhưng như vậy sẽ rất mất thời gian.

Các lựa chọn thay thế email như phần mềm quản lý phiếu và phần mềm bàn trợ giúp sẽ giúp bạn có thể thêm các tag vào email, giúp bạn dễ dàng lọc và tìm kiếm email, đồng thời có thể xem nhanh nội dung của từng email. Ngoài ra, các lựa chọn thay thế email sẽ tạo mức độ ưu tiên trả lời cho mỗi email trong hộp thư đến của bạn theo các SLA và ngày nhận email.

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, các các lựa chọn thay thế email này có thể được tích hợp với nhiều ứng dụng của bên thứ ba, giúp quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn. Ví dụ: thay vì phải đăng nhập vào một nền tảng khác để hoàn tiền cho khách hàng, bạn có thể thực hiện việc này trực tiếp từ phần mềm bàn trợ giúp hoặc phần mềm bán vé của mình (với điều kiện bạn đã tích hợp hai công cụ với nhau). Về lâu dài, điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, đồng thời cũng an toàn hơn, vì nó yêu cầu ít chia sẻ thông tin đăng nhập giữa những người dùng khác nhau.

Có các tính năng phối hợp nội bộ và phát hiện va chạm phiếu giữa các nhân viên

Khi nói đến phối hợp với đồng nghiệp và trả lời nhiều email từ một tài khoản, các ứng dụng email không thể cạnh tranh với phần mềm bàn trợ giúp và phần mềm quản lý phiếu.

Với Outlook, bạn không thể biết được liệu bạn có đang trả lời email cùng lúc với đồng nghiệp hay không, và bạn có thể xóa nhầm công việc của họ. Hơn nữa, các ứng dụng email như Gmail sẽ đăng xuất bạn khi người khác đăng nhập vào tài khoản của bạn.

Do đó, các lựa chọn thay thế email như phần mềm quản lý phiếu và phần mềm bàn trợ giúp là lựa chọn tối ưu. Các chủ doanh nghiệp nhận được nhiều email và có nhiều phòng ban trong doanh nghiệp của họ, chẳng hạn như bộ phận dịch vụ khách hàng hoặc bộ phận bán hàng và marketing, sẽ được hưởng lợi từ tính năng phát hiện va chạm phiếu giữa các nhân viên,đảm bảo không có email nào bị bỏ sót hoặc bị trùng lặp.

Hơn nữa, các lựa chọn thay thế email hỗ trợ người dùng trực tuyến bằng cách cấp cho mỗi người dùng thông tin xác thực đăng nhập duy nhất của riêng họ, cho phép họ sử dụng tài khoản và trả lời các truy vấn email.

Không có quảng cáo hoặc thư rác và nhiều quyền riêng tư hơn

Sử dụng các lựa chọn thay thế email cũng tốt hơn cho quyền riêng tư của bạn. Nhiều người nghĩ rằng việc sử dụng các ứng dụng email như Gmail, Outlook, hoặc Yahoo là miễn phí. Mặc dù bạn không phải trả tiền hàng tháng, nhưng hầu hết mọi người không nhận ra rằng họ đang trả tiền cho các ứng dụng đó bằng quyền riêng tư của họ (điều này còn tệ hơn việc trả một khoản phí nhỏ hàng tháng).

Các ứng dụng email truyền thống sẽ quét email của bạn và sử dụng công cụ tìm kiếm các truy vấn, và tạo quảng cáo dựa trên những gì họ tìm thấy. Các lựa chọn thay thế email như phần mềm bàn trợ giúp và phần mềm quản lý phiếu sẽ không xảy ra những trường hợp này.

Mã hóa & Bảo mật

Gmail, AOL, Yahoo! Mail chính là những ứng dụng email an toàn nhất hiện nay? Bạn sẽ nghĩ như vậy, vì chúng là sản phẩm của những gã khổng lồ công nghệ với những đánh giá hàng tỷ đô la. Tuy nhiên, chưa chắc đã là như vậy. Mặc dù họ có một số tính năng bảo mật, chẳng hạn như xác thực 2 lớp và giao thức bảo mật TLS, nhưng họ không cung cấp mã hóa email đầu cuối.

Mã hóa email đầu cuối sẽ đảm bảo rằng các email bạn gửi sẽ được mã hóa và không thể đọc được (đã mã hóa) khi chúng đang được chuyển đến người nhận thư của bạn, đảm bảo rằng chúng được an toàn trước con mắt tò mò của tin tặc.

Vì các ứng dụng email này không cung cấp mã hóa đầu cuối, nên đã có một số vụ rò rỉ dữ liệu quan trọng dẫn đến thiệt hại hàng triệu đô la.

Do đó, đầu tư vào các ứng dụng email thay thế hoặc các lựa chọn email thay thế là lựa chọn tốt nhất về mặt bảo mật. Cả phần mềm quản lý phiếu và phần mềm bàn trợ giúp đều tự hào với tính năng cung cấp mã hóa email hiện đại thông qua HTTPS.

Phần mềm quản lý phiếu và phần mềm bàn trợ giúp đều được xây dựng đặc biệt cho các thị trường B2B. Những người sáng tạo của họ biết rằng để thành công, họ cần tạo ra các hệ thống an toàn để bảo vệ danh tính cho khách hàng của khách hàng của họ.

Trình tạo mẫu email đã được tích hợp sẵn

Gửi bản tin qua email là việc mà tất cả các doanh nghiệp đều làm thường xuyên – có thể là hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Tuy nhiên, các ứng dụng email truyền thống như Yahoo, Outlook, Gmail và thậm chí cả iCloud đã bỏ qua tính năng này.

Không có mẫu email để doanh nghiệp có thể sử dụng để tạo các chiến dịch bản tin email, do đó, tất cả các chủ sở hữu doanh nghiệp buộc phải đăng ký các nền tảng email tự động hóa marketing như Mailchimp hoặc Mailerlite.

Mặc dù đây không phải là vấn đề lớn như các vấn đề đã đề cập ở trên, nhưng nó vẫn không hiệu quả. Tại sao phải đăng ký dịch vụ marketing qua email của bên thứ ba, trả tiền cho các tính năng cao cấp, và phải sử dụng nhiều thông tin đăng nhập?

Các lựa chọn thay thế email như phần mềm bàn trợ giúp và phần mềm quản lý phiếu sẽ cung cấp các mẫu email tùy chỉnh được tích hợp sẵn có thể được lên lịch để triển khai tự động (giống như bạn làm trong Mailchimp hoặc các nền tảng tự động hóa marketing qua email khác).

Bộ nhớ/lịch sử không giới hạn

Các lựa chọn thay thế email như LiveAgent cung cấp bộ nhớ email không giới hạn. Tuy nhiên, Gmail, Yahoo! Mail, Thunderbird, Zoho Mail, Outlook và thậm chí những ứng dụng email tốt hơn, ít được biết đến hơn như Tutanota và Protonmail, đều có bộ nhớ bị giới hạn.

Bộ nhớ bị giới hạn có thể dẫn đến việc bạn sẽ bị mất các email đến và quy trình làm việc của bạn sẽ khó khăn hơn. Gmail, Outlook, Zoho Mail và thậm chí cả các ứng dụng email không chính thống có cung cấp thêm dung lượng lưu trữ email mà bạn có thể trả phí để mua hàng tháng, nhưng tại sao bạn lại phải trả những phí đó thay vì sử dụng bộ nhớ không giới hạn và miễn phí bằng cách chuyển sang một giải pháp thay thế email như phần mềm bàn trợ giúp hoặc phần mềm quản lý phiếu?

Tất nhiên, bạn có thể xóa các email trước đây để giải phóng một số dung lượng lưu trữ (đây là một việc mệt mỏi và đòi hỏi tư duy chiến lược và phân tích), nhưng với tư cách là chủ doanh nghiệp, đây không phải là một phương pháp được khuyến nghị vì bạn nên giữ tất cả các liên lạc của khách hàng cho các mục đích pháp lý và đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Bạn nên dùng thử phần mềm thay thế email nào?

LiveAgent là một giải pháp thay thế email tuyệt vời cung cấp cả phần mềm bàn trợ giúp và phần mềm quản lý phiếu (miễn phí và trả phí). Chúng tôi đề xuất bạn nên thử kiểm tra tất cả những tính năng mà LiveAgent cung cấp với bản dùng thử 30 ngày miễn phí, trọn gói (không cần thẻ tín dụng).

Với bản dùng thử trọn gói, bạn sẽ có hơn 180 tính năng của phần mềm bàn trợ giúp, bao gồm các mẫu email có thể tùy chỉnh, phát hiện va chạm phiếu giữa các nhân viên, phân trách nhiệm đối với phiếu, phân phối phiếu cho nhân viên, các quy tắc tự động hóa tiên tiến (cả dựa trên thời gian và dựa trên hành động).

Hãy tạo các phòng ban, mời các nhân viên vào tài khoản của bạn và xem cách hệ thống của chúng tôi tự động phân phối từng email đến vào đúng phòng ban và đến đúng nhân viên của bạn dựa trên các quy tắc đã được thiết lập sẵn. Việc phối hợp nội bộ từ một hộp thư đến chung chưa bao giờ dễ dàng hơn thế. Bạn cũng có thể thêm tag, lọc email, hoặc sử dụng hơn 50 tích hợp của bên thứ ba.

Sau khi 30 ngày dùng thử miễn phí hết hạn, tài khoản của bạn sẽ tự động bị hạ cấp xuống phiên bản LiveAgent miễn phí, khi đó, bạn vẫn có thể sắp xếp các phiếu theo mức độ ưu tiên và sử dụng tính năng phối hợp nội bộ trong tài khoản của bạnvới số lượng nhân viên không giới hạn.

Tuy nhiên, nếu bạn không cần tất cả các tính năng đặc biệt mà gói trả phí phải cung cấp, ngay từ đầu, bạn có thể tạo một tài khoản miễn phí.

Xem thêm thông tin về tài khoản LiveAgent miễn phí.

Kết luận

Việc sử dụng các ứng dụng như Yahoo, Gmail, Outlook hoặc iCloud để gửi email công việc có vẻ như đã lỗi thời. Đã đến lúc cải thiện hiệu quả quy trình làm việc của bạn và tận hưởng bộ nhớ miễn phí không giới hạn cùng với các tính năng bảo mật hiện đại.

Hãy tiết kiệm thời gian và công sức cho bạn và nhân viên của bạn, đồng thời bắt đầu tập trung vào những gì quan trọng với các lựa chọn thay thế email như LiveAgent.

Dùng thử LiveAgent miễn phí ngay hôm nay.